Ein Sportverein kassiert an zwei völlig verschiedenen Stellen. Einmal im Jahr oder im Quartal laufen die Mitgliedsbeiträge ein, und an jedem Heimspieltag stehen Eintritt, Getränke und Bratwurst auf dem Zettel. Beides landet in derselben Vereinskasse, folgt aber unterschiedlichen Regeln.
Wer beides über denselben Weg abwickelt, macht sich die Arbeit unnötig schwer und bekommt spätestens bei der Kassenprüfung Fragen, die niemand mehr beantworten kann.
Beiträge gehören auf die Lastschrift
Mitgliedsbeiträge sind wiederkehrende Forderungen in gleicher Höhe zu einem festen Termin. Genau dafür ist die SEPA-Basislastschrift gebaut. Der Verein braucht dazu eine Gläubiger-Identifikationsnummer, die er bei der Deutschen Bundesbank beantragt, eine Vereinbarung mit seiner Bank und von jedem Mitglied ein unterschriebenes Mandat.
Kartenzahlung ist für Beiträge das falsche Werkzeug. Sie setzt eine aktive Handlung des Zahlenden voraus, und zwar bei jedem Einzug erneut. Die Lastschrift dreht das um: Der Verein zieht ein, das Mitglied muss nichts tun. Am Getränkestand ist es genau umgekehrt, dort ist die Karte richtig.
Das Mandat ist mehr als eine Unterschrift
Auf dem Mandat stehen der Verein als Zahlungsempfänger, die Gläubiger-Identifikationsnummer und eine Mandatsreferenz. Die Referenz ist die Kennung, unter der dieses eine Mitglied in jedem Einzug wiedererkannt wird. Wer sie aus der Mitgliedsnummer bildet, findet Rückläufer ohne Suchen.
Vor der Belastung muss eine Vorabinformation an das Mitglied gehen, in der Betrag und Fälligkeitstag stehen. Wie lange vorher, ist mit der Bank vereinbart und lässt sich verkürzen; die für euch geltende Frist nennt dir deine Bank. Bei gleichbleibenden Beiträgen genügt in der Regel ein Hinweis, der den Termin für das ganze Jahr ankündigt.
Die Stolperstelle liegt bei den Karteileichen. Mandate verfallen, wenn sie über einen längeren Zeitraum nicht genutzt werden. Ein Verein, der nur einmal jährlich einzieht, ist davon schneller betroffen als einer, der quartalsweise abbucht.
Rücklastschriften kosten den Verein Geld
Ein Mitglied kann einer Basislastschrift widersprechen, ohne einen Grund zu nennen. Die Frist dafür nennt dir deine Bank. Kommt die Buchung zurück, fällt ein Entgelt an, und der Beitrag ist weiterhin offen.
Ob der Verein diese Kosten weitergeben darf, hängt davon ab, ob Satzung oder Beitragsordnung das vorsehen. Wer das nachträglich per Aushang regeln will, hat keine Grundlage. Der häufigste Grund für Rückläufer ist übrigens keine Zahlungsunwilligkeit, sondern eine alte Kontoverbindung.
Der Heimspieltag ist ein eigener Betrieb
An der Theke gelten dieselben Regeln wie in jeder Gastronomie. Einnahmen müssen vollständig und nachvollziehbar erfasst werden, Wechselgeld gehört gezählt, Entnahmen für Helfer werden aufgeschrieben. Wer eine elektronische Kasse einsetzt, braucht die vorgeschriebene technische Sicherheitseinrichtung, auch wenn sie nur an wenigen Tagen im Monat läuft.
Kartenzahlung nimmt an dieser Stelle Druck aus der Schlange und aus der Abrechnung. Bei R&B Pay kostet eine girocard-Zahlung 0,79 Prozent, eine Kreditkartenzahlung 1,79 Prozent, jeweils zuzüglich 5 Cent je Zahlung. Im Tarif All-in sind es 1,29 Prozent auf alle Karten ohne Centbetrag. Alle Angaben netto zuzüglich Umsatzsteuer.
Vier Bereiche, die auseinandergehalten werden müssen
Ein gemeinnütziger Verein bewegt sich in vier Bereichen: dem ideellen Bereich mit Beiträgen und Spenden, der Vermögensverwaltung etwa aus Verpachtung, dem Zweckbetrieb mit dem eigentlichen Sportbetrieb und dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, in den der Getränkeverkauf und die Bandenwerbung fallen.
Für den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb gelten Umsatz- und Besteuerungsgrenzen, die der Gesetzgeber mehrfach angepasst hat. Den aktuell geltenden Wert bestätigt dir deine Steuerberatung. Wichtig ist die Zuordnung im Alltag: Eintrittsgeld und Getränkeverkauf sind nicht dasselbe, auch wenn beide am selben Tag in dieselbe Kasse fließen. Wer sie erst am Jahresende trennen will, trennt sie gar nicht mehr.
Die Vereinskasse braucht zwei Augenpaare
Die Kassenprüfer werden von der Mitgliederversammlung gewählt und prüfen für sie, nicht für den Vorstand. Damit sie überhaupt etwas prüfen können, brauchen sie Belege, ein geführtes Kassenbuch und einen Kassenbestand, der zum Buch passt.
Am Spieltag heißt das: Zählprotokoll beim Öffnen und beim Schließen, eine Person zählt, eine zweite bestätigt. Das schützt vor allem die Ehrenamtlichen selbst. Eine Differenz ohne Protokoll steht im Raum, ohne dass jemand sie erklären kann.
Wo wir aufhören
Ob dein Verein die Voraussetzungen der Gemeinnützigkeit erfüllt, wie Beiträge in der Satzung zu regeln sind und welche Grenzen für den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb gerade gelten, sind steuerliche und rechtliche Fragen. Sie gehören zu deiner Steuerberatung und, wo es um Satzung und Haftung geht, zur Rechtsberatung. Wir erklären, wie das Kassieren funktioniert, nicht, wie ein Verein zu führen ist.
