SoftPOS: mit dem Smartphone kassieren und wo die Grenzen sind

SoftPOS heißt: Das Smartphone ist der Kartenleser. Keine zusätzliche Hardware, keine Kabel, nur eine App und die NFC-Antenne, die ohnehin im Gerät steckt. Die Kundschaft hält Karte oder eigenes Telefon an dein Telefon, und die Zahlung läuft.

Technisch ist das ein größerer Schritt, als es aussieht, denn bisher steckte alles Sicherheitsrelevante in gehärteter Hardware.

Was im Handy die Rolle des Terminals übernimmt

Ein klassisches Terminal schützt Kartendaten und PIN in einem eigenen, physisch gesicherten Bauteil. Ein Standardhandy hat das nicht. Deshalb verlagert SoftPOS den Schutz in die Software und auf Server: Die App prüft bei jedem Start, ob das Betriebssystem unverändert ist, ob das Gerät entsperrt oder manipuliert wurde, ob eine Bildschirmaufzeichnung läuft. Fällt eine dieser Prüfungen aus, verweigert sie den Dienst. Die eigentliche Sicherheitsleistung ist laufende Überwachung, nicht ein Bauteil, das man anfassen kann.

Daraus folgt eine Einschränkung, die im Alltag zuschlägt: SoftPOS ist an bestimmte Geräteklassen und Stände des Betriebssystems gebunden. Ein altes Diensthandy, das keine Aktualisierungen mehr bekommt, fällt irgendwann aus der Zulassung, ohne dass jemand vorher Bescheid sagt.

Die PIN auf dem Display

Lange war das die Grenze: Karte auflegen ging, PIN eingeben nicht. Inzwischen gibt es zugelassene Verfahren, bei denen die PIN auf dem Bildschirm eingegeben wird, mit wechselnder Tastaturbelegung und abgesicherter Verarbeitung. Ob deine Lösung das kann, ist eine Frage ihrer Zulassung, nicht des Handymodells. Ohne PIN-Fähigkeit bleibst du an der Grenze hängen, ab der eine PIN verlangt wird, und musst die Zahlung dann anders lösen. Frag das vorher ab, nicht am Marktstand.

Was das Handy nicht kann

• Belege drucken. Der Beleg kommt elektronisch, per QR-Code, Mail oder Nachricht. Für Kundschaft, die Papier erwartet, brauchst du zusätzlich einen kleinen Drucker, und damit ist der Vorteil der leeren Tasche dahin.
• Eine Kassenschublade öffnen.
• Zubehör anbinden, das an einem Terminal hängt, etwa ein zweites Display zur Kundenseite.
• Einen langen Tag durchhalten, wenn nebenher telefoniert, fotografiert und navigiert wird. Antenne und Display sind die größten Stromfresser.

Das Gerät gehört jemandem

Beim SoftPOS gibst du dein Telefon aus der Hand, sobald jemand eine PIN eingeben soll. Auf einem privaten Gerät bedeutet das fremde Finger auf deinem Sperrbildschirm, deinen Benachrichtigungen und deiner Kamera. Wer SoftPOS ernsthaft einsetzt, nimmt ein Gerät, das dem Betrieb gehört und sonst nichts tut. Das relativiert das Argument, man spare sich die Anschaffung.

Der zweite Punkt ist die Person dahinter: Ein Handy kassiert für einen Menschen. Sollen zwei gleichzeitig kassieren, brauchst du zwei eingerichtete Geräte und zwei Zugänge.

Die Kassenpflichten bleiben, wo sie sind

SoftPOS ersetzt den Kartenleser, nicht die Kasse. Anforderungen an Aufzeichnung, Belegausgabe und technische Sicherheitseinrichtung hängen an dem System, mit dem du deine Umsätze erfasst. Wer bisher eine Kasse mit angeschlossenem Terminal hatte und aufs Handy wechselt, sollte klären, wie die Umsätze weiterhin in der Kasse landen. Eine App, die kassiert, aber nicht bucht, erzeugt zwei getrennte Wahrheiten am Tagesende, und die Differenz fällt erst beim Abschluss auf.

Wofür SoftPOS reicht und wofür ein Terminal besser bleibt

Für SoftPOS spricht gelegentliches Kassieren außerhalb des Ladens: Marktstand, Vereinsfest, Lieferfahrt, Hausbesuch, Messestand. Ebenso der Einsatz als zweites Kassiergerät bei Andrang, wenn die Schlange am festen Tresen zu lang wird. Und die Rolle als Rückfallebene, wenn das Terminal ausfällt, denn eine App ist schneller einsatzbereit als ein Ersatzgerät aus dem Versand.

Für ein Terminal sprechen fester Tresen, viele Zahlungen am Tag, Belegdruck, Trinkgeldfunktion, Anbindung an die Kasse, robustes Gehäuse, austauschbar im Störungsfall. Ein Terminal ist ein Werkzeug mit genau einer Aufgabe, und darin liegt sein Vorteil. An den Entgelten ändert die Wahl nichts: Sie richten sich nach der Kartenart und nicht danach, welches Gerät die Karte gelesen hat.

Wo die Beratung anfängt

Ob dein Aufzeichnungsverfahren mit einer SoftPOS-App vollständig bleibt, ist eine steuerliche Frage und gehört zu deiner Steuerberatung. Wir sagen dir, was das Gerät technisch leistet und was es nicht leistet.