Sammelbuchung oder Einzelbuchung auf dem Geschäftskonto

Der Kartenumsatz aus der Kasse und der Betrag auf dem Kontoauszug stimmen fast nie überein. Das liegt selten an einem Fehler. Kartenzahlungen werden gebündelt gutgeschrieben, und zwischen dem Bon und dem Kontoeingang liegen Entgelte, Rückbelastungen und ein Schnittzeitpunkt, der nicht um Mitternacht liegen muss.

Wer diese Zuordnung einmal sauber aufsetzt, spart sich jeden Monat das Suchen und hat bei einer Prüfung eine Erklärung für jede Zahl.

Was eine Sammelbuchung ist

Bei der Sammelbuchung wird alles, was zwischen zwei Einreichungen zusammenkommt, zu einer einzigen Gutschrift. Im Verwendungszweck stehen eine Referenz und meist die Nummer, unter der dein Betrieb geführt wird. Diese Referenz ist der Schlüssel: Sie verbindet genau eine Gutschrift mit genau einer Abrechnung.

Die Einzelbuchung, also eine Gutschrift je Zahlung, ist im Kartengeschäft die Ausnahme. Man kennt sie eher aus dem Lastschriftgeschäft oder von Zahlungen, die direkt von Konto zu Konto laufen. Für die Zuordnung ist sie bequem, für den Kontoauszug eine Flut.

Warum der Betrag nie dem Tagesumsatz entspricht

Dafür gibt es meist mehrere Gründe gleichzeitig. Der erste ist der Schnittzeitpunkt: Was nach dem Kassenschnitt über das Terminal läuft, gehört bereits zur nächsten Einreichung. In der Spätgastronomie verschiebt das regelmäßig einen ganzen Abend.

Der zweite Grund sind die Entgelte, wenn sie sofort abgezogen werden. Der dritte sind Rückbelastungen und Erstattungen, die den Betrag mindern, obwohl sie zu einem ganz anderen Verkaufstag gehören.

Netto oder brutto ausgezahlt

Wird netto ausgezahlt, zieht der Zahlungsdienstleister seine Entgelte direkt von der Gutschrift ab. Wird brutto ausgezahlt, kommt der volle Umsatz an, und die Entgelte werden gesondert abgerechnet oder eingezogen.

Buchhalterisch ist die Bruttoauszahlung einfacher: Umsatz und Aufwand bleiben getrennt. Bei der Nettoauszahlung musst du jede Gutschrift aufteilen, und die Zahl dafür steht nur in der Abrechnung, nicht auf dem Kontoauszug. Wer die Abrechnung nicht einliest, bucht den Aufwand irgendwann gar nicht.

Wichtig für die Umsatzsteuer ist ohnehin der Betrag, den die Kundschaft gezahlt hat, nicht der, der bei dir ankommt. Wer den Kontoeingang als Umsatz bucht, meldet zu wenig und ärgert sich später über die Korrektur.

Das Zwischenkonto macht die Zuordnung sichtbar

In der Praxis wird der Kartenumsatz am Verkaufstag auf ein Zwischenkonto gebucht, häufig Geldtransit genannt, und beim Eingang der Gutschrift wieder ausgeglichen. Der Saldo zeigt dann genau das Geld, das unterwegs ist.

Das ist gleichzeitig deine Kontrolle. Ein Saldo, der nicht wieder abschmilzt, weist auf eine fehlende Gutschrift, eine Rückbelastung oder eine Einreichung hin, die nicht durchgelaufen ist. Ohne Zwischenkonto fällt so etwas erst beim Jahresabschluss auf, und dann weiß niemand mehr, welcher Tag gemeint war.

Kartenzahlung gehört nicht in den Kassenbestand

Bargeld und unbare Zahlungen werden getrennt geführt. Wer Kartenumsätze in den Bargeldbestand rechnet, hat rechnerisch Geld in der Schublade, das dort nie lag. Beim Kassensturz fällt genau diese Differenz auf, und sie ist schwer zu erklären, wenn sie sich über einen längeren Zeitraum aufgebaut hat.

Umgekehrt gilt dasselbe für Trinkgeld, das über die Karte läuft, und für Auszahlungen, die du aus der Kasse leistest. Jede dieser Bewegungen braucht ihre eigene Spur.

Was du aufbewahren solltest

Zur Gutschrift gehören die Abrechnung des Zahlungsdienstleisters, der Kassenbericht des betroffenen Zeitraums und der Kontoauszug. Diese Belege gehören zusammen, weil erst die Kombination zeigt, wie aus dem Umsatz die Gutschrift wurde.

Wo die Steuerberatung übernimmt

Auf welches Konto in deinem Kontenrahmen gebucht wird, wie lange du Abrechnungen aufbewahren musst und ob eine Entgeltposition dir Vorsteuer bringt, hängt von deinem Betrieb und der Art der Leistung ab. Das entscheidet deine Steuerberatung, nicht dein Zahlungsdienstleister. Wir können dir sagen, welche Zahl in der Abrechnung was bedeutet und wie du die Auszahlung so einstellst, dass die Zuordnung leichter fällt.