Ein Museum kassiert an einem einzigen Tresen Dinge, die betriebswirtschaftlich wenig miteinander zu tun haben: den Eintritt, den Shop, die Führung, manchmal die Garderobe und den Kaffee. Wer das alles über dieselbe Taste bucht, hat am Abend eine Summe und keine Auswertung.
Der Aufwand entsteht dabei nicht durch die Höhe der Beträge. Er entsteht durch ihre Vielfalt: viele Preisstufen, viele Nachweise, viele Ausnahmen, und alles an einem Platz, an dem gleichzeitig Fragen zur Ausstellung beantwortet werden.
Der Eintritt ist eine Preisliste, keine einzelne Zahl
Voller Preis, ermäßigt, Kinder, Schülergruppe, Jahreskarte, Familienkarte, Begleitperson, Kombiticket mit der Sonderausstellung: Jede dieser Varianten gehört als eigener Artikel in die Kasse. Wer sie über einen Freibetrag oder einen manuellen Rabatt abbildet, verliert die Besucherstatistik, und die braucht fast jedes Haus für Träger, Zuschussgeber oder den Jahresbericht.
Die Stolperstelle sind die kostenlosen Eintritte. Ehrenamtskarte, Presse, Fördermitglieder, freier Tag für Kinder: Auch ein kostenloser Eintritt muss gebucht werden, sonst zählt niemand die Menschen, die im Haus waren. Ein eigener Artikel ohne Preis löst das, ohne die Umsatzzahlen zu verfälschen.
Shop und Eintritt gehören steuerlich nicht in denselben Topf
Der Museumsshop verkauft Kataloge, Postkarten, Repliken, manchmal Getränke. Für die Umsatzsteuer gilt der Regelsteuersatz von 19 Prozent oder der ermäßigte Satz von 7 Prozent, je nachdem, um welche Ware es geht. Für Eintritte kultureller Einrichtungen gibt es zusätzlich Steuerbefreiungen, die an eine Bescheinigung der zuständigen Behörde gebunden sind.
Welche Zuordnung für dein Haus gilt, steht im Steuerbescheid und in dieser Bescheinigung, nicht in der Kassensoftware. Für die Kasse zählt nur, dass jeder Artikel dauerhaft in der richtigen Warengruppe liegt und niemand ihn im Alltag umhängt. Ein Katalog, der versehentlich als Eintritt gebucht wird, fällt bei der nächsten Prüfung auf, nicht am selben Abend.
Gruppen zahlen anders als Einzelbesucher
Schulklassen, Reisegruppen und Firmenbesuche melden sich vorher an, bekommen eine Führung dazu und wollen häufig eine Rechnung. Damit verlässt der Vorgang die Kasse und landet im Forderungswesen. Das ist in Ordnung, solange es bewusst passiert und jemand die offenen Rechnungen im Blick behält.
Zwei Punkte klärst du besser vor dem Besuch als danach: Was passiert, wenn die Gruppe kleiner erscheint als gemeldet, und was passiert bei kurzfristiger Absage. Beides schriftlich in der Bestätigung ist keine Förmlichkeit, sondern erspart das Gespräch an der Kasse vor einer wartenden Schulklasse.
Sonderveranstaltungen brauchen eine zweite Kasse
Vernissage, Lange Nacht, Konzert im Innenhof, Museumsfest: An solchen Abenden kassieren Menschen, die sonst nicht kassieren, an Orten, an denen sonst keine Kasse steht. Ein mobiles Terminal mit eigener Bedienerkennung und einem eigenen Bericht trennt diesen Abend sauber vom laufenden Betrieb.
Der praktische Nutzen zeigt sich erst hinterher: Du kannst sagen, was der Abend eingebracht hat, ohne die Tageskasse auseinanderzurechnen.
Was Kartenzahlung am Eintritt verändert
Ein großer Teil der Gäste kommt von außerhalb und hat wenig Bargeld dabei, auswärtige Besucher oft gar keines in passender Stückelung. Kontaktloses Bezahlen ist am Eintritt schneller als Wechselgeld heraussuchen, und das ist genau dort wichtig, wo sich der Andrang auf die Minuten nach dem Öffnen und auf die Zeit vor der Führung bündelt.
Rechne damit, dass der Shop und der Eintritt unterschiedlich stark auf Karte umschwenken. Wer beides getrennt auswertet, sieht das und kann den zweiten Kassenplatz dorthin stellen, wo er gebraucht wird.
Wo wir aufhören
Ob dein Haus gemeinnützig ist, welche Einnahmen in den Zweckbetrieb gehören, welcher Steuersatz für welchen Artikel gilt und ob die Bescheinigung für steuerfreie Eintritte vorliegt, sind steuerliche Fragen. Sie gehören zu deiner Steuerberatung. Fragen zur Trägerform und zu Verträgen mit Leihgebern gehören zur Rechtsberatung. Dieser Beitrag ordnet ein, er ersetzt beides nicht.
