Das Handelsregister ist das öffentliche Verzeichnis der Kaufleute und Handelsgesellschaften. Es beantwortet im Wesentlichen zwei Fragen: Wer ist dieses Unternehmen wirklich, und wer darf für es unterschreiben. Geführt wird es von den Amtsgerichten, angemeldet wird über ein Notariat, und einsehen kann es jeder online.
Abteilung A: Einzelkaufleute und Personengesellschaften
In das Register A gehören der eingetragene Kaufmann, die OHG und die KG. Auch die Kommanditgesellschaft, deren persönlich haftende Gesellschafterin eine GmbH ist, steht hier; die GmbH selbst hat daneben ihr eigenes Blatt in Abteilung B.
Eingetragen werden Firma, Sitz und Geschäftsanschrift, der Inhaber beziehungsweise die persönlich haftenden Gesellschafter, die Vertretungsbefugnis und eine erteilte Prokura. Bei der KG kommen die Kommanditisten dazu, jeweils mit der Höhe ihrer Haftsumme. Wer wissen will, mit wie viel jemand haftet, findet die Antwort genau dort.
Abteilung B: Kapitalgesellschaften
In das Register B gehören GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG, KGaA und SE. Eingetragen sind Firma, Sitz und Geschäftsanschrift, der Gegenstand des Unternehmens, die Höhe des Stamm- oder Grundkapitals, die Geschäftsführung oder der Vorstand, die Vertretungsregelung und die Prokura.
Die Gesellschafterliste steht nicht auf dem Registerblatt, sondern liegt im elektronischen Registerordner. Sie ist trotzdem für jeden abrufbar. Wer wissen will, wem eine GmbH gehört, schaut dort und nicht auf das Blatt.
Wer eintragen muss und wer kann
Eintragen muss sich, wer ein Handelsgewerbe betreibt, also einen nach Art oder Umfang kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb führt. Diese Schwelle ist keine feste Zahl, sondern eine Gesamtbetrachtung aus Umsatz, Mitarbeitenden, Warenlager, Filialen und Kreditumfang. Wer sich unsicher ist, fragt bei der IHK nach.
Kleingewerbetreibende können sich freiwillig eintragen lassen und führen dann den Zusatz e.K. Das verschafft Seriosität und einen geschützten Firmennamen, bringt aber die Pflichten des Handelsrechts mit, etwa die Regeln über Firma, Prokura und kaufmännische Sorgfalt. Ob dazu auch Bilanz und doppelte Buchführung gehören, hängt an Schwellenwerten des Handelsgesetzbuchs; kleine Einzelkaufleute können davon befreit sein. Die geltenden Werte klärst du mit deiner Steuerberatung. Kapitalgesellschaften wiederum haben keine Wahl: Sie entstehen überhaupt erst mit der Eintragung.
Die GbR gehört nicht ins Handelsregister. Für sie gibt es das Gesellschaftsregister; eingetragen heißt sie dann eGbR. Ohne diesen Eintrag kommt eine GbR nicht ins Grundbuch und nicht in die Gesellschafterliste einer GmbH. Wer als GbR ein Grundstück oder Geschäftsanteile erwerben will, muss den Eintrag vorher erledigen.
Was der Eintrag bewirkt
Das Register schafft Verlässlichkeit für Dritte, und das wirkt in beide Richtungen. Was eingetragen und bekannt gemacht ist, muss ein Geschäftspartner gegen sich gelten lassen, auch wenn er nicht nachgesehen hat. Umgekehrt gilt: Was eintragungspflichtig ist, aber nicht eingetragen und bekannt gemacht wurde, kann der Betrieb einem Geschäftspartner, der davon nichts weiß, nicht entgegenhalten.
Das klassische Beispiel: Eine Prokura wird intern widerrufen, aber nicht im Register gelöscht. Schließt der frühere Prokurist danach einen Vertrag, ist die Gesellschaft daran gebunden. Der gestrichene Eintrag ist keine Formalie, sondern der eigentliche Schutz.
Änderungen gehören sofort gemeldet
Anmeldepflichtig sind unter anderem der Wechsel in der Geschäftsführung, eine neue Vertretungsregelung, die Änderung von Firma oder Unternehmensgegenstand, eine Kapitalerhöhung, der Umzug an eine neue Geschäftsanschrift und die Sitzverlegung. Die Anmeldung läuft über das Notariat mit beglaubigter Unterschrift.
Wer sie unterlässt, riskiert ein Zwangsgeld des Registergerichts. Schwerer wiegt der Alltag: Zustellungen gehen an die eingetragene Anschrift. Wenn dort niemand mehr sitzt, gilt zugestellt, und eine Frist läuft, von der du nichts weißt.
Vor dem Geschäft ins Register schauen
Bevor du auf Rechnung lieferst, eine Bürgschaft verlangst oder einen längeren Vertrag schließt, lohnt der Blick auf das Registerblatt: Existiert die Gesellschaft, stimmt die Firmierung auf dem Angebot exakt mit dem Eintrag überein, wer darf unterschreiben, und gibt es Vermerke zu Auflösung oder Löschung. Ein Vertrag, den eine nicht vertretungsberechtigte Person unterschrieben hat, ist ein vermeidbares Problem. Auch wir gleichen bei der Einrichtung einer Kartenakzeptanz Firmierung und Vertretungsberechtigung mit dem Register ab; Abweichungen zwischen Antrag und Registerblatt halten den Vorgang auf.
Wo wir aufhören
Ob dein Betrieb eintragungspflichtig ist und welche Folgen eine freiwillige Eintragung für Buchführung und Haftung hat, klärst du mit der IHK, dem Notariat und deiner Steuerberatung. Bei strittigen Fällen rund um Vertretung und Registerinhalt ist die Rechtsberatung zuständig.
