Die E-Rechnung ist keine Rechnung, die per E-Mail kommt. Sie ist ein strukturierter Datensatz, den eine Software lesen kann, ohne dass ein Mensch etwas abtippt. Dieser eine Unterschied entscheidet darüber, ob dein bisheriger Rechnungsversand die Anforderungen erfüllt.
Wer bisher PDFs verschickt, hat damit ein Thema. Wer Papier verschickt, hat dasselbe Thema, nur deutlicher.
Was eine E-Rechnung ausmacht
Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und lässt sich elektronisch weiterverarbeiten. Maßgeblich ist eine europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung, an der sich die zulässigen Formate ausrichten. Alles andere, also Papier und auch das klassische PDF, gilt als sonstige Rechnung.
Warum das PDF herausfällt
Ein PDF ist das Bild einer Rechnung. Der Mensch liest es, die Software nicht. Zwar erkennen Programme mit Texterkennung viele Felder, aber das ist Auslesen mit Fehlerwahrscheinlichkeit, keine Übergabe strukturierter Daten. Genau diese Unsicherheit soll das neue Format beseitigen.
Das heißt nicht, dass das PDF verschwindet. Gegenüber Privatkunden bleibt es üblich, und ein hybrides Format kann ein PDF enthalten. Es ist dann aber nicht mehr der Kern der Rechnung, sondern nur noch die Ansicht dazu.
Empfangen kommt vor Senden
Die Pflichten sind gestaffelt, und sie beginnen beim Empfang. Ein Betrieb muss E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können, bevor er selbst welche ausstellen muss. Für den Empfangsweg genügt im einfachsten Fall ein E-Mail-Postfach, das du für diesen Zweck benennst und das jemand regelmäßig leert.
Wichtig ist der stille Teil dieser Regel: Für den Empfang braucht es keine Zustimmung des Empfängers mehr. Dein Lieferant darf dir also einen Datensatz schicken, auch wenn dir das ungelegen kommt. Wer weiterhin nur die Ansicht archiviert und die strukturierten Daten wegwirft, hat ein Problem, das er selbst zunächst nicht bemerkt.
Wen es betrifft und wen nicht
Betroffen sind Umsätze zwischen Unternehmen im Inland. Rechnungen an Privatkunden bleiben außen vor, ebenso bestimmte Sonderfälle wie steuerfreie Umsätze, Kleinbeträge und Fahrausweise. Ob dein konkreter Fall darunterfällt, hängt an Details, die deine Steuerberatung kennt.
Für Gastronomie und Einzelhandel ändert sich am Tresen zunächst wenig. Der Bon an den Endkunden bleibt der Bon. Auf der Eingangsseite ändert sich mehr: Lieferanten, Brauereien, Großhändler, Energieversorger und Dienstleister werden dir Datensätze schicken, und die müssen ankommen und auffindbar bleiben.
Die Übergangsfristen
Der Gesetzgeber hat den Umstieg gestaffelt, mit unterschiedlichen Terminen für Empfang und Versand und mit Erleichterungen für kleinere Umsätze. Diese Termine sind mehrfach diskutiert und angepasst worden. Welche Frist für deinen Betrieb gilt, ist eine Frage an deine Steuerberatung oder an den Gesetzestext, nicht an einen Blogbeitrag mit unbekanntem Alter.
Das Original ist der Datensatz
Aufbewahrt wird der strukturierte Teil, unverändert und maschinell auswertbar. Ein Ausdruck oder eine PDF-Ansicht daneben ist erlaubt, ersetzt das Original aber nicht. Wer nur die Ansicht behält, hat die Rechnung im steuerlichen Sinn nicht aufbewahrt, auch wenn optisch alles vorhanden scheint.
Das trifft besonders Betriebe, die Eingangsrechnungen ausdrucken und in Ordner heften. Diese Gewohnheit funktioniert bei einem Datensatz nicht mehr.
Was jetzt sinnvoll ist
- eine feste Adresse für den Rechnungseingang festlegen und den Lieferanten mitteilen
- beim Anbieter deiner Buchhaltungs- oder Kassensoftware nachfragen, welche Formate sie erzeugt und einliest
- klären, wo eingehende Datensätze unverändert abgelegt werden
- die eigenen Stammdaten prüfen, denn strukturierte Formate verzeihen keine unvollständigen Angaben
Wo die Beratung anfängt
Ab wann welche Pflicht für dich greift und wie du die Aufbewahrung sauber löst, ist eine steuerliche Frage zu deinem Betrieb. Sie gehört zu deiner Steuerberatung, die technische Umsetzung zu deinem Softwareanbieter. Dieser Beitrag erklärt den Mechanismus, damit du beide Gespräche mit den richtigen Fragen führst.
