Die billigste Forderung ist die, die nie ausfällt. Eine Bonitätsprüfung ist deshalb kein Misstrauen gegenüber dem Kunden, sondern eine Entscheidung darüber, wie viel Vorleistung du einem einzelnen Auftrag zutraust. Sie fängt nicht bei der Auskunftei an, sondern beim Namen auf dem Auftrag.
Zuerst: Wer ist der Vertragspartner überhaupt
Notiere die vollständige Firmierung samt Rechtsformzusatz, die Registernummer und die Anschrift, so wie sie im Handelsregister steht. Der häufigste Fehler passiert genau hier: Der Auftrag kommt von einer GmbH, die Rechnung geht an eine Person, oder umgekehrt. Wer den falschen Schuldner adressiert, merkt es erst im Mahnverfahren, und bis dahin ist Zeit verloren.
Das Handelsregister ist online einsehbar. Du siehst dort, wer vertretungsberechtigt ist, ob es Änderungen gab und ob die Gesellschaft überhaupt noch existiert. Der Blick dauert Minuten und ersetzt jede Vermutung darüber, mit wem du es zu tun hast.
Was ein Jahresabschluss verrät
Offenlegungspflichtige Gesellschaften veröffentlichen ihre Abschlüsse. Kleine Gesellschaften zeigen darin wenig, aber das Wenige ist aussagekräftig: ein negatives Eigenkapital, ein Abschluss, der seit Jahren nicht offengelegt wurde, ein Sitzwechsel kurz nach einem Wechsel in der Geschäftsführung.
Keines dieser Signale beweist etwas. Zusammen ändern sie aber die Antwort auf die einzige Frage, die dich interessiert: Wie viel lieferst du ohne Sicherheit?
Auskunfteien und was ein Score aussagt
Wirtschaftsauskunfteien liefern einen Score und, je nach Anbieter, Zahlungserfahrungen anderer Lieferanten. Ein Score ist eine statistische Aussage über eine Gruppe ähnlicher Unternehmen, keine Aussage über deinen Kunden. Nutze ihn als Schwelle für Zahlungsbedingungen, nicht als Urteil über eine Person.
Sinnvoll ist eine feste Regel im Betrieb: bis zu einem selbst gesetzten Auftragswert ohne Prüfung, darüber mit Auskunft, ab einer weiteren Schwelle grundsätzlich nur mit Anzahlung oder Sicherheit. Die Schwellen setzt du selbst. Wichtig ist, dass du sie vorher setzt und nicht im Einzelfall unter Zeitdruck.
Datenschutz: die Grenze verläuft an der Rechtsform
Auskünfte über eine juristische Person sind keine personenbezogenen Daten. Bei Einzelunternehmen, bei einer GbR und bei Personen, die persönlich haften, sieht es anders aus. Dort ist die Abfrage eine Verarbeitung personenbezogener Daten und braucht eine Rechtsgrundlage, in aller Regel dein berechtigtes Interesse an der Absicherung eines Geschäfts.
Zwei Pflichten geraten dabei regelmäßig aus dem Blick. Deine Datenschutzinformation muss nennen, dass du Auskünfte einholst und bei wem. Und die Rückmeldung eigener Zahlungserfahrungen an eine Auskunftei ist nur unter engen Voraussetzungen zulässig. Sie stehen im Bundesdatenschutzgesetz und sind vor der ersten Meldung zu prüfen, nicht danach.
Die aussagekräftigsten Daten hast du selbst
Kein externer Score schlägt die eigene Zahlungshistorie. Halte je Kunde fest, wie lange er im Schnitt bis zur Zahlung braucht, wie oft gemahnt werden musste und wie hoch der höchste offene Saldo war. Daraus ergibt sich ein internes Limit, das du im Kassen- oder Warenwirtschaftssystem hinterlegen kannst.
Dazu gehört eine Regel, die selbstverständlich klingt und trotzdem ständig gebrochen wird: Wer schon einmal ausgefallen ist, bekommt keine neue Lieferung auf Rechnung, solange die alte offen ist. Sie wird gebrochen, weil der Kunde sympathisch ist und der Auftrag gerade gut passt.
Prüfen oder absichern
Bei kleinen Beträgen ist die Prüfung teurer als das Risiko. Dann sicherst du ab, statt zu prüfen: Vorkasse, Anzahlung oder Zahlung bei Übergabe. Bei Kartenzahlung ist der Betrag in den garantierten Verfahren mit der Autorisierung zugesagt, eine Rückbelastung bleibt nur in eng umgrenzten Ausnahmefällen möglich. Eine SEPA-Lastschrift ist dagegen kein Zahlungsversprechen, sie kann zurückgegeben werden.
Für den laufenden Betrieb heißt das: Je öfter sofort kassiert wird, desto seltener stellt sich die Bonitätsfrage überhaupt. Sie bleibt für die Aufträge, bei denen du in Vorleistung gehst, und dort lohnt sich die Prüfung auch.
Wo wir aufhören
Ob deine Rechtsgrundlage für eine Auskunft trägt, wie deine Datenschutzinformation zu formulieren ist und unter welchen Voraussetzungen du Zahlungserfahrungen melden darfst, sind Rechtsfragen. Sie gehören zu deiner Rechts- oder Datenschutzberatung. Dieser Beitrag beschreibt den Ablauf, er prüft deinen Einzelfall nicht.
