Ein Fahrradladen mit Werkstatt betreibt zwei Geschäfte an einem Tresen. Im Verkauf steht ein hoher Einzelbetrag am Ende einer Beratung, in der Werkstatt ein Auftrag, der über Tage läuft und dessen Endsumme beim Annehmen noch niemand kennt. Beides in einem Kassensystem sauber abzubilden, ist die halbe Miete.
Zwei Geschäfte unter einem Dach
Trenne Radverkauf, Zubehör und Werkstattleistung in eigene Warengruppen. Erst dann siehst du, was die Werkstatt tatsächlich beiträgt, statt sie als Anhängsel des Verkaufs zu betrachten. Bei vielen Betrieben stellt sich dabei heraus, dass die Auslastung der Werkstatt der stabilere Teil des Jahres ist, während der Verkauf mit der Saison schwankt.
Der Werkstattauftrag ist der eigentliche Kassenvorgang
Ein Auftrag beginnt mit einer schriftlichen Annahme: Was soll gemacht werden, welcher Kostenrahmen ist vereinbart, wie ist der Kunde erreichbar. Zeigt sich bei der Arbeit, dass es teurer wird, gehört dazu die Rücksprache, bevor weitergearbeitet wird. Wer den Kunden erst bei der Abholung mit der Summe überrascht, diskutiert am Tresen und bekommt am Ende oft weniger, als die Arbeit wert war.
Halte Nachträge im selben Auftrag fest, mit Datum und Kürzel. Das ist keine Bürokratie, sondern deine einzige Grundlage, wenn später jemand behauptet, von einer neuen Kette sei nie die Rede gewesen.
Anzahlung jetzt, Restzahlung bei der Abholung
Bei Bestellrädern und größeren Reparaturen ist eine Anzahlung üblich. Für die Abwicklung heißt das: zwei Zahlungen, ein Vorgang. Beide Belege brauchen dieselbe Auftragsnummer, damit die Zuordnung auch dann funktioniert, wenn ein anderer Kollege die Abholung abwickelt.
Umsatzsteuerlich ist eine Anzahlung kein neutraler Vorgang, die Steuer entsteht schon mit der Vereinnahmung. Wie das in deiner Buchführung und auf deinen Belegen abgebildet wird, gehört einmal mit der Steuerberatung geklärt und danach als fester Ablauf ins Kassensystem.
Leasingräder laufen an der Kasse vorbei
Beim Dienstrad über einen Leasinganbieter verkaufst du nicht an die Person, die das Rad abholt, sondern an den Leasinggeber. Der Umsatz kommt als Rechnung mit Zahlungsziel herein, nicht als Zahlung am Terminal. Im Kassensystem ist das ein Vorgang ohne Zahlungseingang, und genau daran scheitern viele Tagesabschlüsse.
Die Stolperstelle liegt beim Zubehör. Helm, Schloss oder Gepäckträger sind je nach Vertrag entweder Teil des Leasingpakets oder eine private Zahlung des Kunden im Laden. Kläre das vor der Übergabe, nicht währenddessen. Ebenso gehört geklärt, welche Inspektionen im Servicepaket enthalten sind: Wer eine bereits bezahlte Wartung ein zweites Mal berechnet, bekommt das vom Leasinganbieter zurückgespielt.
Kassieren in der Werkstatt
Abholungen passieren selten dann, wenn jemand an der Kasse frei ist. Ein mobiles Terminal in der Werkstatt spart den Weg nach vorn und verhindert die Bargeldschublade neben der Werkbank, die niemand richtig führt. Wenn ein Dritter das Rad abholt, brauchst du eine Regel: Zahlung vorher per Zahlungslink oder Karte des Auftraggebers bei der Übergabe, aber keine mündliche Zusage, dass später überwiesen wird.
Hohe Beträge beim E-Bike
Ein E-Bike-Verkauf liegt betragsmäßig weit über dem Alltagsgeschäft. Damit wird die Kartenart zur Kostenfrage: Bei R&B Pay kostet eine girocard-Zahlung 0,79 Prozent und eine Kreditkartenzahlung 1,79 Prozent, jeweils zuzüglich 5 Cent je Zahlung, alternativ gibt es 1,29 Prozent auf alle Karten ohne Centbetrag, jeweils netto zuzüglich Umsatzsteuer. Bei wenigen, dafür großen Zahlungen entscheidet der Prozentsatz, nicht der Centbetrag.
Rechne auch die Anzahlung mit: Sie teilt den Betrag auf zwei Zahlungen auf, ändert aber nichts an der Summe der prozentualen Anteile. Wird eine Karte bei einem hohen Betrag abgelehnt, liegt das am Limit der Bank des Kunden und nicht an deinem Terminal.
Wo wir aufhören
Leasingverträge, die Behandlung von Anzahlungen und die Frage, was ein Kostenvoranschlag bindet, sind rechtliche und steuerliche Themen. Wir beschreiben, wie sich das im Kassenalltag zwischen Verkauf und Werkstatt anfühlt. Die verbindliche Klärung gehört zu deiner Steuerberatung und deiner Rechtsberatung.
