Der Vorsteuerabzug ist der Ausgleich dafür, dass du Umsatzsteuer einnimmst und abführst: Die Steuer, die du selbst beim Einkauf bezahlt hast, holst du dir zurück. In der Praxis scheitert das selten am Prinzip. Es scheitert am Beleg.
Drei Voraussetzungen müssen zusammenkommen
Du musst Unternehmer sein und der Regelbesteuerung unterliegen. Die Leistung muss für dein Unternehmen bezogen sein. Und dir muss eine Rechnung vorliegen, die die gesetzlich geforderten Angaben enthält. Fehlt eine der drei Voraussetzungen, gibt es keinen Abzug, auch wenn die Ausgabe eindeutig betrieblich war und du sie bezahlt hast.
Die Rechnung ist der Schlüssel
Die geforderten Angaben sind formal, und das Finanzamt behandelt sie auch so. Besonders häufig fehlen oder stimmen nicht: der vollständige Name und die Anschrift des Leistungsempfängers, eine nachvollziehbare Leistungsbeschreibung, der Leistungszeitpunkt sowie der getrennte Ausweis von Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag.
Für kleine Beträge genügt eine vereinfachte Rechnung mit weniger Angaben. Oberhalb dieser Wertgrenze brauchst du die vollständige Rechnung, insbesondere mit deinem Namen als Empfänger. Die Grenze steht im Gesetz und wird gelegentlich angepasst; den aktuellen Wert nennt dir deine Steuerberatung.
Formulierungen wie Ware oder Diverses sind keine Leistungsbeschreibung. Der praktische Rat: Fehler in einer Eingangsrechnung lässt du korrigieren, solange der Vorgang frisch ist. Nach Jahren noch jemanden zu erreichen, der eine Rechnung berichtigt, ist der eigentliche Aufwand.
Für das Unternehmen bezogen
Entscheidend ist die Verwendung, nicht das Konto, von dem gezahlt wurde. Ein Gerät, das im Betrieb steht und dort genutzt wird, ist betrieblich, auch wenn du es privat bezahlt hast. Umgekehrt macht die Zahlung vom Geschäftskonto eine private Anschaffung nicht betrieblich.
Bei Gegenständen, die du sowohl betrieblich als auch privat nutzt, kommt eine Zuordnungsentscheidung dazu. Sie ist an einen Zeitpunkt gebunden und muss dokumentiert werden. Hier ist der Weg über die Kanzlei kein Luxus, weil sich die Entscheidung später nicht beliebig nachholen lässt.
Gemischte Nutzung: aufteilen statt schätzen
Wird eine Leistung teils für steuerpflichtige, teils für private oder steuerfreie Zwecke verwendet, ist die Vorsteuer aufzuteilen. Der Aufteilungsmaßstab muss sachgerecht sein und darf nicht jährlich wechseln, nur weil das Ergebnis dann günstiger ausfällt.
Typische Fälle im kleinen Betrieb sind das Fahrzeug, ein Raum in der eigenen Wohnung sowie Telefon und Internet. Wer hier von Anfang an einen nachvollziehbaren Maßstab festlegt und ihn aufschreibt, spart sich die Diskussion Jahre später.
Wann der Abzug ganz entfällt
- Als Kleinunternehmer, weil du selbst keine Umsatzsteuer erhebst.
- Soweit du steuerfreie Ausgangsumsätze erbringst, etwa in bestimmten Heil- oder Vermietungsfällen.
- Bei Aufwendungen, die das Gesetz vom Abzug ausschließt, etwa im Bereich der Repräsentation.
- Wenn erkennbar ist, dass die Leistung nicht für den Betrieb bezogen wurde.
Die Stolperstelle: Belege, die nicht überleben
Thermobons verblassen. Ausgerechnet die Belege, die im Betrieb am häufigsten anfallen, sind nach einiger Zeit leer. Bei einer Prüfung fehlt dann nicht der Beleg, sondern seine Lesbarkeit, und das Ergebnis ist dasselbe.
Fotografiere oder scanne solche Belege, sobald sie anfallen, und lege sie in dein Belegsystem. Wenn du Belege ersetzend digitalisierst und die Originale vernichtest, brauchst du dafür eine beschriebene Vorgehensweise. Das ist überschaubarer Aufwand und erspart eine unangenehme Diskussion.
Der Zeitpunkt des Abzugs
Abgezogen wird in dem Zeitraum, in dem beides vorliegt: die empfangene Leistung und die ordnungsgemäße Rechnung. Kommt die Rechnung später, rutscht der Abzug in den späteren Zeitraum. Das ist kein Verlust, aber es verschiebt Geld, und bei größeren Anschaffungen ist die Verschiebung spürbar.
Wo wir aufhören
Ob eine bestimmte Eingangsrechnung zum Abzug berechtigt, wie du gemischte Nutzung aufteilst und welche Zuordnung du treffen solltest, ist eine steuerliche Bewertung. Sammle die Belege sauber und lass die Beurteilung von deiner Steuerberatung machen.
