Lieferst du Ware an einen Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat, kann die Lieferung von der Umsatzsteuer befreit sein. Versteuert wird sie dann beim Kunden in dessen Land. Die Befreiung ist allerdings kein Automatismus, sondern an Voraussetzungen geknüpft, die du belegen musst.
Der Unterschied zur Kartenzahlung am Tresen ist gewaltig: hier entscheidet nicht der Verkaufsvorgang über die Steuer, sondern die Papierlage danach.
Die Voraussetzungen im Überblick
Vier Punkte müssen zusammenkommen. Die Ware gelangt physisch vom Inland in einen anderen Mitgliedstaat. Der Abnehmer ist ein Unternehmer, der den Gegenstand für sein Unternehmen erwirbt. Er verwendet eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eines anderen Mitgliedstaats. Und du meldest den Umsatz in der Zusammenfassenden Meldung.
Fehlt einer dieser Punkte, ist die Lieferung im Zweifel steuerpflichtig, und zwar bei dir. Der Kunde zahlt dann nicht nach, sondern verweist auf den vereinbarten Preis.
Genau das macht den Fall wirtschaftlich unangenehm. Aus dem vereinbarten Preis wird nachträglich ein Bruttobetrag, aus dem die Steuer herauszurechnen ist. Die Marge des Geschäfts ist dann in der Regel weg, und zwar Jahre später, wenn die Prüfung die Unterlagen durchgeht.
Die Identifikationsnummer prüfen, nicht nur abschreiben
Die Nummer des Kunden ist kein Formalkram. Sie muss im Zeitpunkt der Lieferung gültig sein und zum Namen und zur Anschrift des Kunden passen. Dafür gibt es die qualifizierte Bestätigungsabfrage beim Bundeszentralamt für Steuern, die genau diesen Abgleich vornimmt.
Die Stolperstelle: viele Betriebe prüfen einmal bei der Kundenanlage und danach nie wieder. Nummern werden aber gelöscht, wenn ein Unternehmen aufgibt oder umstrukturiert. Bei laufenden Lieferbeziehungen gehört die Abfrage in einen festen Rhythmus, und das Ergebnis gehört ausgedruckt oder gespeichert zum Vorgang.
Der Beleg, dass die Ware angekommen ist
Der zweite Nachweis betrifft den Warenweg. Verschickst du per Spedition oder Paketdienst, dienen Frachtbrief, Versandprotokoll oder eine Spediteurbescheinigung als Nachweis. Alternativ gibt es die Gelangensbestätigung: eine Erklärung des Abnehmers, dass die Ware im Bestimmungsland angekommen ist, mit Angabe von Ware, Menge, Ort und Zeitpunkt des Erhalts.
Die Bestätigung kann auch per E-Mail kommen und für mehrere Lieferungen eines Zeitraums gesammelt erteilt werden. Sie muss aber tatsächlich vorliegen. Eine mündliche Zusage ist im Prüfungsfall wertlos.
Der Abholfall ist der gefährlichste
Holt der Kunde die Ware selbst ab, hast du den Warenweg nicht mehr in der Hand. Trotzdem trägst du die Beweislast dafür, dass die Ware das Land verlassen hat. Ohne unterschriebene Erklärung des Abholers, Angaben zum Fahrzeug und eine belastbare Identifikation des Abholenden steht die Steuerfreiheit auf wackligen Füßen.
Wer regelmäßig Selbstabholer bedient, braucht dafür ein festes Formular und die Anweisung an das Personal, ohne dieses Formular nicht steuerfrei zu fakturieren.
Rechnung und Meldung
Die Rechnung enthält keine Umsatzsteuer, dafür beide Umsatzsteuer-Identifikationsnummern und einen Hinweis auf die Steuerbefreiung als innergemeinschaftliche Lieferung. Der Umsatz gehört zusätzlich in die Zusammenfassende Meldung; ohne diese Meldung kann die Befreiung entfallen. Sie ist kein Nebenprodukt der Buchhaltung, sondern Teil der Voraussetzung.
Wann es gar keine innergemeinschaftliche Lieferung ist
Lieferst du an eine Privatperson im EU-Ausland, gelten andere Regeln; dort geht es um Fernverkäufe und gegebenenfalls um das OSS-Verfahren. Bringst du eigene Ware in ein Lager im Ausland, liegt keine Lieferung an einen Kunden vor, sondern ein Verbringen mit eigenen Pflichten. Und bei Reihengeschäften mit drei Beteiligten entscheidet die Zuordnung der Warenbewegung darüber, welche Lieferung steuerfrei ist.
Wo die Beratung anfängt
Welcher Nachweis in deinem Versandweg der richtige ist, wie ein Reihengeschäft einzuordnen ist und was bei einem Fehler nachträglich noch geheilt werden kann, sind steuerliche Fragen mit erheblichen Beträgen im Hintergrund. Sie gehören zu deiner Steuerberatung. Dieser Beitrag zeigt, worauf du achten musst, damit du die richtigen Fragen stellst.
