Die Umsatzsteuervoranmeldung ist eine Zwischenabrechnung. Du meldest dem Finanzamt in kurzen Abständen, wie viel Umsatzsteuer du eingenommen und wie viel Vorsteuer du gezahlt hast, und überweist die Differenz. Der Staat wartet damit nicht bis zum Jahresende.
Was du meldest
Gemeldet werden Summen, keine Einzelbelege: die Umsätze getrennt nach Steuersätzen, die darauf entfallende Steuer, die abziehbare Vorsteuer und daraus die Zahllast. Ergibt sich ein Überhang an Vorsteuer, entsteht ein Erstattungsanspruch.
Die Zahlen kommen aus deiner laufenden Buchführung. Wenn die Voranmeldung regelmäßig Stress macht, liegt das fast immer an der Buchführung und nicht am Formular. Wer Belege während des Zeitraums erfasst, hat am Stichtag nichts mehr zu tun.
Wie oft du meldest, entscheidest nicht du
Der Rhythmus ergibt sich aus deiner Steuerlast des Vorjahres. Je nach Höhe meldest du monatlich, vierteljährlich oder in bestimmten Fällen gar nicht unterjährig. Die maßgeblichen Grenzen ändert der Gesetzgeber gelegentlich; welche für dich gilt, teilt dir das Finanzamt mit oder sagt dir deine Kanzlei.
Bei einer Neugründung gibt es kein Vorjahr, an dem sich das messen ließe. Den Rhythmus legt dann das Finanzamt fest.
Die Übermittlung ist elektronisch und authentifiziert
Die Voranmeldung geht elektronisch an das Finanzamt, mit einem Zertifikat, das auf dich oder deine Kanzlei ausgestellt ist. Papier ist nur in Härtefällen und auf Antrag vorgesehen.
Zwei praktische Punkte, die im Betrieb regelmäßig unterschätzt werden: Das Zertifikat läuft ab und muss rechtzeitig verlängert werden. Und es hängt an einer Person. Ist diese Person im Urlaub oder krank, steht die Meldung. Kläre vorher, wer sonst übermitteln kann.
Meldung und Zahlung sind zwei Vorgänge
Die Anmeldung wirkt wie eine Steuerfestsetzung: Was du meldest, schuldest du. Die Zahlung musst du zusätzlich veranlassen. Wer nur meldet und nicht zahlt, bekommt Post, obwohl formal alles eingereicht wurde.
Ein Lastschriftmandat für das Finanzamt nimmt diese Fehlerquelle heraus. Eingezogen wird nur der Betrag, den du selbst gemeldet hast; die Kontrolle über die Zahlen bleibt bei dir.
Nullmeldung und Korrektur
Auch ein Zeitraum ohne Umsatz wird gemeldet. Eine Nullmeldung ist kein Widerspruch in sich, sondern die Aussage, dass nichts angefallen ist. Wer sie weglässt, wird geschätzt.
Hast du dich vertan, reichst du für denselben Zeitraum eine berichtigte Anmeldung ein. Das ist ein normaler Vorgang, solange es nicht zur Gewohnheit wird. Fällt ein Fehler erst sehr spät auf und war er erheblich, wird aus der Berichtigung schnell eine Frage der Selbstanzeige. Dann gehört der Fall in fachliche Hände, bevor du etwas einreichst.
Was passiert, wenn die Meldung ausbleibt
Zunächst kann ein Verspätungszuschlag festgesetzt werden. Bleibt die Meldung ganz aus, schätzt das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen, und Schätzungen fallen selten zu deinen Gunsten aus. Die Schätzung ersetzt deine Pflicht nicht: Du musst trotzdem melden. Für zu spät gezahlte Beträge kommen Säumniszuschläge dazu.
Wenn absehbar ist, dass du nicht zahlen kannst, ist Melden trotzdem der bessere Weg. Über eine Stundung oder Ratenzahlung lässt sich sprechen. Über eine ausgebliebene Anmeldung nicht.
Wenn die Frist regelmäßig zu knapp ist
Für Betriebe, denen der Abgabetermin dauerhaft zu eng liegt, gibt es die Dauerfristverlängerung. Sie verschiebt den Termin und ist je nach Rhythmus an eine Sondervorauszahlung geknüpft. Das ist ein eigenes Thema, aber die richtige Lösung, wenn du sonst jedes Mal knapp dran bist.
Das Jahr schließt die Voranmeldungen ab
Am Ende steht die Umsatzsteuerjahreserklärung. Sie fasst zusammen, was du unterjährig gemeldet hast, und gleicht Differenzen aus. Voranmeldungen sind also vorläufig, aber verbindlich: Sie werden später korrigiert, nicht ignoriert.
Wo wir aufhören
Welcher Rhythmus für dich gilt, welche Fristen im Einzelfall greifen und wie eine Korrektur einzuordnen ist, gehört zu deiner Steuerberatung. Wir beschreiben hier den Ablauf, damit du weißt, worauf du im Betrieb achten musst.
