Die Händlerabrechnung ist das einzige Dokument, das den Weg vom Umsatz an der Kasse bis zur Gutschrift auf dem Konto vollständig zeigt. Viele Betriebe schauen nur auf die letzte Zeile. Genau dort steht am wenigsten.
Der Aufbau ist bei allen Anbietern ähnlich, auch wenn die Begriffe abweichen. Wer die Blöcke einmal kennt, findet sich in jeder Abrechnung zurecht.
Der Kopf sagt, um welchen Vertrag es geht
Oben stehen die Nummer, unter der dein Betrieb geführt wird, der Abrechnungszeitraum und die Kennungen der Terminals. Bei mehreren Standorten oder Geräten prüfst du zuerst, ob alle darin auftauchen. Ein Gerät, das unbemerkt fehlt, ist der teuerste Fund, den man auf einer Abrechnung machen kann.
Der Zeitraum ist wichtiger, als er aussieht. Er entspricht nicht zwangsläufig deinen Kassentagen, sondern den Einreichungen. Vergleiche also nie einen Kalendermonat mit einem Abrechnungszeitraum, ohne die Randtage zu prüfen.
Umsatz, Stückzahl und Kartenart
Der Bruttoumsatz ist die Summe dessen, was die Kundschaft gezahlt hat, aufgeteilt nach Kartenart. Daneben steht die Anzahl der Zahlungen. Diese beiden Zahlen sind deine wichtigsten, denn aus ihnen ergibt sich der durchschnittliche Zahlbetrag: Umsatz geteilt durch Anzahl.
Dieser Durchschnitt entscheidet mit darüber, welches Preismodell für dich günstiger ist, und er zeigt Veränderungen im Kaufverhalten früher als jede Auswertung aus der Kasse. Die Aufteilung nach Kartenart zeigt dir außerdem, wie viel Anteil die teureren Karten tatsächlich haben.
Der Entgeltblock
Hier trennen sich die Preismodelle. Bei einem Mischpreis siehst du eine Zeile mit einem Prozentsatz auf alles. Bei einer aufgeschlüsselten Abrechnung stehen die Bestandteile getrennt: das Entgelt zwischen den Banken, das Entgelt des Kartensystems und die Marge des Anbieters.
Ein Beispiel aus unseren eigenen Konditionen macht den Unterschied im Dokument sichtbar. Im Tarif All-in gilt ein Satz von 1,29 Prozent auf alle Karten ohne Centbetrag je Zahlung, das ergibt eine einzige Entgeltzeile. In der aufgeteilten Variante gelten 0,79 Prozent je girocard-Zahlung und 1,79 Prozent je Kreditkartenzahlung, jeweils zuzüglich 5 Cent je Zahlung, alles netto zuzüglich Umsatzsteuer. Auf der Abrechnung stehen dann getrennte Zeilen je Kartenart und zusätzlich eine Zeile für den Centbetrag.
Genau diese Centzeile lohnt den zweiten Blick, wenn dein durchschnittlicher Zahlbetrag klein ist. Sie hängt an der Stückzahl und nicht am Umsatz, wächst also mit jedem einzelnen Kassiervorgang.
Laufende Posten neben dem Prozentsatz
Miete für Geräte, Bereitstellung, Kommunikation oder Zusatzleistungen erscheinen entweder in einem eigenen Block oder auf einer getrennten Rechnung. Wenn sie getrennt laufen, sagt dir die Abrechnung allein nicht, was die Kartenzahlung insgesamt kostet. Für einen Vergleich brauchst du beide Dokumente.
Rückbelastungen und Erstattungen
Diese Positionen mindern die Gutschrift und tragen fast immer einen Bezug zur ursprünglichen Zahlung, meist über Datum und Belegnummer. Nimm dir die Zeit, diesen Bezug herzustellen, statt den Betrag einfach hinzunehmen. Nur so erkennst du, ob es sich um eine Erstattung handelt, die du selbst ausgelöst hast, oder um einen Widerspruch, gegen den du noch etwas unternehmen kannst.
Die Gegenprobe mit der Kasse
Drei Vergleiche reichen aus. Der Bruttoumsatz je Kartenart gegen den Kassenbericht, die Anzahl der Zahlungen gegen die Anzahl unbarer Vorgänge in der Kasse und die ausgewiesene Gutschrift gegen den Kontoauszug.
Stimmt der Umsatz, aber nicht die Stückzahl, wurden Vorgänge doppelt erfasst oder ein Storno unterschiedlich behandelt. Stimmt die Stückzahl, aber nicht der Umsatz, liegt es meist an nachträglich geänderten Beträgen. Stimmt beides und trotzdem nicht die Gutschrift, dann liegt es am Entgeltabzug oder an einer Rückbelastung.
Wo die Steuerberatung anfängt
Ob auf einer Entgeltposition Umsatzsteuer ausgewiesen ist, hängt davon ab, welche Leistung dahintersteckt. Reine Zahlungsabwicklung wird anders behandelt als eine technische Dienstleistung. Welche Position dir Vorsteuer bringt und wie die Gutschrift zu buchen ist, entscheidet deine Steuerberatung. Wir erklären dir jede Zeile in der Abrechnung, die Verbuchung gehört in andere Hände.
