IBAN und BIC sehen aus wie Buchstabensalat, sind aber streng aufgebaut. Wer den Aufbau kennt, erkennt Tippfehler, versteht, was die Prüfziffer leistet, und weiß, warum die eigene Bank den BIC im Inland gar nicht mehr abfragt.
Wie eine IBAN aufgebaut ist
Am Anfang steht das Länderkennzeichen, dann folgen Prüfziffern, danach die nationale Kontokennung. In Deutschland besteht dieser letzte Teil aus der alten Bankleitzahl und der Kontonummer, die auf eine feste Länge aufgefüllt wird. Deshalb erkennst du in jeder deutschen IBAN die Bankleitzahl wieder, und deshalb ist die Länge der IBAN von Land zu Land verschieden.
Leerzeichen und Gruppierung sind reine Lesehilfe. Ob du die IBAN am Stück oder in Blöcken schreibst, ist für die Verarbeitung gleichgültig, Kleinbuchstaben werden umgesetzt. Für Formulare und Kassensysteme gilt trotzdem: lieber am Stück speichern und beim Drucken gruppieren, sonst sammelt deine Kundendatei zwei Schreibweisen derselben Nummer.
Was die Prüfziffer leistet und was nicht
Die Prüfziffer wird aus dem Rest der Nummer berechnet. Stimmt eine Stelle nicht, geht die Rechnung nicht mehr auf, und die Zahlung wird abgewiesen, bevor sie das Haus verlässt. Zahlendreher und vergessene Stellen fallen dabei fast immer auf.
Die Grenze dieser Prüfung wird oft übersehen. Sie sagt nur, dass die Nummer formal stimmig ist. Sie sagt nicht, dass das Konto existiert, dass es dem angegebenen Namen gehört oder dass es das richtige Konto ist. Eine Prüfziffer kann bestätigen, sie kann nicht korrigieren. Wer eine IBAN aus einer Mail übernimmt und darauf vertraut, dass die Bank schon meckern würde, hat die Prüfung falsch verstanden.
Der BIC ist im SEPA-Raum entbehrlich
Der BIC identifiziert das Institut. Weil die IBAN das Institut über die nationale Kennung bereits enthält, können die Banken den Empfänger auch ohne BIC eindeutig bestimmen. Für Zahlungen in Euro innerhalb des europäischen Zahlungsraums brauchst du ihn nicht mehr.
Gebraucht wird er weiterhin außerhalb dieses Raums, in fremder Währung und in Formularen und Vertragsvorlagen, die schlicht nie aktualisiert wurden. Auf deiner Rechnung schadet er nicht, verlangen musst du ihn im Inland nicht.
Wo die IBAN im Betrieb Ärger macht
Drei Stellen fallen in der Praxis auf. Erstens die Rechnungsvorlage: Steht dort eine veraltete Bankverbindung, zahlt die Kundschaft auf ein Konto, das du vielleicht schon aufgelöst hast, und du mahnst eine Rechnung an, die längst bezahlt ist.
Zweitens der Rechnungsbetrug. Eine Mail mit angeblich neuer Bankverbindung, oft im Namen eines echten Lieferanten, ist die häufigste Masche gegen kleine Betriebe. Behandle jede Änderung einer Bankverbindung als Vorfall: Rückruf unter der dir bekannten Nummer, Vermerk in der Kundenakte, im Zweifel eine kleine Testzahlung.
Drittens das Abtippen. Kopieren statt tippen, und niemals aus einem Bild abschreiben, wenn es auch als Text geht. Wo Menschen abtippen, gehört das Vier-Augen-Prinzip bei größeren Beträgen dazu.
Beim Bankwechsel an alle Stellen denken
Wechselst du die Bank, ist die neue IBAN an mehr Orten hinterlegt, als du im Kopf hast: Rechnungsvorlagen, Website, Verträge mit Lieferanten, Kassensystem, Zahlungsdienstleister, Finanzamt, Kammer, Versicherung, Miete, Dauerlastschriften deiner Kundschaft. Der Kontowechselservice deiner Bank hilft bei den Zahlungspartnern, die er kennt, nicht bei deinen eigenen Dokumenten.
Erstelle vor dem Wechsel eine Liste und hake sie ab. Lass das alte Konto noch eine Weile bestehen, sonst laufen Zahlungen ins Leere, deren Absender du gar nicht auf dem Zettel hattest.
Wo wir aufhören
Welche Angaben auf deinen Rechnungen stehen müssen, ist eine steuerliche Frage und gehört zu deiner Steuerberatung. Fragen zu einer fehlgeleiteten Zahlung klärst du zuerst mit deiner Bank und, wenn Geld verloren ist, mit deiner Rechtsberatung.
