Jede Kasse gibt am Abend Zahlen aus. In vielen Betrieben wandert dieser Ausdruck ungelesen in den Ordner, weil unten eine Summe steht, die ungefähr zur Lade passt. Damit verschenkst du das einzige Auswertungswerkzeug, das ohne Zusatzaufwand täglich neue Daten liefert.
Kassenberichte haben zwei Aufgaben. Sie steuern deinen Betrieb, und sie sind Nachweis gegenüber dem Finanzamt. Beide Aufgaben stellen unterschiedliche Ansprüche, und beide fangen damit an, dass jemand die Berichte tatsächlich ansieht.
Tagesabschluss und Zwischenstand sind nicht dasselbe
Der Tagesabschluss, in vielen Systemen Z-Bericht genannt, schließt einen Zeitraum ab. Er zählt die laufenden Summen zusammen und setzt die Zähler zurück. Der Zwischenstand, oft X-Bericht, zeigt denselben Aufbau, schließt aber nichts ab. Ihn kannst du mittags ziehen, ohne den Tag zu zerschneiden.
Die Stolperstelle ist die Nummer. Tagesabschlüsse sind fortlaufend nummeriert, und diese Reihe darf keine Lücke haben. Wer versehentlich zweimal abschließt oder einen Abschluss verwirft, muss die Lücke später erklären. Erklären lässt sie sich, aber nur mit einer Notiz, die am selben Tag entsteht und nicht Monate später.
Was im Tagesbericht wirklich steht
Unter der Gesamtsumme steht das Interessante: die Aufteilung nach Steuersätzen, die Aufteilung nach Zahlarten, die Zahl der Bons, der Durchschnitt je Bon, dazu Storni, Retouren und gewährte Nachlässe. Am Ende folgt der rechnerische Bargeldbestand, also das, was in der Lade liegen müsste.
Diese Zeilen liest du nicht einzeln, sondern im Vergleich. Ein Tag sagt wenig, eine Woche neben der Vorwoche sagt viel. Auffällig ist selten der hohe oder niedrige Umsatz. Auffällig ist die Kennzahl, die sich bewegt, obwohl sich im Betrieb nichts geändert hat.
Der Warengruppenbericht zeigt die Mischung
Der Umsatz sagt, wie viel hereinkam. Der Warengruppenbericht sagt, womit. Diese Mischung entscheidet über deinen Rohertrag, denn nicht jede Gruppe trägt gleich viel bei. Gleicher Umsatz bei steigendem Anteil der schwach kalkulierten Gruppen ist ein Rückschritt, den die Gesamtsumme verschweigt.
Der Bericht ist nur so gut wie die Zuordnung der Artikel. Liegt die Hälfte des Sortiments in einer Sammelgruppe, liest du am Abend deine eigene Unordnung.
Der Bedienerbericht ist keine Überwachung
Je Bediener siehst du Umsatz, Bonzahl, Durchschnittsbon, Storni und Rabatte. Der Blick darauf hat wenig mit Misstrauen zu tun und viel mit Ausbildung. Wer auffällig viele Storni bucht, hat meistens ein Bedienproblem und keine Absicht.
Aussagekräftig wird der Bericht erst über die Zeit. Eine einzelne hohe Zahl ist Zufall. Ein Muster, das nur bei einer Person und nur zu bestimmten Zeiten auftritt, ist ein Signal, dem du nachgehst, bevor daraus ein Gespräch mit Vorwürfen wird.
Drei Zahlen müssen jeden Tag zusammenpassen
Erstens der gezählte Bargeldbestand gegen den rechnerischen Bestand aus dem Bericht. Zweitens die Summe aller Zahlarten gegen den Gesamtumsatz. Drittens der Kartenumsatz laut Kasse gegen den Tagesabschluss des Terminals.
Der dritte Abgleich wird am häufigsten übersprungen und bringt am meisten. Weichen Kasse und Terminal voneinander ab, liegt es fast immer an einem am Terminal nachträglich erfassten Trinkgeld, an einer Zahlung, die zweimal lief, oder an einer Gutschrift, die in der Kasse fehlt. Wer die Abweichung am selben Abend sieht, findet die Ursache in Minuten. Wer sie erst auf der Monatsabrechnung sieht, sucht in einem Berg.
Berichte sind zugleich Nachweis
Die Berichte gehören zu den aufzeichnungspflichtigen Unterlagen. Sie sind vollständig, unverändert und in der Form aufzubewahren, in der sie entstanden sind. Ein abgetippter Wert in einer eigenen Tabelle ersetzt den Bericht nicht, auch wenn die Summe stimmt.
Wo die Beratung anfängt
Welche Aufzeichnungen dein Betrieb im Einzelnen führen muss, wie lange sie aufzubewahren sind und in welcher Form sie bei einer Prüfung vorzulegen sind, richtet sich nach deiner Betriebsart und der geltenden Rechtslage. Das klärt deine Steuerberatung, nicht die Kassensoftware und auch nicht dieser Beitrag.
