Im Spielwarenhandel fällt ein erheblicher Teil des Jahresumsatzes in die Wochen vor Weihnachten, und ein guter Teil der Arbeit in die Tage danach. Beides braucht Vorbereitung, und beides entscheidet sich nicht am Regal, sondern an der Kasse.
Die Spitze plant man im Sommer
Was im Advent fehlt, kannst du im Advent nicht mehr besorgen. Zur Vorbereitung gehören ein zweiter Kassenplatz oder ein mobiles Terminal für die Fläche, genug Bonrollen, geladene Ersatzakkus und ein zweites Terminal, das einspringt, wenn das erste ausfällt. Prüfe auch, was passiert, wenn das Kassensystem ausfällt: viele Terminals können den Betrag eigenständig entgegennehmen, wenn jemand ihn eintippt. Das gehört einmal geübt, bevor es gebraucht wird.
Der zweite Punkt sind die Aushilfen. Sie stehen genau in den Wochen an der Kasse, in denen am wenigsten Zeit zum Erklären ist. Storno, Gutschein, Erstattung und Geschenkverpackung sollten sie einmal in Ruhe gemacht haben, nicht zum ersten Mal am Samstagnachmittag.
Umtausch nach dem Fest: es gibt kein Recht darauf
Wer im Laden kauft, hat kein Widerrufsrecht. Die Widerrufsfrist von 14 Tagen gehört zum Fernabsatz, also zu Bestellungen über Internet oder Telefon. Im Ladengeschäft ist die Rücknahme einwandfreier Ware reine Kulanz.
Kulanz kostet nichts, solange sie freiwillig bleibt. Sobald du ein Schild aufhängst, das den Umtausch bis zu einem bestimmten Tag zusichert, ist das ein Versprechen, an dem du dich messen lassen musst. Formuliere es also so, wie du es auch am vollen Samstag einhalten willst. Etwas anderes ist ein Mangel: Bei neu gekauften Sachen gilt eine Gewährleistung von 2 Jahren, und die hängt nicht an deiner Kulanzregel.
Gutscheine: Einzweck oder Mehrzweck
Umsatzsteuerlich werden Gutscheine danach unterschieden, ob bei der Ausgabe schon feststeht, welche Leistung mit welchem Steuersatz eingelöst wird. Steht das fest, spricht man von einem Einzweckgutschein, und die Steuer entsteht bereits bei der Ausgabe. Steht es nicht fest, ist es ein Mehrzweckgutschein, und der Vorgang wird erst bei der Einlösung zum Umsatz.
Für einen Laden mit gemischtem Sortiment ist das keine akademische Frage, denn davon hängt ab, wann der Betrag in deiner Buchführung landet. Lass dir die Einordnung deiner Gutscheine von der Steuerberatung bestätigen und lege im Kassensystem getrennte Tasten für Ausgabe und Einlösung an. Ein Gutschein, der als normaler Verkauf gebucht wird, taucht doppelt im Umsatz auf.
Erstattung geht auf die Karte zurück
Wurde mit Karte gezahlt, geht die Erstattung auf dieselbe Karte zurück und braucht den Beleg des ursprünglichen Vorgangs. Bar auszuzahlen, was per Karte kam, ist die Tür für jede Rückbuchungsdiskussion und in vielen Kassenrichtlinien ohnehin untersagt.
Nach Weihnachten steht dieser Fall zuverlässig vor dir: Das Kind hat das Spiel doppelt, die Karte gehört der Tante, und die Tante steht nicht im Laden. Der saubere Weg ist ein Gutschein auf den Warenwert. Sag das dem Team vorher, sonst wird an der Kasse improvisiert.
Reservierung, Verpackung, Abholung
Zurückgelegte Ware bindet Bestand in genau den Wochen, in denen er teuer ist. Eine Anzahlung macht die Reservierung verbindlich, und ein vereinbarter Abholtag macht sie planbar. Notiere beides auf dem Beleg, damit auch die Kollegin am nächsten Tag den Vorgang zuordnen kann.
Nach dem Fest kommt die Auswertung
Die Spitze ist die beste Datenquelle, die du im Jahr hast. Schau dir an, wie sich Umsatz über die Uhrzeiten verteilt, wie hoch der Anteil der Kartenzahlungen war und welche Warengruppen getragen haben. Daraus wird die Personalplanung für das nächste Jahr, und aus dem Kartenanteil wird die Antwort auf die Frage, ob ein zweites Terminal sich rechnet.
Wo wir aufhören
Die steuerliche Einordnung von Gutscheinen, die Reichweite von Gewährleistung und die Formulierung eines Umtauschversprechens sind rechtliche und steuerliche Fragen. Wir beschreiben, wie diese Fälle an der Kasse aussehen. Verbindlich einordnen können sie nur deine Steuerberatung und deine Rechtsberatung.
