An der Kasse sehen beide Wege beinahe gleich aus: Karte lesen, Betrag bestätigen, Beleg. Einmal tippt die Kundschaft eine PIN, einmal unterschreibt sie. Dahinter stehen zwei sehr verschiedene Vorgänge, und der Unterschied betrifft nicht die Technik, sondern die Frage, wer sitzen bleibt, wenn das Geld nicht kommt.
Die Unterschrift am Terminal ist selten geworden, verschwunden ist sie nicht. Und wo sie auftaucht, ist sie fast immer die riskantere Variante.
Was die PIN leistet
Bei der Zahlung mit PIN wird die Karte gegen ein Geheimnis geprüft, das nur die berechtigte Person kennen soll, und der Kartenherausgeber gibt den Betrag frei. Es entsteht eine Autorisierung: eine verbindliche Zusage zu genau diesem Betrag, mit einer Genehmigungsnummer, die auf deinem Beleg steht.
Damit ist die Zahlung im Regelfall garantiert. Fällt die Kundschaft danach aus, ist das nicht mehr dein Problem, solange du dich an die Vorgaben gehalten hast, also insbesondere den Vorgang nicht nachträglich verändert und den Beleg aufbewahrt hast.
Was die Unterschrift nicht leistet
Gemeint ist damit das Unterschriftsverfahren mit der deutschen Debitkarte, im Fachjargon das elektronische Lastschriftverfahren. Dabei wird die Karte nur gelesen, um daran eine Lastschrift zu knüpfen. Der Kunde unterschreibt eine Ermächtigung, und du ziehst das Geld anschließend vom Konto ein. Eine Freigabe der Bank gibt es nicht, eine Prüfung der Deckung im engeren Sinne auch nicht.
Ist das Konto leer, kommt die Lastschrift zurück, und du hast eine Forderung gegen jemanden, der längst mit der Ware gegangen ist. Dazu kommt das Entgelt für die Rücklastschrift. Der unterschriebene Beleg ist dann dein einziges Papier, und er ist genau so viel wert, wie er sich durchsetzen lässt.
Bei einer Kreditkarte bedeutet eine Unterschrift etwas anderes. Dort wird der Betrag beim Kartenherausgeber freigegeben, die Unterschrift tritt lediglich an die Stelle der PIN. Eine Rückbelastung ist damit nicht ausgeschlossen, aber es ist keine Lastschrift, die mangels Deckung zurückkommt.
Warum es das überhaupt noch gibt
Das Verfahren ist herkömmlich günstiger als eine garantierte Zahlung, weil niemand für den Ausfall geradesteht. Diese Ersparnis ist der Preis für das Risiko. In Betrieben mit hohen Durchschnittsbeträgen fällt ein einziger Ausfall schnell schwerer ins Gewicht als die Ersparnis vieler Zahlungen.
Hinzu kommt der Aufwand. Wer das Ausfallrisiko selbst trägt, übernimmt auch Mahnung, Adressermittlung und Nachfassen. Das kostet Zeit, die in kleinen Betrieben niemand übrig hat.
Die Stolperstelle beim Beleg
Wenn du das Verfahren nutzt, muss der Beleg tatsächlich unterschrieben und so aufbewahrt werden, dass du ihn zu einem konkreten Vorgang wiederfindest. Ein Stapel unsortierter Bons hilft nicht weiter, wenn Wochen später eine Rückgabe hereinkommt.
Der zweite Fehler ist die Bequemlichkeit: Belege werden nicht gegengezeichnet, weil es schnell gehen muss. Damit fällt die letzte Grundlage weg, auf die du dich stützen könntest. Wenn du dieses Verfahren einsetzt, dann konsequent, sonst gar nicht.
Woran du erkennst, was gelaufen ist
Der Beleg sagt es dir. Bei einer Zahlung mit PIN steht dort eine Genehmigungsnummer, also der Nachweis, dass der Kartenherausgeber zugestimmt hat. Beim Lastschriftverfahren steht stattdessen ein Text, mit dem die Kundschaft dem Einzug zustimmt, und darunter das Feld für die Unterschrift.
Diesen Blick auf den Beleg solltest du deinem Personal einmal zeigen. Wer den Unterschied kennt, merkt sofort, wenn das Terminal in ein Verfahren gewechselt ist, das im Betrieb eigentlich nicht vorgesehen war.
Was heute die Regel ist
Im Alltag überwiegen die PIN und die Freigabe auf dem Gerät der Kundschaft. Ob ein Vorgang eine PIN verlangt, entscheiden Karte und Terminal miteinander, nicht dein Personal an der Kasse. Die richtige Reaktion auf eine Aufforderung zur PIN ist deshalb nie der Versuch, den Vorgang stattdessen mit Unterschrift durchzubringen.
Welche Verfahren dein Terminal überhaupt anbietet, entscheidest du bei der Einrichtung. Diese Entscheidung ist eine kaufmännische, keine technische, und sie gehört vor den ersten Zahltag, nicht in den ersten Streitfall.
Wo wir aufhören
Was in deinem konkreten Fall gilt, steht in deinen Vereinbarungen mit Netzbetreiber und Acquirer. Ob du eine offene Forderung aus einer zurückgegebenen Lastschrift durchsetzen kannst und mit welchen Mitteln, ist eine rechtliche Frage. Sie gehört zu deiner Rechtsberatung, die Behandlung eines Ausfalls in der Buchhaltung zu deiner Steuerberatung.
