Auf einem Kartenbeleg stehen mehrere Nummern untereinander, und im Störungsfall fragt dich jemand am Telefon nach genau einer davon. Wer weiß, welche Nummer welchen Teil des Aufbaus benennt, spart sich das Suchen im Ordner.

Grob gilt: eine Nummer meint das Gerät, eine meint deinen Vertrag, und je nach Kartensystem kommt noch eine dritte dazu.

Die Terminal-ID meint das einzelne Gerät

Die Terminal-ID, meist als TID abgekürzt, ist die Kennung eines konkreten Kartenlesers. Sie wird vergeben, wenn das Gerät eingerichtet wird, und sie bleibt an diesem Gerät, solange es bei dir steht. Stehen zwei Terminals im Laden, gibt es zwei Terminal-IDs, auch wenn beide auf denselben Vertrag einzahlen.

Das ist die Nummer, die der technische Support hören will. Über sie lässt sich nachvollziehen, welche Softwareversion das Gerät fährt, wann es zuletzt Kontakt zum Netz hatte und von welchem Gerät ein bestimmter Kassenschnitt stammt.

Die Händlernummer meint den Vertrag

Daneben steht eine Nummer, die nicht das Gerät bezeichnet, sondern dich als Vertragspartner: je nach Umfeld Händlernummer, Merchant-ID oder Vertragsunternehmensnummer, kurz VU-Nummer. Sie hängt an der Akzeptanzvereinbarung und damit an der Betriebsstätte, für die abgerechnet wird.

An dieser Nummer hängt das Geld. Die Gutschrift auf deinem Konto, die Abrechnung mit den Entgelten und jede Rückbelastung werden ihr zugeordnet, nicht dem einzelnen Gerät.

Warum auf manchen Belegen zwei Nummernkreise stehen

Das deutsche Debitverfahren und die internationalen Kartensysteme haben getrennt gewachsene Nummernsysteme. Deshalb kann auf einem Beleg eine Vertragsnummer für girocard stehen und daneben eine weitere für Kreditkarten. Das ist kein Fehler und keine Doppelanmeldung, sondern es sind zwei Akzeptanzverhältnisse an einem Gerät.

Wenn du zwei Abrechnungen bekommst, die unterschiedlich aufgebaut sind, liegt das meist hieran und nicht daran, dass irgendwo etwas doppelt läuft.

Wo du die Nummern findest

in der Fußzeile jedes Zahlungsbelegs
im Terminalmenü unter Systeminformation oder Diagnose
auf dem Tagesabschluss, den das Gerät druckt
in den Vertragsunterlagen und auf jeder Abrechnung

Es lohnt sich, beide Nummern einmal abzuschreiben und dort zu hinterlegen, wo im Zweifel jemand anders nachsieht: an der Innenseite der Kassenschublade, nicht nur im Ordner im Büro. Wer anruft, während vor ihm eine Schlange steht, hat keine Zeit zu blättern.

Wofür du sie im Alltag brauchst

Bei einer technischen Störung, bei der Reklamation einer einzelnen Zahlung, beim Zuordnen einer Gutschrift auf dem Kontoauszug und bei jedem Standortwechsel. Auch wenn eine Kundin behauptet, ein Betrag sei doppelt abgebucht worden, führt der Weg über die Vertragsnummer plus Datum plus Betrag. Mit der Terminal-ID allein kann die Buchhaltungsseite wenig anfangen, mit der Vertragsnummer allein die Technik.

Zwei Stolperstellen bei mehreren Geräten

Erstens: Laufen mehrere Terminals auf einer Vertragsnummer, kommt das Geld gesammelt an. Für die Buchhaltung ist das bequem, für die Frage, wie viel eine Filiale oder ein Marktstand umgesetzt hat, unbrauchbar. Wer das trennen will, braucht getrennte Vertragsnummern und nicht nur getrennte Geräte. Das lässt sich vorher einrichten und im Nachhinein nur mit Aufwand reparieren.

Zweitens: Beim Gerätetausch ändert sich die Terminal-ID. Belege aus der Zeit davor tragen eine Kennung, die es im Bestand nicht mehr gibt. Das fällt oft erst viel später auf, wenn jemand einen alten Beleg zuordnen soll. Notiere das Tauschdatum zusammen mit alter und neuer Kennung.

Was du dir merken solltest

Gerätenummer für Technik, Vertragsnummer für Geld. Mit diesen beiden Sätzen kommst du in fast jedem Telefonat weiter. Als Netzbetreiber richten wir die Geräte ein und vergeben ihre Kennungen; die Vertragsnummern stammen aus dem Akzeptanzverhältnis. Wer im Einzelfall zuständig ist, erkennst du daran, welche der beiden Nummern in der Frage steckt.