Tabak, Lotto und Presse sehen an der Kasse gleich aus: kleine Beträge, viele Vorgänge, wenig Zeit je Kunde. Kaufmännisch sind es drei verschiedene Geschäfte, und nur bei einem davon gehört der ganze Betrag dir. Wer das im Kassensystem nicht trennt, hält am Monatsende eine Umsatzzahl in der Hand, aus der sich nichts ableiten lässt.
Drei Geschäfte, drei Logiken
Tabakwaren tragen einen vom Hersteller festgelegten Kleinverkaufspreis. Du verdienst an einer Handelsspanne, die du nicht selbst bestimmst, und kannst den Preis nicht anheben, um Kosten aufzufangen. Presse läuft in der Regel als Kommissionsware mit Remission: nicht verkaufte Hefte gehen zurück, abgerechnet wird der Absatz.
Lotto ist etwas ganz anderes. Du vermittelst im Auftrag der Lottogesellschaft. Der Spieleinsatz ist Geld, das durch deine Kasse fließt, deine Vergütung ist die Provision daraus. Für Gewinnauszahlungen gelten eigene Regeln der Gesellschaft, bis zu welcher Höhe du in der Annahmestelle auszahlst und was zentral läuft.
Der Betrag in der Kasse ist nicht dein Umsatz
Durchlaufende Posten und Provisionsgeschäft gehören in eigene Warengruppen, getrennt vom Warenverkauf. Das hat zwei Wirkungen. Erstens siehst du bei der Auswertung, womit du tatsächlich verdienst, statt eine große Zahl anzustarren, die von den Spieleinsätzen aufgebläht wird. Zweitens findet deine Steuerberatung die Positionen ohne Rückfragen, was am Jahresende Zeit und Geld spart.
Die Stolperstelle liegt beim Personal, nicht in der Technik. Wenn eine Aushilfe die Lottoeinzahlung auf die Taste für Zeitschriften bucht, weil es schneller geht, ist die Trennung wertlos. Beschrifte die Tasten so, dass Verwechseln mehr Aufwand ist als richtig buchen.
Bei kleinen Bons zählt der feste Anteil je Zahlung
Preismodelle für Kartenzahlung bestehen fast immer aus zwei Teilen: einem Prozentsatz vom Umsatz und einem festen Betrag je Zahlung. Bei kleinen Beträgen wiegt der feste Teil deutlich schwerer als der Prozentsatz, weil er sich nicht mit dem Bon verkleinert. Genau das ist die Lage in einer Annahmestelle mit vielen Einzelvorgängen.
Bei R&B Pay heißt die Wahl entweder 0,79 Prozent je girocard-Zahlung und 1,79 Prozent je Kreditkartenzahlung, jeweils zuzüglich 5 Cent je Zahlung, oder 1,29 Prozent auf alle Karten ohne Centbetrag, jeweils netto zuzüglich Umsatzsteuer. Die Rechnung, die du dafür brauchst, ist die Anzahl der Kartenzahlungen im Monat, nicht der Umsatz. Diese Zahl steht in deiner Abrechnung, und sie überrascht die meisten beim ersten Nachsehen.
Zwei Systeme auf einem Tresen
Das Lottoterminal ist ein eigenes Gerät mit eigener Abrechnung. Es meldet nichts an dein Kassensystem, und es interessiert sich nicht für deinen Kassenabschluss. Ob am Lottoterminal überhaupt mit Karte gezahlt werden darf, entscheidet die Lottogesellschaft in ihren Vorgaben, nicht du und nicht dein Netzbetreiber.
Plane den Abgleich deshalb als festen Schritt ein: Lottoabrechnung, Kassenabschluss, Kartenumsatz. Wer das erst macht, wenn eine Differenz auffällt, sucht in Vorgängen einer ganzen Woche statt in denen eines Abends.
Tempo ist hier ein Umsatzfaktor
Bei dieser Vorgangszahl entscheiden Sekunden. Das Terminal sollte in Reichweite der Kassenkraft liegen und den Betrag automatisch von der Kasse übernehmen, statt ihn erneut eingetippt zu bekommen. Kontaktloses Zahlen ohne PIN ist unterhalb einer Betragsgrenze möglich, die die Kartensysteme vorgeben und die du weder setzt noch beeinflusst. Diskutiere darüber nicht mit der Kundschaft, sondern lass die Karte einfach stecken.
Kassenpflichten gelten auch bei kleinen Beträgen
Jeder Vorgang wird einzeln aufgezeichnet, und die Belegausgabepflicht hängt nicht an der Höhe des Betrags. Ein elektronischer Beleg ist möglich, wenn der Kunde ihm zustimmt. Welche Anforderungen dein Kassensystem im Einzelnen erfüllen muss und wie deine Verfahrensdokumentation aussieht, klärst du mit deiner Steuerberatung und deinem Kassenhersteller.
Wo wir aufhören
Die Verträge mit Lottogesellschaft, Pressegrossist und Tabaklieferant bestimmen einen großen Teil deines Alltags, und sie sind rechtlich bindend formuliert. Was darin steht, ist eine Frage für deine Rechtsberatung, die Behandlung durchlaufender Posten und der Provision eine für deine Steuerberatung. Wir erklären die Abläufe an Kasse und Terminal, wir beraten nicht.
