Die Pflicht, Arbeitszeit zu erfassen, gilt bereits, unabhängig von der Größe des Betriebs. Sie ergibt sich aus dem Arbeitsschutzgesetz; das Bundesarbeitsgericht hat das im Anschluss an eine Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs festgestellt. Ein Gesetz, das die Einzelheiten regelt, ist angekündigt. Den Stand prüfst du am Gesetzestext oder bei deiner Rechtsberatung.
Was aufgezeichnet werden muss
Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Die Dauer allein genügt nicht, denn erst aus Beginn und Ende ergibt sich, ob Ruhepausen und Ruhezeiten eingehalten wurden. Darum geht es beim Arbeitsschutz, nicht um die Lohnabrechnung.
Erfasst wird für jeden Arbeitstag. Wer die Zeiten am Monatsende aus dem Dienstplan rekonstruiert, erfüllt die Pflicht nicht: Der Plan zeigt, was vorgesehen war, nicht, was tatsächlich gearbeitet wurde.
Die Form ist frei, die Verantwortung nicht
Papier, Tabelle, Zeiterfassungssystem oder die Funktion im Kassensystem: Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Wichtig ist, dass die Aufzeichnung vollständig und nachvollziehbar ist und sich nachträglich nicht spurlos ändern lässt.
Eine handschriftliche Liste genügt, sie muss aber lesbar bleiben und darf nicht im Kassenbereich verschwinden. Wer ohnehin ein Kassensystem mit Bedienerverwaltung betreibt, sollte prüfen, ob die Zeiterfassung dort mitlaufen kann, statt ein zweites System danebenzustellen.
Du darfst die Aufzeichnung an die Beschäftigten delegieren, die Verantwortung bleibt bei dir. Das heißt: Du musst dich vergewissern, dass tatsächlich erfasst wird, und reagieren, wenn Zeiten erkennbar nicht stimmen. Für kleine Betriebe reichen dafür Stichproben und ein fester Termin, an dem die Aufzeichnungen durchgesehen und abgezeichnet werden.
Was in der Praxis vergessen wird
- angeordnete Vorbereitungszeiten: aufschließen, Geräte hochfahren, Wechselgeld richten
- Abschlussarbeiten nach Feierabend, etwa Kasse zählen und reinigen
- Umkleidezeiten, wenn auffällige Dienstkleidung vorgeschrieben ist und im Betrieb angelegt werden muss
- Wege zwischen Einsatzorten während der Arbeitszeit
- kurzes Einspringen außerhalb des Plans, das niemand in den Plan nachträgt
- Zeiten, die jemand freiwillig dranhängt, weil noch Kundschaft im Laden ist
Diese Zeiten sind Arbeitszeit und damit aufzeichnungspflichtig. Fehlen sie regelmäßig, fällt das bei einer Prüfung auf, weil Öffnungszeiten und erfasste Zeiten nicht zusammenpassen. Und es fällt bei einer Kündigung auf, wenn Überstunden nachträglich behauptet und mangels Aufzeichnung nicht widerlegt werden können.
Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich
Die Erfassungspflicht sagt nichts darüber, wer die Lage der Arbeitszeit bestimmt. Wer seinem Team die Einteilung überlässt, kann das weiter tun. Erfasst werden muss trotzdem, nur eben durch die Beschäftigten selbst.
Was die Vertrauensarbeitszeit nicht erlaubt, ist der Verzicht auf die Aufzeichnung durch Vereinbarung. Weder der Arbeitsvertrag noch das Einverständnis der Beschäftigten hebt eine Arbeitsschutzpflicht auf.
Aufbewahren und Vorlegen
Die Aufzeichnungen sind aufzubewahren und auf Verlangen der zuständigen Behörde vorzulegen. Wie lange, richtet sich nach dem jeweiligen Gesetz; für die Zwecke des Mindestlohns gilt eine eigene Frist, für steuerliche Zwecke eine weitere. Die geltenden Werte prüfst du am Gesetzestext oder bei deiner Steuerberatung.
Praktisch heißt das: Ein System, aus dem sich die Zeiten nicht exportieren lassen, ist ein Risiko. Beim Wechsel des Anbieters muss der alte Bestand lesbar bleiben.
Zeiterfassung ist Datenverarbeitung
Erfasste Zeiten sind personenbezogene Daten. Sie gehören in dein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, sind auf das Nötige zu beschränken und dürfen nicht zur allgemeinen Leistungsüberwachung zweckentfremdet werden. Systeme mit Fingerabdruck oder Gesichtserkennung brauchen eine gesonderte Prüfung, bevor du sie einführst; ein Zahlencode oder eine Chipkarte ist der unauffälligere Weg.
Wo wir aufhören
Welche Form in deinem Betrieb genügt, ob eine Betriebsvereinbarung nötig ist und wie mit zurückliegenden Zeiträumen umzugehen ist, sind Rechtsfragen. Der Stand der Gesetzgebung ändert sich hier schneller als anderswo. Hol dir eine aktuelle Auskunft, bevor du ein System einführst und Geld dafür ausgibst.
