Es passiert in vielen Betrieben täglich: Jemand bestellt telefonisch und diktiert die Kartennummer. Das ist praktisch und aus mehreren Gründen keine gute Idee.

Warum es problematisch ist

Sobald eine vollständige Kartennummer und womöglich die Prüfziffer im Betrieb landen, entsteht ein Datenbestand, der besonders geschützt werden müsste. Die Prüfziffer darf nach der Autorisierung ohnehin nicht gespeichert werden.

In der Praxis landen diese Daten auf einem Notizzettel, in einer Mail oder in einem Bestellformular. Damit sind sie im Betrieb, im Backup und im Papierkorb.

Dazu kommt: Eine Zahlung ohne Anwesenheit der Karte ist schwächer abgesichert. Bei einem Widerspruch ist die Beweislage unbequem.

Der bessere Weg

Zahlungslink. Du nimmst die Bestellung auf, erzeugst einen Link über den Betrag und schickst ihn per E-Mail oder Nachricht. Der Kunde bezahlt selbst, mit starker Authentifizierung seiner Bank.

Das dauert eine halbe Minute länger als das Diktieren und löst alle drei Probleme auf einmal: keine Kartendaten im Betrieb, bessere Absicherung, saubere Dokumentation.

Was du am Telefon sagst

Eine einfache Formulierung, die in der Praxis funktioniert: „Ich schicke Ihnen gleich einen Zahlungslink per Mail, dann geben Sie Ihre Daten direkt bei Ihrer Bank ein und nicht bei mir. Das ist für Sie sicherer.“

Die meisten Kunden finden das nachvollziehbar. Wer darauf besteht, die Nummer zu diktieren, bekommt eine freundliche Erklärung, warum das nicht geht.

Für das Team

Dieser Punkt gehört in die Einweisung, in einem Satz: Kartennummern werden bei uns nicht notiert, wir schicken einen Link. Ohne diese klare Ansage entscheidet jede Person anders, meistens für die schnellere Variante.

Wenn doch Daten hereinkommen

Kommt eine Mail mit Kartendaten herein, wird sie nicht abgelegt und nicht weitergeleitet. Der Kunde bekommt den Zahlungslink, die Mail wird gelöscht. Ein Zettel mit Kartendaten wird vernichtet, nicht abgeheftet.