Den Steuersatz entscheidest du im Alltag nicht am Schreibtisch, sondern an der Kasse. Ob eine Portion mitgenommen oder am Tisch gegessen wird, ob eine Ware als Lebensmittel oder als Genussmittel gilt: solche Kleinigkeiten verschieben den Satz und damit den Betrag, den du abführst.
Die Umsatzsteuer kennt einen Regelsatz von 19 Prozent und einen ermäßigten Satz von 7 Prozent. Der Regelsatz ist der Normalfall. Der ermäßigte Satz gilt nur für das, was der Gesetzgeber ausdrücklich in eine Liste geschrieben hat.
Die Liste entscheidet, nicht das Gefühl
Welche Gegenstände ermäßigt sind, steht in einer Anlage zum Umsatzsteuergesetz. Sie ist nach Warengruppen aufgebaut und in den Randbereichen unübersichtlich. Dass etwas gesund, alltäglich oder günstig ist, macht es nicht ermäßigt, und ein hoher Preis macht umgekehrt nicht automatisch den Regelsatz.
Für dich heißt das: Die Zuordnung wird einmal sauber ermittelt und dann schriftlich festgehalten. Sie wird nicht bei jedem neuen Artikel neu geraten.
Im Haus oder außer Haus
In der Gastronomie hängt der Satz nicht am Produkt allein, sondern daran, ob du eine Speise lieferst oder eine Dienstleistung erbringst. Kommen Bedienung, Geschirr, Tische und Reinigung dazu, ist es eine Restaurationsleistung. Wird nur abgegeben, ist es eine Lieferung.
Daraus folgt eine Frage, die dein Personal bei jedem Verkauf stellen muss, und ein Kassensystem, das denselben Artikel in zwei Varianten führt. Wer beides nicht sauber trennt, hat am Monatsende eine Zahl, die niemand mehr nachvollziehen kann.
Die Abgrenzung war in den vergangenen Jahren mehrfach Gegenstand befristeter Sonderregeln. Was aktuell gilt, bestätigt dir deine Steuerberatung.
Getränke sind der klassische Sonderfall
Bei Getränken laufen die Sätze auseinander, ohne dass es der Kundschaft plausibel wäre. Auch hier hilft nur der Blick in die Liste statt eine Faustregel. Verkaufst du Getränke zusammen mit Speisen zu einem gemeinsamen Preis, kommt zusätzlich die Frage dazu, wie dieser Preis aufgeteilt wird.
Gemischte Warenkörbe und Kombipreise
Verkaufst du zwei Positionen mit unterschiedlichen Sätzen zu einem gemeinsamen Preis, muss dieser Preis aufgeteilt werden. Der Maßstab dafür muss nachvollziehbar sein und darf nicht wechseln, je nachdem welches Ergebnis besser passt. Ein Aufteilungsschlüssel, den du nach Bedarf änderst, fällt in der Prüfung sofort auf.
Dasselbe gilt für einen Rabatt auf einen gemischten Bon. Der Nachlass verteilt sich auf beide Sätze. Ihn vollständig dem höher besteuerten Teil zuzuschlagen, spart Steuer und hält keiner Prüfung stand.
Die eigentliche Entscheidung fällt im Artikelstamm
Praktisch legst du den Steuersatz nicht am Bon fest, sondern in der Warengruppe. Jeder Artikel hängt an einer Gruppe, jede Gruppe an einem Satz. Damit ist die Zuordnung reproduzierbar, und der Tagesabschluss trennt die Umsätze von selbst.
- Neue Artikel bekommen ihre Warengruppe beim Anlegen, nicht irgendwann später.
- Speisen zum Mitnehmen werden als eigene Variante geführt, nicht per Zuruf umgebucht.
- Jede Änderung an einem Satz wird mit Datum dokumentiert, damit später klar ist, ab wann welcher Wert galt.
- Wer neu an der Kasse steht, wird auf die Trennung zwischen Haus und außer Haus eingewiesen, bevor er allein kassiert.
Was ein falscher Satz kostet
Weist du zu viel Steuer aus, schuldest du den ausgewiesenen Betrag, auch wenn er falsch war. Weist du zu wenig aus, fehlt der Rest trotzdem und wird nachgefordert, denn deine Kundschaft zahlt nicht nach. In beiden Richtungen trägt den Fehler dein Betrieb, und zwar rückwirkend für alle betroffenen Bons.
Genau deshalb ist die Zuordnung kein Detail für den Jahresabschluss. Ein Fehler in einer Warengruppe multipliziert sich mit jedem Verkauf, und er fällt meist erst auf, wenn er schon lange läuft.
Wo wir aufhören
Welcher Satz auf deine konkreten Artikel gehört, ist eine steuerliche Beurteilung und keine Einstellungsfrage im Kassensystem. Lass die Zuordnung einmal von deiner Steuerberatung prüfen und halte das Ergebnis schriftlich fest. Danach ist es Pflege und keine Entscheidung mehr.
