Eine Papeterie bedient zwei Kundschaften, die kaum unterschiedlicher sein könnten: die Person, die eine Karte und einen Stift kauft, und das Büro nebenan, das monatlich bestellt und auf Rechnung zahlt. Beides läuft über denselben Tresen und braucht doch getrennte Abläufe.
Wer das nicht trennt, merkt es an zwei Stellen: Der Kleinverkauf wird langsam, und die offenen Posten wachsen unbemerkt.
Zwei Geschäftsmodelle unter einem Dach
Der Ladenverkauf lebt von Geschwindigkeit und niedrigen Beträgen. Das Firmengeschäft lebt von Verlässlichkeit, Lieferung und einem Zahlungsziel. Das eine wird mit dem Kassensystem abgewickelt, das andere mit Kundenkonto, Lieferschein und Rechnung.
Die häufigste Notlösung ist, Firmenkunden über die Kasse als Rechnung zu buchen und die Forderung in einem Ordner zu führen. Das geht so lange gut, bis zwei Lieferungen offen sind und niemand mehr weiß, welche davon bezahlt wurde.
Das Kundenkonto ist der Kern des Firmengeschäfts
Ein sauberes Kundenkonto klärt vier Dinge: Wer darf bestellen, wer darf abholen, wohin geht die Rechnung, und welche Kostenstelle steht darauf. Gerade Behörden, Schulen und Praxen verlangen Angaben auf der Rechnung, die dein Ladensystem gar nicht kennt.
Sammelbestellungen werden über den Monat geliefert und einmal abgerechnet. Dafür braucht jede Lieferung einen Lieferschein mit Unterschrift. Der Lieferschein ist später dein einziger Beweis, dass die Ware angekommen ist, und er ist der Grund, warum eine Rechnung anerkannt wird oder eben nicht.
Auf Rechnung heißt: du finanzierst deine Kundschaft
Zwischen Lieferung und Zahlung liegt dein Geld in fremden Regalen. Das ist im Geschäft mit Firmen üblich, verlangt aber Regeln: ein Zahlungsziel, das du selbst setzt, ein Limit je Kunde, und ein Mahnlauf, der nicht von deiner Laune abhängt.
Skonto ist ein Preisnachlass für schnelle Zahlung und muss vorher vereinbart sein, sonst wird es einfach abgezogen und du diskutierst hinterher. Bei Neukunden lohnt eine Bonitätsauskunft, bevor die erste große Sammelbestellung rausgeht. Und wenn gar nichts kommt: Zahlungsansprüche verjähren regelmäßig in 3 Jahren, wobei der Fristbeginn gesetzlich geregelt ist und nicht am Rechnungsdatum hängt.
Die E-Rechnung betrifft dich zuerst als Empfänger
Im Geschäft zwischen Unternehmen setzt sich die E-Rechnung durch. Gemeint ist nicht ein PDF im Anhang, sondern ein strukturierter Datensatz, den die Software des Empfängers auslesen kann. Ein eingescanntes Papier ist keine E-Rechnung.
Wichtiger als das Erstellen ist zunächst das Empfangen: Du musst solche Rechnungen von deinen Lieferanten annehmen und aufbewahren können. Welche Fristen, Stufen und Ausnahmen für deinen Betrieb gelten, bestätigt dir deine Steuerberatung, denn die Einführung erfolgt gestaffelt.
Kleinbetrag an der Kasse, Firmenkarte im Büro
Im Ladenverkauf entscheidet oft der feste Anteil je Zahlung über die Kosten, nicht der Prozentsatz. Bei R&B Pay sind das 5 Cent je Zahlung zusätzlich zu 0,79 Prozent bei girocard und 1,79 Prozent bei Kreditkarte, jeweils netto zuzüglich Umsatzsteuer. Der Tarif All-in mit 1,29 Prozent auf alle Karten kommt ohne Centbetrag aus und ist deshalb bei vielen kleinen Bons einen Vergleich wert.
Was viele überrascht: Firmenkreditkarten sind für den Handel in der Regel teurer als private Karten. Das liegt an den Entgelten, die Kartenherausgeber und Kartensysteme für diese Karten verlangen, nicht am Dienstleister. Wenn dein Anteil an Firmenkarten hoch ist, gehört er in jeden Angebotsvergleich, weil ein einzelner Durchschnittssatz diese Karten gern verdeckt.
Wo wir aufhören
Verjährung, Mahnverfahren, Pflichtangaben auf Rechnungen und die Fristen zur E-Rechnung sind rechtliche und steuerliche Themen. Deine Rechts- und Steuerberatung beantwortet sie für deinen Fall. Wir erklären die Zahlungsseite.
