Der Wechsel in die Regelbesteuerung ist kein Formular, sondern ein Stichtag. Ab ihm weist du Umsatzsteuer aus, ab ihm ziehst du Vorsteuer, und ab ihm ändert sich entweder dein Preis oder deine Marge. Wer den Wechsel vorbereitet, verliert dabei kein Geld. Wer ihn nachträglich bemerkt, meistens schon.
Zwei Wege führen hinein
Der erste Weg ist die Grenze. Der Umsatz überschreitet den maßgeblichen Wert, und die Regelbesteuerung greift, ohne dass du etwas tun musst. Der zweite Weg ist der freiwillige Verzicht: Du erklärst dem Finanzamt, dass du die Kleinunternehmerregelung nicht anwenden willst, obwohl du dürftest.
Der freiwillige Verzicht lohnt sich typischerweise in zwei Lagen. Entweder verkaufst du überwiegend an andere Betriebe, denen der Steuerausweis nichts ausmacht, weil sie ihn abziehen. Oder am Anfang stehen hohe Investitionen, deren Vorsteuer du sonst verlierst.
Der Verzicht bindet dich
Ein Verzicht gilt nicht nur für ein Jahr. Er bindet dich für einen mehrjährigen Zeitraum, den das Gesetz vorgibt. Den aktuellen Zeitraum nennt dir deine Steuerberatung. Danach kommst du nur zurück, wenn du die Voraussetzungen wieder erfüllst und den Verzicht ausdrücklich widerrufst.
Diese Bindung ist der Grund, warum die Entscheidung eine Rechnung verlangt und kein Bauchgefühl. Sie gilt auch dann noch, wenn sich dein Kundenkreis inzwischen verschoben hat.
Der Stichtag hängt an der Leistung, nicht am Rechnungsdatum
Maßgeblich ist, wann du geliefert oder geleistet hast. Eine Leistung aus der Zeit davor bleibt ohne Umsatzsteuer, auch wenn du die Rechnung erst danach schreibst. Umgekehrt gehört eine Leistung nach dem Stichtag in die Regelbesteuerung, selbst wenn Angebot und Auftrag vorher lagen.
Bei Aufträgen, die über den Jahreswechsel laufen, ist das die häufigste Fehlerquelle. Halte den Leistungszeitpunkt fest, nicht nur den Zahlungseingang. Bei Arbeiten, die sich in Abschnitte teilen lassen, lohnt es sich, diese Teilleistungen sauber abzugrenzen und einzeln abzurechnen.
Preise: brutto halten oder netto halten
Du hast zwei Möglichkeiten, und beide sind vertretbar. Hältst du den Bruttopreis konstant, bleibt dein Preisschild unverändert, aber die Steuer geht aus deiner Marge. Hältst du den Nettopreis konstant, bleibt deine Marge, aber die Kundschaft zahlt sichtbar mehr.
Bei Privatkundschaft ist das eine echte Preisentscheidung, die du erklären können musst. Bei Geschäftskundschaft fällt sie kaum auf, weil dein Gegenüber ohnehin netto vergleicht.
Ein Zwischenweg besteht darin, den Aufschlag nicht gleichmäßig zu verteilen, sondern dort zu setzen, wo die Kundschaft weniger empfindlich reagiert. Das setzt voraus, dass du deine Verkaufszahlen je Artikel kennst.
Was am Stichtag umgestellt sein muss
- Rechnungsvorlagen: Steuersatz und Steuerbetrag hinein, der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung heraus.
- Kassensystem: Warengruppen mit dem richtigen Satz, damit der Bon die Steuer korrekt ausweist.
- Preisschilder, Speisekarte und Website, falls sich der Bruttopreis ändert.
- Dauerverträge und wiederkehrende Rechnungen, in denen ein fester Preis vereinbart wurde.
- Angebote, die noch offen sind: Steht dort ein Nettopreis oder ein Bruttopreis.
Der Punkt mit den Dauerverträgen wird am häufigsten übersehen. Steht in einem Vertrag mit einem Privatkunden nur ein Betrag ohne Zusatz, gilt er im Zweifel als Bruttobetrag. Die Steuer geht dann zu deinen Lasten, bis der Vertrag geändert ist.
Was du ab dem Wechsel gewinnst
Die Vorsteuer aus deinen Eingangsrechnungen wird abziehbar, sofern eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Das gilt für Warenwirtschaft und Software ebenso wie für die technischen Leistungen rund um die Kartenzahlung, etwa Terminalmiete und Netzbetrieb. Die Entgelte für die Zahlungsabwicklung selbst sind dagegen von der Umsatzsteuer befreit; auf ihnen steht keine Steuer, die du abziehen könntest. Bei größeren Anschaffungen ist der Abzug ein spürbarer Betrag.
Dazu kommt die Pflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung. In welchem Rhythmus du meldest, teilt dir das Finanzamt mit.
Wo wir aufhören
Ob und wann du wechselst, wie lange dich ein Verzicht bindet und wie du laufende Aufträge sauber trennst, ist steuerliche Beratung im Einzelfall. Die Entscheidung lässt sich gut vorbereiten. Treffen solltest du sie mit deiner Kanzlei.
