Die meisten Betriebe haben eine Datensicherung. Deutlich weniger haben eine, die im Ernstfall funktioniert. Der Unterschied zeigt sich nicht beim Sichern, sondern beim Zurückholen, und dann ist keine Zeit mehr, ihn zu bemerken.
Der häufigste Irrtum: Eine Kopie auf einer Festplatte im selben Raum wie der Rechner. Sie hilft gegen einen Plattendefekt und gegen nichts anderes. Feuer, Wasser, Diebstahl und Verschlüsselungssoftware erwischen beide Geräte gleichzeitig.
Was überhaupt gesichert werden muss
Bevor du über Medien nachdenkst, schreib auf, welche Daten der Betrieb wirklich braucht. In der Regel sind das: Kassen- und Umsatzdaten, Buchhaltung und Belege, Kunden- und Lieferantendaten, Verträge, die Website, das Postfach, dazu Konfigurationen und Zugangsdaten.
Der letzte Punkt wird fast immer vergessen. Wer nach einem Ausfall zwar die Daten hat, aber nicht mehr in die Systeme kommt, in denen sie gebraucht werden, steht trotzdem still. Halte deshalb fest, welche Zugänge zum Wiederanlauf nötig sind und wo sie hinterlegt sind.
Kopien an verschiedenen Orten
Die verbreitete Faustregel verlangt mehrere Kopien, auf unterschiedlichen Medientypen, davon mindestens eine außerhalb des Betriebs. Das ist keine Übertreibung, sondern die Antwort auf ganz verschiedene Schadensarten: Gerätedefekt, Ortsschaden und Angriff.
Außerhalb des Betriebs heißt entweder ein Cloud-Speicher oder ein Medium, das jemand regelmäßig mitnimmt. Beides funktioniert, wenn es ein fester Ablauf ist. Eine Platte, die seit Monaten in der Schublade liegt, ist eine Momentaufnahme aus einer Zeit, an die du dich nicht mehr erinnerst.
Warum Synchronisation keine Sicherung ist
Ein Dienst, der Ordner zwischen Geräten abgleicht, hält nur den aktuellen Stand vor. Wird eine Datei gelöscht oder verschlüsselt, wird dieser Zustand zuverlässig an alle Geräte verteilt. Genau das ist der Unterschied zur Sicherung, die alte Stände aufbewahrt.
Eine brauchbare Sicherung hält deshalb mehrere Zeitstände vor und ist so eingerichtet, dass ein befallener Rechner sie nicht überschreiben kann. Das erreichst du über Medien, die nach der Sicherung getrennt werden, oder über Speicher, bei denen einmal geschriebene Stände nicht mehr veränderbar sind.
Die Wiederherstellung ist der eigentliche Test
Setz einen festen Termin, an dem du eine Datei und einmal einen ganzen Datenbestand zurückholst, und miss dabei, wie lange es dauert. Das Ergebnis ist die einzige belastbare Aussage über deine Sicherung.
Aus diesem Test ergeben sich zwei Vorgaben, die du selbst festlegen musst: Wie viel Datenverlust der Betrieb verkraftet, und wie lange er stillstehen darf. Aus diesen beiden Vorgaben ergibt sich, wie oft gesichert wird und welchen Aufwand die Wiederherstellung haben darf. Wer die Reihenfolge umdreht und mit dem Werkzeug anfängt, kauft am Bedarf vorbei.
Cloud-Dienste nehmen dir die Aufgabe nicht ab
Wer Kasse, Buchhaltung oder Postfach als Dienst nutzt, hat die Verantwortung für den Betrieb abgegeben, nicht die für die Daten. Der Anbieter sichert seine eigene Infrastruktur. Was er nicht ersetzt: eine versehentlich gelöschte Kundenliste, ein gekündigtes Konto, ein Anbieter, der den Dienst einstellt.
Prüfe deshalb bei jedem Dienst, ob du deine Daten in einem lesbaren Format exportieren kannst, und zieh diesen Export regelmäßig. Ein Export, den nur die Software des Anbieters öffnen kann, hilft dir nach einem Anbieterwechsel wenig.
Wer ist zuständig
Eine Datensicherung ohne benannte Zuständigkeit gibt es faktisch nicht. Leg fest, wer prüft, dass die Sicherung durchgelaufen ist, und wie du davon erfährst, wenn sie es nicht ist. Eine Meldung, die niemand liest, ist keine Kontrolle.
Halte den Ablauf so kurz auf, dass eine dritte Person danach handeln kann: welche Daten, wohin, wie oft, wie zurückgeholt wird, wo die Zugänge liegen. Diese Seite ist im Notfall mehr wert als jede Software.
Wo wir aufhören
Aus der Sicherung werden zugleich Pflichten berührt: Aufbewahrungsfristen für steuerlich relevante Daten und der Schutz personenbezogener Daten. Welche Fristen gelten und welche technischen und organisatorischen Maßnahmen dein Betrieb dokumentieren muss, klärst du mit deiner Steuerberatung und deiner Rechtsberatung.
