Bei kaum einem Betrieb liegt zwischen Leistung und Geld so viel Verwaltung. Eine Pflegekraft erbringt in einer einzigen halben Stunde Leistungen, die aus verschiedenen Töpfen bezahlt werden, und keiner dieser Töpfe zahlt sofort.
Wer den Betrieb führt, muss deshalb zwei Dinge auseinanderhalten: die pflegerische Leistung und die Frage, wer sie bezahlt. Fehler entstehen fast immer an der Nahtstelle.
Wer für welchen Teil zahlt
Grob gibt es vier Zahler. Die Pflegekasse übernimmt Leistungen der Pflegeversicherung nach dem festgestellten Pflegegrad. Die Krankenkasse zahlt häusliche Krankenpflege, also Behandlungspflege auf ärztliche Verordnung, etwa Medikamentengabe oder Verbandwechsel. Der Sozialhilfeträger tritt ein, wenn die Mittel des Haushalts nicht reichen. Und der Haushalt selbst zahlt alles, was über die bewilligten Leistungen hinausgeht.
Der letzte Punkt ist der, den du selbst in der Hand hast: Zusatzleistungen, Fahrten, hauswirtschaftliche Arbeiten über dem bewilligten Umfang, Eigenanteile. Alles andere folgt fremden Bescheiden.
Ohne Nachweis und Verordnung keine Abrechnung
Die häufigste Ursache für nicht bezahlte Arbeit ist nicht Streit, sondern Papier. Ein Leistungsnachweis ohne Unterschrift, eine Folgeverordnung, die erst nach Ablauf der alten eingereicht wurde, eine Genehmigung, die noch aussteht: Die Leistung ist erbracht, das Geld kommt trotzdem nicht.
Wer die Verordnungslaufzeiten in einer Liste führt und rechtzeitig an die Arztpraxis erinnert, verhindert damit mehr Verluste als mit jeder Preiserhöhung. Dasselbe gilt für Unterschriften: Sie werden am Einsatzende geholt, nicht am Monatsende nachgetragen.
Du gehst dauerhaft in Vorleistung
Löhne laufen monatlich, die Abrechnung mit den Kassen braucht ihre Zeit. Dazwischen liegt eine Lücke, die jeder wachsende Pflegedienst spürt. Übliche Antworten darauf sind ein Abrechnungsdienstleister, der die Forderungen vorfinanziert, oder eine Kreditlinie. Beides kostet, und beides muss in der Kalkulation stehen, nicht in der Hoffnung.
Der Teil, den du selbst beschleunigen kannst, ist der private: kurze Zahlungsziele, Rechnungen zum festen Termin im Monat und ein Einzug per Lastschrift statt einzelner Überweisungen.
Kassieren beim Hausbesuch
Bargeld in fremden Wohnungen ist für beide Seiten unangenehm. Es fehlt Wechselgeld, die Quittung wird handschriftlich, und im Zweifel steht Aussage gegen Aussage. Deshalb sollte der Regelfall für wiederkehrende Eigenanteile die Lastschrift sein, mit schriftlichem Mandat und einer Vorabinformation, bevor der erste Betrag eingezogen wird.
Wo doch vor Ort gezahlt wird, etwa bei einmaliger Verhinderungspflege oder bei einem Erstgespräch, ist eine Kartenzahlung sauberer als Bargeld: Der Vorgang ist dokumentiert, der Beleg entsteht automatisch, und deine Mitarbeitenden fahren ohne Kasse durch die Tour.
Angehörige verstehen Leistungskomplexe nicht
Die Abrechnung folgt Leistungskomplexen und Vergütungssätzen, die außerhalb der Branche niemand liest. Wer den Vertrag nur aushändigt, bekommt die Rückfragen später, meist zusammen mit der ersten Rechnung über den Eigenanteil.
Nimm dir beim Erstgespräch die Zeit für eine einfache Aufstellung: Das übernimmt die Kasse, das zahlt der Haushalt, so hoch ist der Eigenanteil im Monat, und das ändert sich, wenn zusätzliche Einsätze dazukommen. Diese halbe Stunde ist die beste Investition gegen Zahlungsverzug, den es gar nicht geben müsste.
Jede Änderung verschiebt, wer zahlt
Ein neuer Pflegegrad, ein Krankenhausaufenthalt, ein Wechsel zwischen Sach- und Geldleistung, ein bewilligter Antrag, der rückwirkend gilt: Solche Änderungen verschieben die Anteile zwischen Kasse und Haushalt, oft für Zeiträume, die längst abgerechnet sind.
Halte deshalb jede Änderung der Versorgung schriftlich in der Leistungsvereinbarung fest, mit Datum und Unterschrift der Angehörigen. Sonst erklärst du später eine Rechnung, die niemand mehr nachvollziehen kann.
Wo wir aufhören
Versorgungsverträge, Vergütungsvereinbarungen, Abrechnungswege und die Frage, welche deiner Leistungen umsatzsteuerfrei sind, gehören ins Sozial- und Steuerrecht. Den Rahmen bestätigen dir dein Verband und die Kostenträger, die steuerliche Behandlung deine Steuerberatung und die Vertragsgestaltung deine Rechtsberatung.
