Im Getränkefachhandel laufen an einem Kassenplatz drei Dinge zusammen, die anderswo getrennt sind: ein Warenkorb mit vielen Positionen, eine Rücknahme von Leergut mit negativem Wert und eine Alterskontrolle, die den Verkauf im Zweifel ganz stoppt. Wer diese drei Vorgänge im Kassensystem sauber trennt, hat am Tresen wenig Ärger. Wer sie vermischt, merkt es spätestens beim Tagesabschluss.
Pfand ist ein durchlaufender Betrag, keine Ware
Pfand wird beim Verkauf aufgeschlagen und bei der Rückgabe wieder abgezogen. Im Kassensystem gehört es deshalb in eigene Warengruppen: Einwegpfand, Mehrwegpfand, Pfandrückgabe. Wer Pfand in die Warengruppe des Getränks mischt, kann später weder den Bestand noch die Rücknahme nachvollziehen und rechnet sich beim Vergleich der Monate reich oder arm.
Die häufigste Stolperstelle steht an der Leergutannahme. Ein Leergutbon mindert den Warenkorb, das ist unkritisch. Bringt aber jemand nur Leergut und will Geld sehen, ist das eine Barauszahlung und keine Kartengutschrift. Eine Erstattung über das Terminal setzt eine vorhandene Kartenzahlung voraus und geht nur auf dieselbe Karte zurück. Ein Terminal ist kein Geldautomat, und Personal, das das nicht weiß, probiert es irgendwann trotzdem.
Die Alterskontrolle gehört vor die Zahlung
Der Kassenvorgang muss anhalten können, bevor kassiert wird, nicht danach. Praktisch heißt das: Artikel mit Altersgrenze sind im Artikelstamm markiert, die Kasse fragt nach, und das Personal weiß, was ein tauglicher Nachweis ist und was nicht. Welche Altersgrenze für welche Getränkeart gilt, steht im Jugendschutzgesetz; die geltende Fassung bekommst du bei der zuständigen Ordnungsbehörde, und der Aushang gehört sichtbar an den Verkaufsplatz.
Eine Karte sagt nichts über das Alter der Person, die sie hinhält. Auch eine Zahlung per Handy ersetzt keinen Ausweis, obwohl sie so wirkt, als hätte jemand etwas geprüft. Bei Lieferung nach Hause verschiebt sich die Kontrolle an die Wohnungstür. Der Fahrer braucht dafür eine klare Anweisung, was passiert, wenn niemand mit Ausweis öffnet: Ware bleibt im Fahrzeug, Vorgang wird storniert, Zahlung kommt nicht zustande.
Große Warenkörbe, dünne Spanne
Kistenweiser Einkauf bedeutet hohe Bons bei kleiner Handelsspanne. Damit wird das Preismodell der Kartenzahlung zu einer echten Rechengröße statt zu einer Fußnote. Bei R&B Pay stehen zwei Modelle nebeneinander: 0,79 Prozent je girocard-Zahlung und 1,79 Prozent je Kreditkartenzahlung, jeweils zuzüglich 5 Cent je Zahlung, oder 1,29 Prozent auf alle Karten ohne Centbetrag. Alles netto zuzüglich Umsatzsteuer.
Welches Modell für dich günstiger ist, hängt an zwei Größen, die du aus deiner eigenen Abrechnung ablesen kannst: dem durchschnittlichen Kartenbon und dem Anteil der girocard an allen Kartenzahlungen. Viele girocard-Zahlungen mit hohem Bon sprechen für die getrennten Sätze, viele kleine Vorgänge für das Modell ohne Centbetrag. Schätzen hilft dabei nicht, die beiden Werte stehen in deiner Abrechnung.
Bei Lieferung wird beim Kunden kassiert
Wer ausliefert, kassiert an der Haustür. Ein mobiles Terminal erspart dem Fahrer die Bargeldkasse im Fußraum und dir das Zählen am Abend. Zwei Punkte entscheiden über den Erfolg: die Netzabdeckung auf der Tour und ein Beleg, den der Kunde sofort in der Hand hat. Nachträge, etwa zusätzliche Kisten aus dem Fahrzeug, gehören in denselben Vorgang und nicht in eine zweite Zahlung, sonst passt die Zuordnung zur Lieferschein-Nummer später nicht mehr.
Zwei Steuersätze im selben Wagen
Getränke fallen nicht alle in dieselbe Gruppe. Der Regelsteuersatz beträgt 19 Prozent, der ermäßigte Satz 7 Prozent. Welche deiner Artikel in welche Gruppe gehören, ist keine Frage des Bauchgefühls, sondern eine der Zuordnung im Artikelstamm. Lass dir diese Zuordnung einmal von deiner Steuerberatung bestätigen und pflege sie danach bei jedem neuen Artikel konsequent mit. Neue Lieferanten und Aktionsware sind die Stellen, an denen sich Fehler einschleichen.
Wo wir aufhören
Jugendschutz, Pfandpflichten und die steuerliche Zuordnung deines Sortiments sind rechtliche und steuerliche Fragen. Wir ordnen ein, wie die Vorgänge an Kasse und Terminal zusammenspielen. Ob dein Sortiment richtig zugeordnet ist, welche Nachweispflichten dich treffen und wie du die Kontrolle bei Lieferungen organisierst, klärst du mit deiner Steuerberatung und im Zweifel mit deiner Rechtsberatung.
