Die Inventur ist die körperliche Bestandsaufnahme deines Vermögens zu einem festgelegten Zeitpunkt und die Grundlage des Jahresabschlusses. Wer nur zählt, hat die Hälfte der Arbeit gemacht: Erst Bewertung und die Klärung der Differenzen machen daraus eine belastbare Zahl.

Der Aufwand entscheidet sich nicht am Zähltag, sondern in den Wochen davor. Ein gut vorbereitetes Lager wird in einem Bruchteil der Zeit gezählt und liefert Zahlen, die niemand nachträglich glattziehen muss.

Welche Verfahren es gibt

Der Regelfall ist die Stichtagsinventur: gezählt wird zeitnah zum Abschlussstichtag. Daneben gibt es die verlegte Inventur, bei der die Aufnahme innerhalb eines gesetzlich festgelegten Zeitfensters vor oder nach dem Stichtag stattfindet und der Bestand rechnerisch fortgeschrieben oder zurückgerechnet wird. Bei permanenter Inventur wird über das Jahr verteilt gezählt, was eine ordnungsgemäße Lagerbuchführung voraussetzt. Die Stichprobeninventur arbeitet mit mathematisch abgesicherten Verfahren und lohnt sich erst bei größeren Beständen.

Welche Fristen für das verlegte Verfahren gelten und ob dein Betrieb die Voraussetzungen für die permanente Inventur erfüllt, bestätigt dir deine Steuerberatung. Das ist die Entscheidung, die man einmal trifft und dann jahrelang behält.

Vorbereitung entscheidet über die Dauer

Räume vorher auf: Gleiche Artikel an einen Ort, angebrochene Gebinde zusammenführen, Leergut und Verpackungsmaterial trennen, offensichtlich unverkäufliche Ware aussortieren und gesondert stellen.

Teile den Betrieb danach in Zählabschnitte und kennzeichne sie sichtbar. Jeder Abschnitt bekommt eine verantwortliche Person. Kläre vorab, was mit Warenannahme und Verkauf am Zähltag passiert: Anlieferungen werden entweder gestoppt oder in einem gesperrten Bereich gelagert und ausdrücklich nicht mitgezählt. Ware, die dir gehört, aber woanders liegt, und fremde Ware in deinem Lager brauchen jeweils eine eigene Aufstellung.

Zählteams und Aufnahmebögen

Zähle immer zu zweit: Eine Person zählt, die andere schreibt. Wer für einen Bereich verantwortlich ist, sollte ihn nicht allein aufnehmen. Das ist kein Misstrauen, sondern der gleiche Gedanke wie beim Vier-Augen-Prinzip an der Kasse.

Die Aufnahmebögen werden fortlaufend nummeriert, auch die leeren, und alle kommen am Ende zurück. Jeder Bogen trägt Bereich, Datum, Namen und Unterschrift der zählenden Personen. Geschrieben wird mit Kugelschreiber, Korrekturen werden durchgestrichen und abgezeichnet, nicht überschrieben.

Die Stolperstelle, die man erst nach der dritten Inventur kennt: Drucke keine Sollmengen auf die Bögen. Sobald die erwartete Menge dasteht, wird abgehakt statt gezählt, und die Inventur bestätigt genau den Fehler, den sie finden sollte.

Bewertung: Menge mal Wert, aber welcher Wert

Gezählte Mengen werden mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten bewertet, nicht mit dem Verkaufspreis. Liegt der aktuelle Marktwert darunter, ist der niedrigere Wert anzusetzen. Beschädigte, überlagerte oder unverkäufliche Ware wird abgewertet, und zwar nachvollziehbar: Artikel, Menge, Grund, wer es festgestellt hat.

Welche Verbrauchsfolge du ansetzen darfst und wie einzelne Warengruppen zu bewerten sind, hängt von deiner Rechtsform und deiner Buchführung ab. Das ist der Punkt, an dem die Steuerberatung mitreden muss, bevor gerechnet wird.

Differenzen: erst nachzählen, dann erklären

Eine Abweichung zwischen Soll und Ist ist zunächst nur ein Hinweis. Lass auffällige Positionen von einem anderen Team nachzählen, bevor du nach Ursachen suchst. Danach gilt es zu trennen, denn die typischen Ursachen verlangen völlig verschiedene Antworten:

Wareneingänge falsch oder gar nicht erfasst
an der Kasse auf den falschen Artikel oder die falsche Warengruppe gebucht
Bruch, Verderb und Retouren ohne Beleg entsorgt
Eigenverbrauch und Personalverpflegung nicht aufgezeichnet
Diebstahl durch Kundschaft oder aus dem eigenen Haus

Erfassungsfehler behebst du mit besseren Abläufen, Schwund mit organisatorischen Maßnahmen. Wer die Differenz nur als eine Zahl abschreibt, wiederholt sie im nächsten Jahr.

Wo die Steuerberatung anfängt

Inventurunterlagen sind Teil deiner Buchführung und müssen aufbewahrt werden. Welche Aufbewahrungsfrist gilt, welches Inventurverfahren dein Betrieb nutzen darf und wie Abwertungen im Abschluss zu behandeln sind, klärst du mit deiner Steuerberatung. Dieser Text ordnet das Vorgehen ein, er ersetzt die Abstimmung nicht.