Die Gläubiger-Identifikationsnummer kennzeichnet dich als Zahlungsempfänger im Lastschriftverfahren. Sie ist europaweit eindeutig, sie hängt nicht an deiner Bank, und sie steht auf jedem Mandat, auf jeder Vorabankündigung und am Ende auf dem Kontoauszug deiner Kundschaft.
Wozu sie da ist
Bei einer Lastschrift muss die Bank des Zahlers wissen, wer da einzieht, und der Zahler muss es auf seinem Auszug erkennen können. Ein Firmenname reicht dafür nicht: Den gibt es mehrfach, er ändert sich, und er wird auf Auszügen abgeschnitten. Deshalb bekommt jeder Einziehende eine eigene Kennung, die zusammen mit der Mandatsreferenz jedes einzelne Mandat unverwechselbar macht.
Ein Vorteil wird dabei oft übersehen: Die Kennung ist von deiner Kontoverbindung unabhängig. Wechselst du die Bank, bleiben Kennung und sämtliche Mandate gültig. Deine eigene IBAN steht im Mandat nämlich gar nicht. Wer beim Bankwechsel neue Mandate einsammelt, macht sich unnötige Arbeit und verliert dabei erfahrungsgemäß einen Teil seiner Einzugsermächtigungen.
Wo du sie beantragst
Vergeben wird sie in Deutschland von der Deutschen Bundesbank, nicht von deiner Hausbank. Der Antrag läuft über ein Onlineformular der Bundesbank und kostet nichts. Das ist der häufigste Irrtum am Anfang: Die Inkassovereinbarung holst du bei deiner Bank, die Kennung bei der Bundesbank, und ohne beides läuft kein Einzug.
Beantrage sie, bevor du Mandate drucken oder in ein Formular auf deiner Website einbauen lässt. Sie gehört auf jedes Mandat, und ein Stapel gedruckter Mandate ohne Kennung ist Altpapier.
Wie sie aufgebaut ist
Die Kennung beginnt mit einem Länderkennzeichen und Prüfziffern, danach folgt die Geschäftsbereichskennung, am Ende steht der national vergebene Teil. Dieser letzte Teil identifiziert dich, die Prüfziffern sichern die Nummer gegen Tippfehler ab.
Die Geschäftsbereichskennung ist der interessante Teil. Du kannst sie selbst wählen und damit Bereiche trennen, etwa Beiträge und Veranstaltungen im Verein oder zwei Betriebszweige mit getrennter Abrechnung. Formal entsteht dabei jeweils eine andere Gläubiger-Identifikationsnummer. Wer später umstellt, hat deshalb ein Problem: Die alten Mandate laufen auf die alte Kennung und passen nicht mehr zu den neuen Einzügen. Entscheide das vor dem ersten Einzug, nicht danach.
Eine Kennung je Rechtsträger
Die Kennung hängt an der Person oder der Gesellschaft, der die Forderung zusteht. Zwei Gesellschaften brauchen zwei Kennungen, auch wenn dieselben Leute dahinterstehen. Der Verein braucht eine eigene, der Vorstand als Privatperson nicht.
Ändert sich deine Rechtsform, prüfe, ob der Rechtsträger derselbe bleibt. Wird aus dem Einzelunternehmen eine Gesellschaft, ist das ein anderer Gläubiger. Dann sind die Mandate neu einzuholen oder wirksam überzuleiten, und die Kennung ist anzupassen. Wer das übersieht, zieht mit einer Kennung ein, die zum Rechnungssteller nicht mehr passt.
Was deine Kundschaft damit machen kann
Zahler können bei ihrer Bank Einzüge einer bestimmten Gläubiger-Identifikationsnummer sperren, nur bestimmte Kennungen zulassen oder Beträge je Einzug begrenzen. Kommt eine Lastschrift deshalb zurück, liegt es nicht an deinem Mandat und nicht an fehlender Deckung.
Ein Anruf klärt das schneller als eine Mahnung. Meist hat der Kunde eine allgemeine Sperre eingerichtet und deine Kennung schlicht nicht freigegeben. Halte sie deshalb griffbereit, auch im Kundenservice, nicht nur in der Buchhaltung.
Halte deine Angaben aktuell
Die Kennung selbst bleibt, deine Stammdaten dahinter nicht. Anschrift, Firmierung und Ansprechpartner ändern sich, und beides sollte zusammenpassen, wenn eine fremde Bank nachfragt, wer da eingezogen hat. Änderungen meldest du dort, wo die Kennung vergeben wurde.
Stellst du das Lastschriftverfahren dauerhaft ein, lässt sich die Kennung deaktivieren. Solange sie aktiv ist, gehört sie zu den Angaben, die du bei jeder Nachfrage von Kunden oder deren Bank sofort nennen können solltest.
Wo wir aufhören
Ob bestehende Mandate nach einem Wechsel der Rechtsform weiter tragen und wie eine Überleitung zu gestalten ist, sind rechtliche Fragen für deine Rechtsberatung. Antrag, Aufbau und Änderung der Kennung klärst du mit der Bundesbank, die Abwicklung mit deiner Bank.
