Ein Notfallplan ist kein Konzept, sondern ein Blatt, das im Betrieb hängt und auf dem steht, wer was tut, wenn etwas ausfällt. Sein Wert entsteht nicht beim Schreiben, sondern in dem Moment, in dem niemand in Ruhe nachdenken kann.
Kleine Betriebe brauchen dafür keine Gliederung nach Norm. Es reicht, die Störungen durchzugehen, die realistisch eintreten: Strom weg, Kasse defekt, Verbindung gestört, Personal krank, Einbruch, Wasserschaden. Zu jeder Lage gehören drei Angaben: was sofort passiert, wer entscheidet, wen man anruft.
Der Plan muss ohne Strom und ohne Handy lesbar sein
Ein Notfallplan, der als Datei auf dem Rechner liegt, ist genau dann nicht verfügbar, wenn er gebraucht wird. Er gehört ausgedruckt an einen festen Platz im Kassenbereich oder Büro, eine Kopie nimmt die Betriebsleitung mit nach Hause.
Auf das Blatt gehören die Nummern, die im Ernstfall niemand suchen will:
- Vermieter oder Hausverwaltung, Elektriker, Sanitärnotdienst
- Alarm- oder Wachdienst, Schlüsseldienst
- Hersteller oder Betreuer der Kasse, Netzbetreiber für die Kartenzahlung
- Versicherung mit Vertragsnummer und Schadensmeldung
- private Rufnummern der Personen, die öffnen und schließen dürfen
Stromausfall: die Kasse ist nicht das erste Problem
Fällt der Strom aus, betrifft das zuerst Kühlung, Licht und oft auch Türen und Rollläden. Wer Frischware führt, muss wissen, wer die Kühltemperaturen kontrolliert, ab wann Ware nicht mehr verkauft werden darf und wie die Entsorgung dokumentiert wird. Die Temperaturgrenzen und Zeitfenster stehen in deinem Hygienekonzept und in den Vorgaben der Lebensmittelüberwachung, nicht in einem Blogbeitrag.
Fürs Kassieren bedeutet Stromausfall in aller Regel: nur noch Bargeld. Kartenzahlung braucht Strom und eine Verbindung, beides fehlt. Halte einen Block für handschriftliche Belege bereit, nummeriere die Belege fortlaufend, notiere Beginn und Ende der Störung und erfasse die Vorgänge nach, sobald die Kasse wieder läuft. Diese Aufzeichnung ist der Teil, den man im Nachhinein nicht mehr herstellen kann.
Kasse, Verbindung oder Terminal: erst unterscheiden, dann handeln
Die drei Fälle sehen am Tresen gleich aus und haben verschiedene Lösungen. Ist die Kasse selbst defekt, hilft nur Ersatz oder ein Notbetrieb auf Papier. Ist die Internetverbindung gestört, funktioniert oft noch das Kartenterminal über Mobilfunk, während die Kasse steht. Ist das Terminal betroffen, läuft der Verkauf weiter, nur die Zahlart fällt weg.
Lege vorher fest, wer entscheiden darf, dass auf Bargeld umgestellt wird, und schreibe einen fertigen Aushang für die Tür. Ein Hinweis, wo der nächste Geldautomat steht, verhindert die Hälfte der Diskussionen.
Wenn Personal ausfällt
Krankheit ist der häufigste Notfall und der am schlechtesten geregelte. Es muss immer mindestens zwei Personen geben, die öffnen und schließen können, die Alarmanlage bedienen und an die Kasse kommen. Wer den Betrieb sonst nur mit sich selbst als Rückfallebene plant, hat keinen Plan, sondern Glück.
Zur Vertretungsregel gehört auch, wie die Kundschaft erfährt, dass heute geschlossen ist: Aushang an der Tür, Eintrag im Unternehmensprofil, Ansage am Telefon.
Einbruch, Feuer, Wasser
Bei Einbruch gilt: nichts aufräumen, nichts anfassen, Polizei rufen, danach fotografieren. Wer vor der Aufnahme sauber macht, vernichtet Spuren und Beweise für die Versicherung. Melde den Schaden unverzüglich, viele Verträge verlangen das ausdrücklich.
Was du dafür vorher brauchst, ist eine Liste der Geräte mit Bezeichnung, Seriennummer und Kaufbeleg, aufbewahrt außerhalb des Betriebs, dazu eine Datensicherung an einem anderen Ort. Beides bringt nach dem Schaden niemand mehr zusammen.
Ein Plan, den niemand kennt, ist keiner
Neue Mitarbeitende bekommen das Blatt am ersten Arbeitstag und nicht irgendwann. Geh den Plan in festen Abständen im Team durch, zum Beispiel wenn ohnehin Inventur ansteht, und ändere ihn sofort, wenn sich eine Nummer, ein Gerät oder eine Zuständigkeit ändert. Der beste Test ist eine einfache Frage an eine Aushilfe: Was machst du, wenn jetzt das Licht ausgeht und ein voller Wagen an der Kasse steht.
Wo wir aufhören
Welche Meldepflichten dein Versicherungsvertrag vorsieht, welche Aufzeichnungspflichten bei einem Kassenausfall gelten und welche arbeitsrechtlichen Regeln für Vertretung und Bereitschaft greifen, steht nicht in diesem Text. Den Vertrag klärt deine Versicherung, die steuerliche Seite deine Steuerberatung, die arbeitsrechtliche deine Rechtsberatung.
