Kassendaten verlassen den Betrieb in drei Richtungen: zu dir selbst für die Auswertung, zur Kanzlei für die Buchhaltung und im Prüfungsfall zur Finanzverwaltung. Für jede Richtung gilt ein anderes Format und ein anderer Anspruch an Vollständigkeit.
Wer das vermischt, liefert entweder zu wenig oder das Falsche. Beides fällt erst auf, wenn es unangenehm wird.
Die Auswertung für dich ist bequem und ohne Beweiskraft
Für eigene Zwecke reicht eine Tabellendatei: Umsätze je Tag, je Warengruppe, je Bediener, je Zahlart. Fast jedes System gibt so etwas aus, und dieser Export ist der schnellste Weg, deine Zahlen einmal in Ruhe außerhalb der Kassenoberfläche anzusehen.
Verwechsle diese Auswertung nicht mit einem Nachweis. Sie ist verdichtet, sie ist veränderbar, und sie enthält nicht die Einzelvorgänge. Für die Steuerung ist das genug, für eine Prüfung nicht.
Die Kanzlei braucht Rhythmus, nicht Bons
Die Buchhaltung will keine einzelnen Kassenbons, sondern Tagessummen sauber getrennt: nach Steuersätzen, nach Zahlarten, dazu Geldtransit zwischen Kasse und Bank, ausgegebene und eingelöste Gutscheine, Trinkgeld sowie Privatentnahmen und Einlagen.
Frag deine Kanzlei einmal, welches Format ihre Software erwartet, und liefere dann genau dieses. Der Wechsel von abgetippten Summen zu einem monatlichen Export ist der Punkt, an dem Buchhaltung aufhört, ein Abendthema zu sein.
Die häufigste Stolperstelle sind die Kartenumsätze. In der Kasse steht der Bruttobetrag des Tages. Auf dem Bankkonto erscheint eine Gutschrift, die zeitversetzt sein kann und die je nach Abrechnungsmodell entweder brutto eingeht, während die Entgelte gesondert abgerechnet werden, oder bereits um die Entgelte gekürzt ist. Beides gehört zusammengeführt, sonst laufen Kassenumsatz und Kontobewegung dauerhaft auseinander.
Der Prüfungsexport ist festgelegt
Für elektronische Kassensysteme gibt es ein einheitliches Ausgabeformat der Finanzverwaltung, die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme, kurz DSFinV-K. Sie enthält die Einzelaufzeichnungen, die Stammdaten und die Kassenabschlüsse in einer festgelegten Struktur. Dazu kommen die Daten der technischen Sicherheitseinrichtung.
Wichtig ist, dass dein System diesen Export selbst erzeugt und dass jemand ihn schon einmal ausgelöst hat. Der Prüfungstermin ist der falsche Zeitpunkt, um herauszufinden, dass die Funktion zwar im Prospekt steht, aber ein Zusatzmodul verlangt.
Drei Wege des Datenzugriffs
Die Finanzverwaltung kann auf drei Arten zugreifen: unmittelbar am System selbst, mittelbar über Auswertungen, die dein Betrieb auf Anforderung erstellt, oder durch Überlassung der Daten auf einem Datenträger. Welcher Weg gewählt wird, entscheidet die Prüfung, nicht der Betrieb.
Daraus folgt eine praktische Konsequenz: Dein System muss auslesbar sein, und jemand im Haus muss wissen, wie. Ein Zugang, den nur der Hersteller kennt, ist im Ernstfall kein Zugang.
Wer exportieren darf, gehört festgelegt
Der vollständige Export enthält alles, was im Betrieb kassiert wurde, einschließlich der Leistung einzelner Bediener. Er gehört deshalb nicht in die Rechte jeder Person an der Kasse, sondern zu einer benannten Rolle. Umgekehrt darf der Export nicht an einer einzigen Person hängen, die im Urlaub sein kann.
Praktisch heißt das: mindestens zwei Personen im Haus wissen, wie der Export ausgelöst wird, und es ist aufgeschrieben, wohin die Dateien abgelegt werden. Eine Datei im Downloadordner eines Rechners, den nächstes Jahr niemand mehr benutzt, ist keine Ablage.
Ein Ausdruck ist kein Datensatz
Aufbewahrt wird maschinell auswertbar. Eine Sammlung von Ausdrucken oder eine Datei, die nur ein Bild der Berichte enthält, erfüllt das nicht, weil sich darin nicht sortieren, filtern und rechnen lässt. Der Export ersetzt außerdem keine Datensicherung: Er ist ein Auszug zu einem Stichtag, kein vollständiges Abbild deines Systems.
Wo wir aufhören
Welche Daten dein Betrieb in welcher Form vorhalten muss, wie lange die Aufbewahrungsfrist läuft und was bei einer Kassennachschau vorzulegen ist, hängt von deiner Betriebsart und der geltenden Rechtslage ab. Das gehört zu deiner Steuerberatung. Wir ordnen hier ein, welche Ausgabe wofür gedacht ist, mehr nicht.
