Ein Konzertabend ist Ticketverkauf und Gastronomie auf einmal, und beides gibt es nur für ein paar Stunden. Alles, was ihr an diesem Abend aufbaut, verschwindet danach wieder. Die Abrechnung bleibt.
Der Reiz und das Risiko liegen in derselben Sache: Es gibt keinen zweiten Versuch. Was beim Einlass nicht funktioniert, funktioniert an diesem Abend nicht mehr.
Vorverkauf und Abendkasse sind zwei getrennte Kassen
Im Vorverkauf ist das Geld längst da, an der Abendkasse entsteht es in wenigen Minuten. Wer beides in einen Topf wirft, weiß hinterher nicht, wie viele Karten tatsächlich verkauft wurden und wie viele Gäste ohne Ticket gekommen sind.
Führe für den Vorverkauf eine Liste mit Kartennummer, Name und Zahlungsweg und für die Abendkasse eine eigene Erfassung. Am Ende müssen verkaufte Karten, eingenommene Beträge und übrige Restkarten zusammenpassen. Das ist die einzige Kontrolle, die ihr an einem einzelnen Abend überhaupt habt.
Eintritt und Getränke gehören getrennt gebucht
Eintrittsgelder eines gemeinnützigen Musikvereins können als kultureller Zweckbetrieb zu behandeln sein, der Getränkeverkauf in der Pause ist ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb. Für beide gelten unterschiedliche steuerliche Folgen, und bei der Umsatzsteuer können unterschiedliche Sätze greifen: der Regelsteuersatz von 19 Prozent oder der ermäßigte Satz von 7 Prozent.
Praktisch heißt das: Trennt die Warengruppen, bevor der Abend beginnt. Eintritt, Getränke, Speisen, Programmheft. Nachträglich lässt sich eine Tagessumme nicht mehr aufteilen, ohne zu schätzen, und eine Schätzung ist genau das, was bei einer Prüfung nicht überzeugt.
Was passiert, wenn das Netz in der Halle wegbricht
Turnhallen, Kirchen und alte Säle sind zuverlässige Funklöcher. Ein Kartenterminal braucht eine Verbindung, um eine Zahlung autorisieren zu lassen. Prüfe den Empfang deshalb an genau der Stelle, an der die Kasse später steht, und zu einer Zeit, in der auch andere Menschen im Gebäude sind. Ein leerer Saal am Vormittag beweist nichts.
Gibt es WLAN, nimm es als zweiten Weg dazu, nicht als einzigen. Und plane Bargeld ein. Ein Abend, an dem nur die Karte funktioniert, endet an der Abendkasse in einer Schlange, die niemand mehr auflöst.
Die Abrechnung passiert am Tag danach
Das Geld aus Kartenzahlungen liegt am Abend noch nicht auf dem Vereinskonto. Zwischen der Autorisierung im Saal und der Gutschrift auf dem Konto liegen Verarbeitung und Wertstellung. Für die Buchführung heißt das: Der Kartenumsatz des Abends ist zunächst eine Forderung, und die Gutschrift kommt später als Sammelbuchung, nicht als Einzelbetrag je Gast.
Hebt den Tagesabschluss des Terminals auf. Er ist der Beleg, der die Sammelgutschrift auf dem Kontoauszug mit diesem Abend verbindet. Ohne ihn steht später eine Zahl auf dem Auszug, die niemand mehr zuordnen kann, und die Kassenprüfung beginnt mit einer Frage, auf die es keine Antwort gibt.
Die Musik selbst ist ein eigener Posten
Für öffentliche Aufführungen fallen Vergütungen für die Verwertungsgesellschaft an, und angemeldet wird vor der Veranstaltung, nicht danach. Was anzumelden ist und was es kostet, hängt von Saalgröße, Eintrittspreis und Art der Veranstaltung ab. Die geltenden Tarife nennt dir die Verwertungsgesellschaft selbst, und viele Landesverbände haben Rahmenverträge, die für Mitgliedsvereine günstiger sind.
Kalkuliert diesen Posten, bevor ihr den Eintrittspreis festlegt. Wer ihn erst nach dem Konzert entdeckt, zahlt ihn aus dem Erlös, den der Verein eigentlich für etwas anderes eingeplant hatte.
Wo wir aufhören
Ob euer Konzert als Zweckbetrieb gilt, welcher Umsatzsteuersatz auf welchen Posten anzuwenden ist und wie die Einnahmen im Jahresabschluss des Vereins erscheinen, entscheidet nicht die Kasse, sondern deine Steuerberatung. Frag dort nach, bevor der Abend stattfindet. Danach ist die Buchung schon gemacht.
