Kirchengemeinde und Basar: Spende oder Verkauf?

Auf dem Gemeindebasar stehen zwei Dinge nebeneinander, die verschieden behandelt werden müssen: der Tisch, an dem Selbstgemachtes verkauft wird, und die Dose, in die gespendet wird. Von außen sieht das gleich aus. In der Buchführung ist es das Gegenteil voneinander.

Wer beides vermischt, stellt am Ende Zuwendungsbestätigungen für Marmelade aus. Das ist der Fehler, der eine Gemeinde teuer zu stehen kommen kann, und er passiert fast immer aus Freundlichkeit.

Eine Spende hat keine Gegenleistung

Eine Spende ist freiwillig und wird ohne Erwartung einer Gegenleistung gegeben. Sobald jemand etwas dafür bekommt, ein Glas Marmelade, ein Los, ein Essen, ist der Betrag keine Spende mehr. Auch dann nicht, wenn er weit über dem Wert der Sache liegt.

Der beliebte Zwischenweg, den Preis als Spende zu bezeichnen und die Ware als Geschenk dazuzulegen, trägt nicht. Entscheidend ist, ob Zahlung und Sache zusammenhängen, nicht, was auf dem Schild steht.

Was am Basartisch passiert, ist ein Verkauf

Der Verkauf von Waren ist eine wirtschaftliche Betätigung, auch wenn der Erlös vollständig einem guten Zweck zufließt und alle Beteiligten ehrenamtlich arbeiten. Die Verwendung des Geldes ändert nichts an der Einordnung der Einnahme.

Daraus folgt Praktisches. Der Verkauf gehört erfasst, Einnahmen und Wareneinsatz gehören dokumentiert, und je nach Umfang und Status des Rechtsträgers kann Umsatzsteuer anfallen. Für welche Umsätze das gilt und mit welchem Satz, ist eine Frage an die Steuerberatung oder an die Verwaltung eurer Landeskirche beziehungsweise eures Bistums.

Die Trennung muss in der Kasse sichtbar sein

Richtet für den Basartag getrennte Erfassungen ein: eine für den Verkauf, aufgeteilt nach Warengruppen, und eine für Spenden. Spendeneinnahmen sind kein Umsatz und dürfen in der Verkaufsauswertung nicht auftauchen, sonst stimmt weder die eine noch die andere Zahl.

Für die Spendendose gilt: aufbrechen zu zweit, zählen zu zweit, Protokoll mit Datum, Ort, Betrag und beiden Unterschriften. Bei Bargeld ohne Namen ist dieses Protokoll der einzige Beleg, den es je geben wird.

Zuwendungsbestätigungen stellt der Rechtsträger aus

Ausstellen darf nur, wer als steuerbegünstigte Körperschaft anerkannt ist, und zwar auf dem amtlich vorgeschriebenen Muster. Bei einer Kirchengemeinde ist der Rechtsträger nicht automatisch die Gruppe, die den Basar organisiert. Der Frauenkreis, der Förderverein und die Gemeinde selbst können drei verschiedene Absender sein, und nur einer davon darf unterschreiben.

Klärt vor dem Termin, wer ausstellt, wer unterschreibt und wo die Durchschriften abgelegt werden. Für Sammlungen ohne Einzelnachweis gibt es besondere Regeln. Wie sie in eurem Fall anzuwenden sind, sagt euch die Verwaltung eures Rechtsträgers.

Spenden per Karte sind möglich, kosten aber etwas

Ein Terminal oder eine Spendensäule nimmt Beträge an, die niemand in bar dabeihat. Das ist der Hauptgrund, warum Gemeinden so ein Gerät aufstellen. Zwei Punkte gehören dazu bedacht: Von jeder Kartenzahlung geht ein Entgelt ab, die Spende kommt also nicht in voller Höhe an, und für eine Bestätigung braucht ihr Name und Anschrift, die eine Kartenzahlung euch nicht liefert.

Praktisch heißt das: Kleinere Beträge laufen über die Säule ohne Bestätigung, größere nimmt jemand am Tisch mit Namen und Anschrift auf. Und wenn ihr Verkauf und Spende über dasselbe Gerät abwickelt, richtet getrennte Bereiche ein, damit der Tagesabschluss beides auseinanderhält.

Ehrenamt braucht klare Zuständigkeiten

An einem Basartag helfen viele Menschen, die sonst nie kassieren. Sagt vorher, wer für welchen Tisch verantwortlich ist, wer Wechselgeld ausgibt und wer am Ende zählt. Ein Zettel mit Anfangsbestand an jedem Tisch, ein Zählprotokoll am Ende, zwei Unterschriften darunter. Das kostet ein paar Minuten und verhindert das Gespräch, das sonst Wochen später geführt wird.

Wo wir aufhören

Ob eure Einnahmen steuerpflichtig sind, wer Zuwendungsbestätigungen ausstellen darf und wie der Basar im Haushalt der Gemeinde abgebildet wird, richtet sich nach eurem Rechtsträger und dem geltenden Steuerrecht. Diese Fragen gehören zur Steuerberatung und zu eurer kirchlichen Verwaltung. Wir erklären das Kassieren, nicht das Gemeinnützigkeitsrecht.