Im Elektronikfachhandel liegen ein Ladekabel und ein Fernseher auf demselben Bonstapel. Beide Vorgänge laufen über dieselbe Kasse, stellen aber völlig verschiedene Anforderungen: Der eine muss schnell gehen, der andere muss sicher sein.

Dazu kommt, dass ein Teil deines Geschäfts erst Wochen nach dem Verkauf entschieden wird, in der Reparaturannahme und im Garantiefall. Wer Kasse, Auftrag und Erstattung nicht sauber trennt, verliert genau dort Geld.

Warum hohe Beträge das Zahlungsverhalten verändern

Bei größeren Summen scheitert eine Kartenzahlung selten am Kontostand, sondern am Verfügungsrahmen der Karte. Viele Kundinnen und Kunden kennen ihr Tageslimit nicht und deuten die Ablehnung am Terminal als Fehler deines Geräts.

Die Ablehnung kommt vom Kartenherausgeber, nicht von dir. Du siehst nur, dass abgelehnt wurde, nicht warum. Sag es ruhig und sachlich: Das Limit lässt sich meist über die Banking-App oder eine kurze Rückfrage bei der Bank anheben. Bei angekündigten Großkäufen hilft ein Hinweis schon in der Beratung oder in der Auftragsbestätigung.

Kontaktlos ohne PIN funktioniert nur bis zu einer Betragsgrenze, die die Kartensysteme vorgeben. Darüber verlangt das Terminal die PIN. Das ist kein Ausfall, sondern der Normalfall.

Was die Kartenart bei großen Beträgen kostet

Entgelte für Kartenzahlung bestehen aus einem prozentualen Anteil und einem festen Betrag je Zahlung. Beim Ladekabel dominiert der feste Anteil, beim Fernseher der Prozentsatz. Deshalb ist im Elektronikfachhandel entscheidend, welche Kartenart über den Tresen geht.

Bei R&B Pay kostet eine girocard-Zahlung 0,79 Prozent, eine Kreditkartenzahlung 1,79 Prozent, jeweils zuzüglich 5 Cent je Zahlung, alles netto zuzüglich Umsatzsteuer. Wer lieber mit einem Satz für alle Karten rechnet, nimmt den Tarif All-in mit 1,29 Prozent ohne Centbetrag. Ab 250.000 Euro Jahreskartenumsatz wird individuell verhandelt.

Welches Modell für dich günstiger ist, entscheidet nicht das Gefühl, sondern der Anteil der Kartenarten in deiner Abrechnung. Zähl ihn einmal über einen vollen Monat aus, bevor du wechselst.

Die Reparaturannahme ist ein eigener Vorgang

Ein Gerät entgegenzunehmen ist kein Verkauf. Es entsteht ein Auftrag mit Zustandsbeschreibung, Zubehörliste und einer Nummer, die am Gerät und auf dem Beleg der Kundschaft steht. Erst die Abholung ist der Kassiervorgang.

Die Stolperstelle liegt dazwischen. Nimmst du bei der Annahme eine Anzahlung, etwa für den Kostenvoranschlag, ist das bereits ein Zahlungsvorgang mit Beleg. Er muss in der Kasse erfasst und bei der Abholung verrechnet werden, sonst steht derselbe Auftrag zweimal im Umsatz.

Klär außerdem, wer abholen darf. Ein Abholschein ohne Namen ist praktisch, bis das Gerät an die falsche Person geht.

Garantie und Gewährleistung sind zwei verschiedene Dinge

Die Gewährleistung ist gesetzlich. Bei neu gekauften Sachen beträgt sie 2 Jahre und richtet sich gegen dich als Verkäufer. Die Garantie ist eine freiwillige Zusage, meist vom Hersteller, mit eigenen Bedingungen und eigener Laufzeit.

Für den Tresen heißt das: Der Satz „Da müssen Sie sich an den Hersteller wenden“ ist im Gewährleistungsfall falsch. Für die Kasse heißt es: Rückabgewickelt wird auf demselben Weg, auf dem gezahlt wurde. Eine Kartenzahlung wird als Erstattung auf dieselbe Karte gebucht, nicht bar aus der Schublade. Das ist keine Schikane, sondern der einzige Weg, bei dem Zahlung und Erstattung in der Abrechnung zusammenpassen.

Die Betrugsmuster, die im Elektronikhandel wiederkommen

Hochwertige, leicht weiterverkäufliche Ware zieht immer dieselben Maschen an:

Die telefonische oder schriftliche Bestellung, bei der Kartendaten durchgegeben werden und ein Bote die Ware abholt.
Das Bildschirmfoto einer angeblich ausgeführten Überweisung, vorgezeigt auf dem Handy an der Kasse.
Der Zeitdruck: Firmenauftrag, Dienstreise, der Kollege wartet angeblich im Auto.
Die Zahlung, die zunächst durchgeht und Wochen später zurückbelastet wird.

Die Gegenregel ist einfach und unbequem: Ware verlässt das Haus, wenn das Geld da ist, nicht wenn es angekündigt ist. Bei Überweisung heißt das: auf dem Konto, nicht auf dem Display. Bei Karte heißt das: Karte anwesend, Zahlung am Terminal, im Zweifel mit PIN. Eine Zahlung ohne körperlich anwesende Karte trägst du im Rückbelastungsfall selbst.

Wo wir aufhören

Wie du Gewährleistungsfälle im Einzelfall abwickelst, was in deine Reparaturbedingungen gehört und wie Anzahlungen steuerlich zu behandeln sind, sind Fragen an deine Rechts- beziehungsweise Steuerberatung. Wir ordnen die Zahlungsseite ein, wir beraten nicht.