Vor jedem Lastschrifteinzug musst du ankündigen, wann du welchen Betrag abbuchst. Diese Vorabankündigung ist keine Förmelei. Sie ist der Grund, warum der Zahler für Deckung sorgen kann, und sie ist dein bestes Argument, wenn später jemand widerspricht.
Was hineingehört
Nötig sind der Betrag, der Termin der Abbuchung, deine Gläubiger-Identifikationsnummer und die Mandatsreferenz. Damit kann der Zahler die spätere Belastung auf seinem Auszug zuordnen und deiner Rechnung gegenüberstellen.
Eine besondere Form ist nicht vorgeschrieben. Die Rechnung selbst ist der übliche Träger: Ein Satz am Fuß, dass der Betrag zum genannten Termin von der hinterlegten Bankverbindung eingezogen wird, erledigt die Pflicht. Auch Mail, Beitragsbescheid, Vertragsanlage oder ein Hinweis im Kundenkonto kommen in Betracht.
Verwechsle die beiden Rollen trotzdem nicht. Eine Rechnung ist erst dann eine Ankündigung, wenn sie Betrag, Einzugstermin, Kennung und Referenz nennt. Steht dort nur der Satz, dass per Lastschrift abgebucht wird, fehlt der Termin, und damit fehlt genau die Angabe, wegen der die Ankündigung überhaupt verlangt wird.
Die Frist und was sich daran ändern lässt
Das Regelwerk sieht eine Ankündigungsfrist vor dem Fälligkeitstermin vor. Sie lässt sich vertraglich verkürzen, wenn beide Seiten das vereinbaren. Den geltenden Standardwert und den Spielraum bestätigt dir deine Bank, beides steht auch in deiner Inkassovereinbarung.
Wichtiger als der genaue Wert ist der Sinn dahinter: Der Zahler soll rechtzeitig reagieren können. Wer knapp ankündigt und den Einzug auf einen Termin unmittelbar nach einem langen Wochenende legt, erfüllt vielleicht den Buchstaben und produziert trotzdem Rückläufer, weil das Gehalt noch nicht da ist.
Einmal ankündigen statt jedes Mal
Bei gleichbleibenden, wiederkehrenden Beträgen genügt eine einmalige Ankündigung mit dem Terminplan. Der Verein kündigt den Jahresbeitrag mit Betrag und festem Einzugstermin an, der Wartungsvertrag nennt Betrag und Turnus. Danach ist keine Einzelankündigung mehr nötig, und der Aufwand fällt weg.
Diese Erleichterung endet, sobald sich etwas ändert. Ein anderer Betrag, ein verschobener Termin, eine Preisanpassung, ein zusätzlicher Posten: Jedes Mal brauchst du wieder eine Ankündigung. Genau hier passieren die Fehler. Die Preiserhöhung wird zwar mitgeteilt, der neue Einzugsbetrag samt Termin aber nicht ausdrücklich angekündigt, und der erste Einzug danach kommt zurück.
Was du im Vertrag regeln kannst
Drei Punkte lohnen sich: die verkürzte Ankündigungsfrist, die Form der Ankündigung, etwa Mail an eine benannte Adresse, und der Terminplan für wiederkehrende Beträge. Wer per Mail ankündigt, sollte sich die Adresse bestätigen lassen und Änderungen nachhalten. Eine Ankündigung an ein totes Postfach ist keine.
Bei Firmenkunden gehört dazu die Frage, an welche Stelle die Ankündigung geht. Die Buchhaltung ist selten dieselbe Adresse wie der Ansprechpartner im Betrieb, und wer nur den Ansprechpartner informiert, erreicht denjenigen nicht, der für Deckung sorgt.
Was passiert, wenn du sie vergisst
Der Einzug wird dadurch nicht automatisch unwirksam. Praktisch verlierst du trotzdem. Der Zahler kann einer Basislastschrift ohnehin widersprechen, und ohne Ankündigung tut er es eher. Die Rückgabe kostet dich ein Entgelt, den Zahlungseingang und Nacharbeit. Bei der Firmenlastschrift steht der Zahler vor einer Belastung, mit der er nicht gerechnet hat, und ruft an, statt zu zahlen.
Der ruhigste Weg ist deshalb, die Ankündigung fest in den Rechnungslauf einzubauen, statt sie als gesonderte Aufgabe zu führen. Rechnungsprogramme und Kassensysteme können den Textbaustein mit Betrag, Termin, Kennung und Referenz automatisch setzen. Was automatisch passiert, wird auch im Trubel nicht vergessen.
Wo wir aufhören
Ob deine Klausel zur verkürzten Frist wirksam vereinbart ist und welche Folgen eine unterbliebene Ankündigung im Einzelfall hat, sind rechtliche Fragen für deine Rechtsberatung. Fristen, Formate und Entgelte klärst du mit deiner Bank.
