Software wird heute selten gekauft, sondern gemietet. Das ist bequem und schwer zu überblicken, weil jeder einzelne Betrag klein wirkt und die Summe nie irgendwo steht. In vielen Betrieben summieren sich die laufenden Abos zu einem Posten, den niemand aus dem Kopf beziffern kann.
Das Problem ist nicht der Preis. Das Problem ist, dass niemand die Frage beantworten kann, was gerade läuft, wer es nutzt und wann es sich verlängert.
Wie die Kosten unbemerkt wachsen
Abos wachsen in drei Richtungen. Erstens nach Arbeitsplätzen: Jede neue Person kostet einen weiteren Zugang, und ausgeschiedene Personen werden selten wieder abgemeldet. Zweitens nach Funktionsstufen: Eine benötigte Funktion liegt im nächsthöheren Paket, das dann alle Zugänge betrifft. Drittens durch Dienste, die einzelne Personen selbst abschließen, weil sie sie gerade brauchen.
Die dritte Richtung ist die unangenehmste, weil solche Abos oft auf privaten Konten liegen. Beim Ausscheiden dieser Person verlierst du den Zugang zu Daten, für die du bezahlst.
Die Liste, die alles trägt
Eine Tabelle reicht. Sie braucht für jeden Dienst: Anbieter, wofür er gebraucht wird, unter welcher E-Mail-Adresse das Konto läuft, wer im Betrieb zuständig ist, wie bezahlt wird, wie viele Zugänge aktiv sind, wann sich der Vertrag verlängert und mit welcher Frist er endet.
Ergänze zwei Spalten, die selten jemand führt und die den Unterschied machen: Welche Daten liegen in diesem Dienst, und wie bekommst du sie heraus. Diese Angaben brauchst du in dem Moment, in dem du kündigen willst, und dann ist es meist zu spät, sie zu recherchieren.
Der Zahlweg verrät die Wahrheit
Verlass dich beim Aufbau der Liste nicht auf dein Gedächtnis, sondern geh die Zahlungen so weit zurück durch, dass auch jährlich abgerechnete Verträge darin auftauchen: Kontoauszüge, Kreditkartenabrechnungen, das Bezahlkonto beim Zahlungsdienst. Jede wiederkehrende Abbuchung, die du nicht sofort zuordnen kannst, ist ein Eintrag für die Liste.
So weit zurück deshalb, weil viele Abos nur jährlich abgerechnet werden und in einem einzelnen Monatsauszug schlicht nicht auftauchen. Halte danach fest, dass neue Abos nur über einen betrieblichen Zahlweg abgeschlossen werden. Dann bleibt die Liste von selbst vollständig.
Automatische Verlängerung und Kündigungsfristen
Verträge über Software verlängern sich in aller Regel automatisch. Die Fristen stehen in den Vertragsbedingungen des Anbieters und unterscheiden sich deutlich, auch zwischen Monats- und Jahreszahlung desselben Dienstes.
Trag deshalb nicht das Verlängerungsdatum in den Kalender, sondern den letzten Tag, an dem eine Kündigung noch rechtzeitig ist, mit Vorlauf. Für Verträge, die online abgeschlossen wurden, verlangt das Gesetz bei Verbraucherverträgen eine leicht auffindbare Kündigungsmöglichkeit auf der Website. Für Verträge zwischen Unternehmen gilt das nicht zwingend, deshalb prüf lieber vorher, auf welchem Weg der Anbieter eine Kündigung annimmt.
Verwaiste Zugänge kosten doppelt
Ein Zugang, den niemand mehr nutzt, kostet Geld und ist zugleich ein offenes Tor. Verbinde die Abo-Liste deshalb mit dem Ablauf beim Ausscheiden von Personal: Jeder Dienst in der Liste bekommt einen Haken, wenn der Zugang entfernt wurde.
Sinnvoll ist ein fester Termin im Jahr, an dem du je Dienst zwei Fragen stellst: Nutzt das noch jemand, und braucht es wirklich so viele Zugänge. Wer diesen Termin einmal ernsthaft durchgeht, findet fast immer etwas.
Vor der Kündigung: Daten holen
Exportiere deine Daten, bevor du kündigst, nicht danach. Nach dem Vertragsende ist der Zugriff oft sofort gesperrt, und die Aufbewahrungspflicht bleibt trotzdem bei dir. Prüf zusätzlich, ob der Export lesbar ist und nicht nur in einem Format vorliegt, das ausschließlich die Software des Anbieters öffnet.
Wo wir aufhören
Ob eine Kündigung in deinem Fall rechtzeitig war, welche Frist gilt und welche Aufbewahrungspflichten für die Daten in einem gekündigten Dienst bestehen, sind Rechts- und Steuerfragen. Die Fristen stehen in deinem Vertrag, die Bewertung gehört zu deiner Rechtsberatung, die steuerliche Seite zu deiner Steuerberatung.
