In der Kasse sieht die Warengruppe nach einer Sortierhilfe aus. Tatsächlich ist sie der Punkt, an dem dein Verkauf in die Buchhaltung übergeht. An ihr hängt der Steuersatz, an ihr hängt das Erlöskonto, und aus ihr entsteht am Ende die Zahl, die in deiner Umsatzsteuervoranmeldung steht.
Deshalb wird die Zuordnung einmal am Anfang gemacht, sorgfältig, mit der Steuerberatung im Rücken. Alles, was danach korrigiert wird, ist Nacharbeit an Daten, die längst weitergegeben wurden.
Zwei Sätze, eine Ware
Die Umsatzsteuer kennt den Regelsatz von 19 Prozent und den ermäßigten Satz von 7 Prozent. Welcher gilt, hängt nicht nur am Produkt, sondern an den Umständen des Verkaufs. Das bekannteste Feld ist die Gastronomie: Wie Speisen, Getränke und der Verzehr vor Ort zueinander stehen, hat der Gesetzgeber in den vergangenen Jahren mehrfach neu geregelt. Welche Zuordnung heute für deinen Betrieb gilt, stellt man deshalb nicht aus dem Gedächtnis ein, sondern bringt sie vor dem Anlegen der Warengruppen mit der Steuerberatung auf den aktuellen Stand.
Für die Kasse heißt das: Wo für denselben Artikel zwei Sätze in Betracht kommen, brauchst du zwei Wege, und der Bediener muss den Weg wählen, bevor er kassiert. Eine Umschaltung, an die man denken muss, ist die schwächste Lösung. Besser sind getrennte Bedienflächen oder eine Abfrage, die die Kasse selbst stellt.
Die Fehler, die sich wiederholen
Der erste Fehler ist die Sammelgruppe. Alle Getränke in einer Gruppe, alle Speisen in einer anderen: Das geht so lange gut, bis eine Position mit abweichendem Satz dazukommt und niemand es merkt.
Der zweite Fehler ist der Rabatt auf den gemischten Bon. Wenn Positionen mit unterschiedlichen Sätzen auf einem Beleg stehen, muss ein Nachlass auf beide Anteile verteilt werden. Systeme, die den Rabatt komplett auf eine Position ziehen, verschieben die Steuerbeträge.
Der dritte Fehler sitzt bei den Sonderfällen. Pfand, Gutscheine, Trinkgeld und durchlaufende Posten sind keine normalen Erlöse. Ein Gutschein, der nur für eine bestimmte Leistung gilt, wird anders behandelt als einer, der auf alles eingelöst werden kann. Trinkgeld für die Mitarbeitenden ist gar kein Umsatz des Betriebs. Wer das in einer Warengruppe mit Steuersatz führt, versteuert Geld, das ihm nicht gehört.
Was der Fehler in der Buchhaltung anrichtet
Die Kasse übergibt Tagessummen je Warengruppe. Die Kanzlei bucht, was ankommt, denn sie sieht deinen Bon nicht. Ein falsch zugeordneter Artikel wandert deshalb unbemerkt durch die Voranmeldung, Monat für Monat.
Auffallen kann das später bei einer Prüfung. Dann wird nicht ein Bon korrigiert, sondern hochgerechnet, was über den Zeitraum falsch gebucht wurde. Genau darin liegt der Unterschied zwischen einem Fehler an der Kasse und einem Fehler in der Zuordnung: Der eine kostet einen Storno, der andere eine Nachzahlung.
Änderungen wirken nur nach vorn
Wenn du eine Zuordnung korrigierst, ändert das die Buchungen der Vergangenheit nicht. Alte Bons bleiben, wie sie ausgestellt wurden, und das ist auch richtig so, denn eine Kasse darf nichts rückwirkend verändern.
Halte deshalb fest, ab wann eine Änderung gilt, und informiere deine Kanzlei. Sie entscheidet, ob und wie die Vergangenheit berichtigt wird. Was du nicht tun solltest: eine falsche Gruppe stillschweigend umbenennen und hoffen, dass es niemandem auffällt.
Eine Routine, die wenig Zeit kostet
Sieh dir einmal im Monat den Warengruppenbericht an und prüfe zwei Dinge: Gibt es Gruppen ohne Umsatz, die eigentlich laufen müssten? Und passt das Verhältnis zwischen den Steuersätzen zu dem, was du im Betrieb erlebst? Wenn der Anteil des ermäßigten Satzes plötzlich springt, ohne dass sich dein Geschäft geändert hat, sitzt der Fehler in der Zuordnung.
Wo die Beratung anfängt
Welcher Steuersatz für welchen deiner Artikel und welche Verkaufssituation gilt, ist eine steuerliche Bewertung im Einzelfall und keine Einstellung in der Software. Diese Zuordnung gehört zu deiner Steuerberatung, die sie dir schriftlich geben sollte, bevor der erste Bon gedruckt wird.
