Du hast eingezogen, das Geld war da, und wenige Tage später steht der Betrag wieder im Soll, dazu ein Entgelt. Eine Rücklastschrift ist kein Ausnahmefall, sondern ein eingeplanter Teil des Lastschriftverfahrens. Wer weiß, welche Rückgabe warum passiert, verliert dabei weniger Geld und vor allem weniger Zeit.
Wichtig ist zuerst eine Unterscheidung, die auf dem Kontoauszug kaum sichtbar ist: Es gibt Rückgaben, die aus dem Konto kommen, und Rückgaben, die aus dem Willen des Zahlers kommen. Beide sehen ähnlich aus und verlangen ein völlig anderes Vorgehen.
Rückgaben, die aus dem Konto kommen
Die größte Gruppe ist technischer Natur. Das Konto ist nicht gedeckt, es wurde aufgelöst, es ist gesperrt, oder die hinterlegte IBAN gibt es in dieser Form nicht mehr, weil deine Kundschaft die Bank gewechselt hat. In all diesen Fällen ist die Forderung selbst unstrittig, nur der Weg hat nicht funktioniert.
Ein Fall dieser Gruppe wird oft übersehen: Der Zahler hat bei seiner Bank eine Sperre für Lastschriften eines bestimmten Einreichers hinterlegt oder eine Betragsgrenze gesetzt. Dann kommt jeder weitere Einzug zurück, gleich wie oft du es versuchst. Ein zweiter Einzug ohne Rücksprache kostet dich in diesem Fall nur ein zweites Entgelt.
Rückgaben, die aus dem Willen des Zahlers kommen
Bei der SEPA-Basislastschrift kann der Zahler einem autorisierten Einzug innerhalb einer Frist widersprechen, ohne einen Grund zu nennen. Für Einzüge ohne gültiges Mandat gilt eine deutlich längere Frist. Die genauen Zeiträume stehen im Regelwerk zum Lastschriftverfahren und in den Bedingungen deiner Bank. Lass sie dir dort bestätigen, bevor du dich in einem Streitfall auf eine Frist berufst.
Bei der SEPA-Firmenlastschrift zwischen Unternehmen gibt es dieses Widerspruchsrecht nach der Einlösung nicht. Dafür muss die Bank des Zahlers das Mandat vorher bestätigt bekommen, sonst wird gar nicht erst eingelöst. Das ist der eigentliche Unterschied zwischen beiden Verfahren, und er entscheidet, wie belastbar dein Einzug ist.
Wer welches Entgelt trägt
Bei einer Rückgabe entstehen Kosten auf beiden Seiten. Deine Bank oder dein Dienstleister berechnet dir die Rückgabe, und die Bank des Zahlers berechnet ihm häufig ebenfalls etwas. Die Höhe steht in deinem Preisverzeichnis und in seinem, und sie unterscheidet sich von Haus zu Haus. Rechne einmal aus, wie viele erfolgreiche Einzüge eine einzige Rückgabe wieder ausgleichen muss. Danach diskutierst du anders über Mandatsqualität.
Entgelte, die dir tatsächlich in Rechnung gestellt wurden, kannst du dem Zahler in der Regel als Verzugsschaden weiterberechnen, wenn er den Grund zu vertreten hat. Eine Pauschale für deinen eigenen Bearbeitungsaufwand ist etwas anderes und rechtlich umstritten. Was in deine Bedingungen darf, gehört an den Schreibtisch der Rechtsberatung, nicht in die Kassensoftware.
Was die Quote senkt
- Mandatsdaten von Anfang an sauber erfassen und die IBAN maschinell prüfen lassen, statt sie abzutippen.
- Die Vorabankündigung ernst nehmen. Wer weiß, wann welcher Betrag abgeht, sorgt eher für Deckung.
- Einzugstermine so legen, dass sie zum üblichen Geldeingang deiner Kundschaft passen.
- Nach einer Rückgabe erst klären, dann erneut einziehen. Ein blinder zweiter Versuch verdoppelt nur die Entgelte.
- Bei wiederholten Rückgaben die Zahlart für diesen Kunden wechseln, statt es weiter zu versuchen.
Der Umgang mit betroffenen Kunden
Eine Rücklastschrift ist für viele Menschen unangenehm, besonders wenn die eigene Bank ebenfalls etwas berechnet hat. Eine kurze sachliche Nachricht mit Betrag, Datum und dem Angebot, den Einzug zu einem passenden Termin zu wiederholen, bringt mehr Geld zurück als eine Mahnung im ersten Schritt. Der Ton entscheidet hier über den Stammkunden.
Anders liegt der Fall, wenn Mandate reihenweise widersprochen werden oder Kontodaten von vornherein nicht stimmen. Das ist kein Zahlungsproblem, sondern ein Muster. Hier gehört die Forderung ins Mahnwesen, und die Zahlart für diesen Kunden gehört auf Vorkasse oder Karte umgestellt, bevor der nächste Auftrag angenommen wird.
Wo wir aufhören
Welche Fristen in deinem Fall gelten, was du weiterberechnen darfst und wie deine Vereinbarungen formuliert sein müssen, sind rechtliche Fragen und gehören zu deiner Rechtsberatung. Wie ausgefallene Forderungen zu buchen sind, klärt deine Steuerberatung. Wir ordnen hier nur ein, wie das Verfahren funktioniert und an welchen Stellen es Geld kostet.
