Wenn eine Rechnung endgültig ausfällt, verlierst du zweimal: den Umsatz und die Umsatzsteuer, die du längst ans Finanzamt abgeführt hast. Das Zweite kannst du dir zurückholen. Wie das Erste zu behandeln ist, hängt davon ab, ob du bilanzierst oder eine Einnahmenüberschussrechnung machst.
Wen der Ausfall buchhalterisch überhaupt trifft
Wer den Gewinn mit einer Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, hat nichts auszubuchen. Erfasst wird, was zufließt, und eine unbezahlte Rechnung war nie eine Einnahme. Der Ausfall wirkt sich von allein aus, weil der Gewinn entsprechend niedriger ausfällt. Eine zusätzliche Betriebsausgabe gibt es dafür nicht. Wer sie trotzdem bucht, zieht denselben Betrag zweimal ab.
Wer bilanziert, hat die Forderung dagegen bereits mit der Rechnungsstellung als Ertrag erfasst. Hier ist der Ausfall ein eigener Vorgang, und er läuft in Stufen ab.
Zweifelhaft ist noch nicht uneinbringlich
Die Bilanz unterscheidet einwandfreie, zweifelhafte und uneinbringliche Forderungen. Zweifelhaft wird eine Forderung, wenn konkrete Anzeichen dagegen sprechen, dass noch gezahlt wird: Mahnungen ohne jede Reaktion, eine Bitte um Ratenzahlung, zurückkommende Post, ein Insolvenzantrag beim Kunden.
Solche Forderungen werden umgegliedert und mit dem Betrag bewertet, mit dem realistisch noch zu rechnen ist. Diese Einzelwertberichtigung erfolgt auf den Nettobetrag. Die Umsatzsteuer wird nicht wertberichtigt, sondern berichtigt, und zwar erst dann, wenn der Ausfall feststeht.
Wann eine Forderung wirklich uneinbringlich ist
Nicht, wenn du nicht mehr daran glaubst, sondern wenn du es belegen kannst. Belastbare Anlässe sind eine fruchtlose Zwangsvollstreckung, eine abgegebene Vermögensauskunft, die Eröffnung des Insolvenzverfahrens oder deren Abweisung mangels Masse, ein unbekannt verzogener Schuldner oder eine eingetretene Verjährung.
Entscheidend ist die Dokumentation. Eine Betriebsprüfung akzeptiert die Ausbuchung, wenn im Ordner nachvollziehbar steht, was du unternommen hast und woran es gescheitert ist. Bei sehr kleinen Beträgen wird in der Praxis anerkannt, dass sich die Beitreibung nicht lohnt. Ab welchem Betrag deine Steuerberatung das mitträgt, besprichst du besser vorher als im Prüfungsgespräch.
Die Umsatzsteuer zurückholen
Bei der Sollversteuerung entsteht die Umsatzsteuer mit der Leistung, nicht mit der Zahlung. Du hast sie also abgeführt, ohne Geld gesehen zu haben. Steht die Uneinbringlichkeit fest, ist die Steuer zu berichtigen, und zwar in dem Voranmeldungszeitraum, in dem das der Fall ist. Rückwirkend im Ursprungsmonat wird nichts korrigiert.
Zwei Punkte werden dabei regelmäßig übersehen. Erstens muss auch dein Kunde seinen Vorsteuerabzug berichtigen. Das ist seine Sache, erklärt aber, warum die Finanzverwaltung beide Seiten im Blick hat. Zweitens lebt die Steuer wieder auf, wenn später doch noch etwas eingeht, etwa aus einer Insolvenzquote. Dann ist erneut zu berichtigen, und wer den ersten Vorgang nicht sauber dokumentiert hat, findet den zweiten nicht mehr.
Bei der Istversteuerung stellt sich die Frage so nicht. Dort entsteht die Steuer erst mit der Vereinnahmung. Was nie eingegangen ist, wurde auch nie versteuert.
Teilzahlungen und Vergleiche
Zahlt ein Kunde nur einen Teil, ist der Eingang immer ein Bruttobetrag. Er teilt sich anteilig in Entgelt und Steuer auf. Die verbreitete Vorstellung, die erste Teilzahlung decke zuerst das Nettoentgelt und der Rest sei Steuer, führt zu einer falschen Berichtigung.
Dasselbe gilt für einen Vergleich: Der Verzicht auf einen Teil der Forderung ist umsatzsteuerlich eine Minderung des Entgelts, kein Geschenk und keine Betriebsausgabe.
Was ein Ausfall tatsächlich kostet
Der Rechnungsbetrag ist nur die halbe Rechnung. Verloren sind der Wareneinsatz oder die Arbeitszeit, die bereits darin steckt, dazu der Rohertrag, den du eingeplant hattest. Um einen Ausfall auszugleichen, brauchst du ein Vielfaches seines Betrags an zusätzlichem Umsatz. Wie groß dieses Vielfache ist, hängt allein an deiner Spanne.
Genau deshalb ist die günstigste Maßnahme gegen Forderungsausfälle immer die, die vor der Lieferung stattfindet, und nicht die beste Buchung danach.
Wo die Beratung anfängt
Welche Konten dein Kontenrahmen vorsieht, wann eine Wertberichtigung anzusetzen ist, wie hoch sie ausfällt und in welchem Zeitraum die Umsatzsteuer zu berichtigen ist, entscheidet deine Steuerberatung. Ob sich die weitere Verfolgung einer Forderung lohnt, ist eine rechtliche und wirtschaftliche Frage. Dieser Beitrag ordnet die Begriffe, er ersetzt keine Beratung.
