Die zweite Filiale verdoppelt nicht die Arbeit an der Kasse, sie verändert sie. Der einzelne Verkauf bleibt derselbe, aber die Frage, welcher Umsatz zu welchem Tresen gehört und wer dort an diesem Morgen stand, wird zur täglichen Aufgabe.
Kartenzahlung verschärft das, weil das Geld nicht mehr in einer Schublade liegt, die abends jemand zählt. Es kommt gebündelt auf dem Konto an. Wer die Zuordnung nicht von Anfang an festlegt, sucht sie später aus Belegen zusammen.
Jede Filiale braucht ihre eigene Kennung
Jedes Terminal trägt eine eigene Kennung, üblicherweise Terminal-ID genannt, und hängt an einer Vertragsnummer für die Akzeptanzstelle. Solange jeder Standort seine eigene Kennung hat, lässt sich jeder Kartenumsatz einer Filiale zuordnen, ohne dass jemand rechnen muss.
Die Stolperstelle kommt beim Wachsen. Ein Reservegerät, das zwischen den Filialen wandert, bucht seinen Umsatz weiter auf den Standort, an dem es angemeldet wurde. Wandergeräte gehören deshalb eindeutig beschriftet, oder sie gehören nicht ins Konzept.
Sammelbuchung oder Einzelbuchung
Kartenumsätze können als einzelne Gutschrift je Zahlung oder gebündelt je Tag und Standort auf dem Konto ankommen. Beides hat seine Berechtigung. Einzelbuchungen erleichtern das Nachvollziehen eines konkreten Vorgangs, Sammelbuchungen halten den Kontoauszug lesbar.
Bei mehreren Filialen ist die Sammelbuchung je Standort meist der bessere Weg, aber nur, wenn die Abrechnung die enthaltenen Einzelzahlungen ausweist. Ohne diesen Nachweis fehlt der Buchhaltung das Bindeglied zwischen Kassenbericht und Bankeingang.
Die Spitze am Morgen entscheidet über die Technik
In der Bäckerei fällt der Umsatz in wenigen Stunden an. Was in dieser Zeit Sekunden kostet, kostet über den Monat gerechnet Personal und Nerven. An der Theke zählt deshalb nicht der Funktionsumfang eines Terminals, sondern wie schnell der Betrag ankommt und wie schnell die Zahlung bestätigt ist.
Der Betrag sollte immer von der Kasse an das Terminal übergeben werden, nie von Hand eingetippt. Jede zweite Eingabe ist eine mögliche Verwechslung. Unterhalb der Grenze, ab der die Karte eine PIN verlangt, ist kontaktlos ohnehin der schnellste Weg. Wo diese Grenze liegt, entscheidet im Rahmen der Vorgaben zur starken Kundenauthentifizierung die kartenausgebende Bank, nicht dein Gerät.
Die Kasse muss wissen, wer kassiert
In Filialen wechselt die Besetzung häufiger als im Stammhaus, oft mit Aushilfen und geteilten Schichten. Eine Bedienerverwaltung, in der sich jede Person mit eigenem Zugang anmeldet, ist kein Kontrollinstrument gegen Mitarbeitende. Sie ist die einzige Möglichkeit, eine Differenz später einem Zeitraum zuzuordnen.
Die Stolperstelle ist der geteilte Zugang, den alle benutzen, weil er schneller geht. Er macht jede Klärung unmöglich und stellt am Ende genau die Leute unter Verdacht, die man schützen wollte.
Zwei Steuersätze an einem Tresen
Das Brot zum Mitnehmen und der Kaffee, den jemand im Stehen trinkt, können unterschiedlich zu behandeln sein. Für Lebensmittel gilt in der Regel der ermäßigte Satz von 7 Prozent, für Getränke der Regelsatz von 19 Prozent. Diese Trennung gehört in den Artikelstamm der Kasse, nicht in den Kopf der Verkäuferin.
Wie Speisen zum Verzehr vor Ort einzuordnen sind, hat der Gesetzgeber zuletzt geändert. Welcher Satz dafür aktuell gilt, ist eine steuerliche Frage und gehört mit deiner Steuerberatung geklärt. Danach wird die Einordnung einmal in die Warengruppen eingebaut, damit an der Kasse niemand entscheiden muss.
Wenn an einem Standort die Verbindung ausfällt
Netzstörungen treffen selten alle Filialen gleichzeitig. Deshalb wirkt der Ausfall vor Ort wie ein Einzelfall und wird selten vorbereitet. Ein zweiter Übertragungsweg, etwa Mobilfunk als Rückfallebene neben dem festen Anschluss, kostet wenig Aufmerksamkeit und rettet den Morgen.
Dazu gehört eine Regel, die jede Aushilfe kennt: was passiert, wenn keine Karte durchgeht. Wer das erst im Moment des Ausfalls entscheidet, entscheidet vor einer Schlange.
Wo wir aufhören
Wie du deine Umsätze steuerlich einordnest, welche Aufzeichnungspflichten für deine Kassen gelten und wie ein Filialbetrieb buchhalterisch abgebildet wird, gehört zu deiner Steuerberatung. Wir können sagen, wie die Zahlung technisch läuft und was eine Abrechnung zeigen muss, damit deine Buchhaltung damit arbeiten kann.
