Bei GmbH, UG und AG geht es ohne Notariat nicht. Der Gesellschaftsvertrag muss beurkundet, die Anmeldung zum Handelsregister muss beglaubigt werden. Der Termin selbst ist dabei der kürzeste Abschnitt. Alles Wesentliche wird vorher entschieden, und wer unvorbereitet erscheint, verlängert die Gründung um Wochen.

Was vor dem Termin feststehen muss

Der Entwurf kommt vorab aus dem Notariat, und er wird aus deinen Angaben gebaut. Fest stehen müssen: der Firmenname, der Gegenstand des Unternehmens, die Gesellschafter mit ihren Anteilen, wer die Geschäfte führt und ob allein oder gemeinsam mit anderen, die Geschäftsanschrift, die Höhe des Stammkapitals und das Geschäftsjahr.

Beim Firmennamen lohnt sich die Vorabprüfung durch die IHK. Sie schaut auf Unterscheidungskraft und Irreführung und meldet zurück, ob der Name durchgeht. Das ist der übliche Weg, um eine Beanstandung durch das Registergericht zu vermeiden. Den Entwurf solltest du vor dem Termin lesen. Wer ihn zum ersten Mal beim Verlesen hört, versteht ihn nicht.

Was mitmuss

Gültiger Personalausweis oder Reisepass aller Beteiligten
Steuerliche Identifikationsnummer und Geburtsdaten der Gesellschafter
Bei Vertretung: eine beglaubigte Vollmacht, keine formlose Erklärung
Wenn eine Gesellschaft mitgründet: aktueller Registerauszug und Nachweis der Vertretungsbefugnis
Bei Beteiligten, die der deutschen Sprache nicht sicher folgen können: eine Person, die dolmetscht, nach Absprache mit dem Notariat

Was im Termin passiert

Der Notar verliest den gesamten Text. Das ist keine Formalie, sondern der Kern der Beurkundung, und Fragen sind währenddessen ausdrücklich erlaubt. Unterschrieben werden in der Regel der Gesellschaftsvertrag samt Bestellung der Geschäftsführung, die Gesellschafterliste und die Anmeldung zum Handelsregister. Die Anmeldung wird beglaubigt, also die Unterschrift bestätigt, nicht der Inhalt verlesen.

Der Notar ist keine Partei. Er berät alle Beteiligten neutral und darf sich nicht auf die Seite eines Gesellschafters stellen. Wer eine Interessenvertretung braucht, etwa weil die Beteiligten unterschiedlich viel einbringen, holt sie sich vorher separat.

Nach dem Termin geht es erst los

Mit der Beurkundung existiert die Gesellschaft in Gründung, aber noch nicht die Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Jetzt folgt: Geschäftskonto eröffnen, Kapital einzahlen, den Nachweis an das Notariat geben, das die Anmeldung dann beim Registergericht einreicht. Das Gericht prüft und trägt ein oder schickt eine Zwischenverfügung mit Beanstandungen.

Bis zur Eintragung haftet, wer für die Gesellschaft handelt, persönlich. Wer in dieser Phase Verträge unterschreibt, Ware bestellt oder Räume anmietet, sollte wissen, dass die Haftungsbeschränkung noch nicht greift. Das ist die teuerste Stolperstelle zwischen Termin und Eintragung.

Wie lange es dauert

Verlässliche Zeitangaben gibt es nicht, weil drei Stellen mitspielen: das Notariat, die Bank und das Registergericht. Die Kontoeröffnung mit Legitimation der Beteiligten bremst häufiger als das Gericht. Was du beeinflussen kannst, ist die Vollständigkeit deiner Unterlagen. Wie lange dein Registergericht üblicherweise braucht, sagt dir das Notariat, das dort täglich einreicht.

Was es kostet

Notar- und Gerichtskosten sind gesetzlich geregelt. Sie richten sich nach dem Geschäftswert, bei der Gründung im Kern nach der Höhe des Stammkapitals. Sie sind nicht verhandelbar, und der Preisvergleich zwischen Notariaten führt zu nichts. Vergleichen lohnt sich bei der Erreichbarkeit und bei der Sorgfalt der Vorbereitung. Zu bedenken ist außerdem: Wer mit höherem Stammkapital gründet, zahlt auch höhere Gründungskosten. Diese Kosten trägt die Gesellschaft nur, wenn der Vertrag das vorsieht.

Wo wir aufhören

Welche Klauseln in deinen Vertrag gehören, ob die geplante Konstruktion trägt und wie sie steuerlich wirkt, klärst du vor dem Termin mit Rechts- und Steuerberatung. Das Notariat beurkundet und belehrt, es ersetzt diese Beratung nicht.