Aufbewahrung ist keine Frage der Ordnungsliebe, sondern eine Pflicht mit Folgen. Wer Unterlagen zu früh vernichtet, kann im Zweifel nichts mehr belegen, und in steuerlichen Dingen wirkt sich das fast immer gegen den Betrieb aus.

Zwei Fristen und die Frage, in welche Gruppe eine Unterlage fällt

Handelsrecht und Abgabenordnung unterscheiden zwei Gruppen. Die längere Frist gilt für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, die Organisationsunterlagen dazu und für sämtliche Buchungsbelege. Die kürzere Frist gilt für empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie für sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Die Länge beider Fristen hat der Gesetzgeber zuletzt verändert, die aktuell geltenden Werte bestätigt dir deine Steuerberatung. Wichtiger als die Jahresangabe ist ohnehin die Einordnung: Eine Rechnung ist kein Geschäftsbrief, sondern Buchungsbeleg, und fällt damit in die lange Gruppe. Das gilt auch für die Rechnung, die als Anhang in einem Postfach liegt.

In der Praxis hilft eine einfache Frage: Steht der Vorgang in deinen Zahlen? Alles, was in eine Buchung geflossen ist, vom Kontoauszug über den Kassenbon bis zur Reisekostenabrechnung, ist Beleg. Angebote, die nie zum Auftrag wurden, Werbeschreiben und Rundmails sind es nicht.

Wann die Frist überhaupt zu laufen beginnt

Die Frist beginnt nicht mit dem Datum auf dem Papier, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, der Beleg entstanden oder der Brief empfangen oder abgesandt wurde. Beim Jahresabschluss zählt das Jahr der Aufstellung, nicht das Jahr, für das er gilt.

Für die Praxis heißt das: Sortiere nach Jahren, nicht nach Themen, und prüfe die Vernichtung immer erst nach einem Jahreswechsel.

Manchmal läuft die Frist weiter, als der Kalender sagt

Solange eine Steuer noch geändert werden kann, bleiben die zugehörigen Unterlagen aufbewahrungspflichtig. Das betrifft vor allem drei Lagen: Eine Außenprüfung ist angekündigt oder läuft noch, ein Einspruch oder ein Klageverfahren ist offen, oder die Steuer wurde vorläufig festgesetzt.

In diesen Fällen ist der Aktenvernichter tabu, auch wenn die Regelfrist rechnerisch abgelaufen wäre. Wer im Frühjahr aufräumt, während eine Prüfung angekündigt ist, macht aus einer Routinehandlung ein Problem.

Digital aufbewahren heißt: in der Form, in der es angekommen ist

Was elektronisch entstanden oder empfangen wurde, muss elektronisch aufbewahrt werden. Der Ausdruck einer per Mail erhaltenen Rechnung ersetzt die Datei nicht. Umgekehrt darfst du Papierbelege ersetzend scannen und die Originale danach vernichten, wenn dein Vorgehen beschrieben ist und auch so gelebt wird.

Über die gesamte Frist muss alles lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Denk an Formatwechsel, an die Datensicherung und daran, dass ein verschlüsseltes Archiv ohne Passwort wertlos ist.

Das betrifft auch Formate, die niemand als Buchhaltung empfindet: die Datei aus dem Rechnungsprogramm, den Export der Kasse, das Kundenkonto beim Lieferanten, aus dem du deine Rechnungen herunterlädst. Wer dort nur bei Bedarf hineinschaut, hat kein Archiv, sondern eine Leihgabe.

Die Unterlagen, an die im Betrieb niemand denkt

Am häufigsten fehlen die Unterlagen, die niemand als Buchhaltung wahrnimmt:

Einzeldaten und Journale des Kassensystems, nicht nur der Tagesabschluss
Programmier-, Änderungs- und Stammdatenprotokolle der Kasse samt Bedienungsanleitung
Abrechnungen aus dem Kartengeschäft und die Verträge dazu
Nachrichten, die einen Vertrag schließen oder ändern, mit ihren Anhängen
Lohnunterlagen, Stundenaufzeichnungen und Arbeitsverträge, für die eigene Fristen gelten

Die häufigste Lücke entsteht beim Systemwechsel. Wer eine Cloud-Kasse kündigt, den Anbieter der Warenwirtschaft wechselt oder das Postfach umzieht, verliert oft den Zugriff auf Daten, für die er weiterhin geradesteht. Exportiere vorher, öffne den Export einmal zur Probe und lege ihn dorthin, wo auch die Papierordner stehen.

Dasselbe gilt für Zugänge. Ein Archiv, das nur eine längst ausgeschiedene Mitarbeiterin öffnen konnte, ist im Ernstfall nicht vorhanden.

Wo wir aufhören

Welche Frist für welche Unterlage in deinem Betrieb gilt und ab wann du konkret vernichten darfst, ist eine steuerliche Frage im Einzelfall. Kläre sie mit deiner Steuerberatung, bevor der Container in der Einfahrt steht.