XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden Formate, die bei der E-Rechnung in Deutschland praktisch vorkommen. Sie konkurrieren weniger, als es aussieht: Beide setzen dieselbe europäische Norm um, nur in unterschiedlicher Verpackung.

Für einen Betrieb lautet die Frage deshalb selten, welches Format besser ist, sondern welches der Empfänger erwartet und welches die eigene Software erzeugen und lesen kann.

XRechnung: nur Daten

Die XRechnung ist ein reiner Datensatz im XML-Format. Öffnet man die Datei ohne passendes Programm, sieht man Textzeilen mit spitzen Klammern, keine Rechnung. Für Menschen braucht es eine Anzeige, die den Datensatz darstellt. Viele Buchhaltungsprogramme und einige kostenfreie Werkzeuge können das.

Die XRechnung ist der Standard, den öffentliche Auftraggeber verlangen. Wer an Kommunen, Ämter, Schulen oder Landesbetriebe liefert, kommt an ihr nicht vorbei. Für Handwerksbetriebe mit öffentlichen Aufträgen ist sie deshalb längst Alltag.

ZUGFeRD: PDF mit eingebautem Datensatz

ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Sichtbar ist ein PDF, im Inneren steckt derselbe strukturierte Datensatz als eingebettete XML-Datei. Der Empfänger kann die Rechnung lesen wie bisher, seine Software kann die Daten direkt übernehmen.

Das macht ZUGFeRD im Geschäft zwischen Unternehmen beliebt, weil beide Seiten unterschiedlich weit sein dürfen. Der Empfänger, der noch von Hand bucht, sieht ein PDF. Der Empfänger mit automatischer Verarbeitung nimmt die Daten. Ein Versand, zwei Geschwindigkeiten.

Wenn Bild und Daten auseinanderlaufen

Bei einem hybriden Format können die sichtbare Seite und der eingebettete Datensatz unterschiedliche Werte enthalten, etwa wenn jemand das PDF nachträglich bearbeitet oder die erzeugende Software patzt. Maßgeblich ist dann der strukturierte Teil. Wer nur auf das Bild schaut, prüft die falsche Hälfte des Dokuments.

Für den Alltag folgt daraus zweierlei: Eingehende hybride Rechnungen werden über die Daten verarbeitet, nicht über die Ansicht. Und ausgehende Rechnungen werden nicht mehr schnell im PDF nachbearbeitet, weil die Korrektur dann nur die Hälfte des Dokuments erreicht.

Profile und Ausbaustufen

ZUGFeRD kennt verschiedene Profile, von einer sehr schlanken Variante bis zu einer Stufe, die alle Angaben strukturiert enthält. Nicht jedes Profil erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung. Wenn deine Software ein Profil anbietet, ist die richtige Frage an den Anbieter, ob das erzeugte Dokument der europäischen Norm entspricht. Der Name des Formats allein sagt das nicht.

Der Weg zum Empfänger

Öffentliche Auftraggeber arbeiten häufig mit Rechnungsportalen, die eine Leitweg-Identifikationsnummer verlangen. Diese Kennung bekommst du vom Auftraggeber, sie bezeichnet die empfangende Stelle im Portal. Ohne sie wird die Rechnung abgewiesen, und zwar bevor ein Mensch sie sieht.

Im Geschäft zwischen Unternehmen genügt in der Regel der vereinbarte Weg, meist ein Postfach für den Rechnungseingang. Der Weg ist nicht das Format: Beides wird getrennt vereinbart.

Was deine Software leisten muss

Rechnungen im geforderten Format erzeugen
eingehende Datensätze einlesen und lesbar anzeigen
eingehende Rechnungen gegen die Norm prüfen, also validieren
das Original unverändert ablegen

Wenn Kasse, Warenwirtschaft und Buchhaltung getrennte Programme sind, klärt sich die Frage nicht an einer Stelle, sondern an den Schnittstellen dazwischen. Ausgangsrechnungen entstehen oft in der Warenwirtschaft, gebucht werden sie woanders. Wer nur den einen Anbieter fragt, bekommt eine halbe Antwort.

Archivieren

Aufbewahrt wird das Original: bei der XRechnung der Datensatz, bei ZUGFeRD die hybride Datei mit ihrem eingebetteten Teil. Unverändert, auffindbar und über die geltende Aufbewahrungsfrist. Wie lang diese Frist für die jeweilige Unterlagenart ist, hat der Gesetzgeber zuletzt bewegt; den aktuellen Wert bestätigt dir deine Steuerberatung.

Wo wir aufhören

Welches Format du einsetzen musst, hängt an deinen Auftraggebern, welche Pflichten dich treffen, an deinem Betrieb. Die Formatfrage klärst du mit deinem Softwareanbieter, die steuerliche Seite mit deiner Steuerberatung. Dieser Beitrag ordnet die Begriffe ein, mehr soll er nicht.