Das Kassenbuch bildet eine einzige Sache ab: das Bargeld im Betrieb. Alles, was nicht in bar über die Theke geht, hat darin nichts verloren. Dieser eine Satz erspart die Mehrzahl der Fehler, die uns in der Praxis begegnen.

Wer ein Kassenbuch führen muss

Verpflichtet ist, wer buchführungspflichtig ist und Bargeschäfte macht. Wer seinen Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, braucht kein Kassenbuch im formellen Sinn, muss seine Bareinnahmen aber vollständig und grundsätzlich einzeln aufzeichnen. Der Unterschied ist kleiner, als er klingt.

Er hat außerdem einen Haken: Wer freiwillig ein Kassenbuch führt, wird daran gemessen. Ein schlecht geführtes freiwilliges Kassenbuch ist schlechter als keines, weil es Widersprüche erzeugt, die es vorher nicht gab.

Unabhängig von der Gewinnermittlung gilt außerdem: Wer eine elektronische Kasse einsetzt, muss sie mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung betreiben, Belege ausgeben und das Gerät beim Finanzamt melden. Was davon für dein Modell in welcher Form gilt, klärst du mit deinem Kassenanbieter und deiner Kanzlei.

Was hineingehört und was nicht

Hinein gehören ausschließlich Bewegungen von Bargeld: Bareinnahmen, Barausgaben, Privatentnahmen und Privateinlagen in bar sowie das Geld, das du zur Bank bringst oder von dort holst. Nicht hinein gehören Kartenzahlungen, Überweisungen, offene Rechnungen und alles, was auf dem Bankkonto stattfindet.

Als Netzbetreiber sehen wir einen Fehler besonders oft: Der komplette Tagesumsatz wird als Bareinnahme erfasst und der Kartenanteil anschließend wieder ausgetragen. Unter dem Strich mag der Bestand danach stimmen, im Kassenbuch stehen dann aber Vorgänge, die nie in bar stattgefunden haben. Die Finanzverwaltung wertet das als formellen Mangel, und in einer Prüfung fällt es sofort auf. Kartenumsätze weist du über das Bankkonto und die Abrechnung deines Netzbetreibers nach, nicht über die Geldschublade.

Gutscheine sind ein eigener Fall. Der Verkauf bringt Bargeld in die Kasse, die spätere Einlösung dagegen nicht. Wer beides als Bareinnahme erfasst, zählt einmal zu viel, und wer den Verkauf nicht erfasst, hat am Abend mehr Geld in der Schublade, als das Kassenbuch ausweist.

Täglich heißt täglich

Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Belege bis zum Monatsende zu sammeln ist der klassische Mangel im kleinen Betrieb, auch dann, wenn am Ende alles vollständig vorliegt.

Mit einem elektronischen Kassensystem erledigt der Tagesabschluss den größten Teil der Arbeit. Wer mit einer offenen Ladenkasse arbeitet, zählt und schreibt einen Kassenbericht, in dem der Umsatz aus dem gezählten Bestand zurückgerechnet wird. Beides ist zulässig, beides muss lückenlos sein.

Kassensturzfähigkeit ist der eigentliche Kern

Die Kasse muss jederzeit stürzbar sein: Der rechnerische Bestand aus dem Kassenbuch muss mit dem übereinstimmen, was in der Schublade liegt. Daraus folgen drei harte Regeln. Der Kassenbestand kann niemals negativ sein. Es wird kein privates Geld ungebucht als Wechselgeld eingelegt. Und es wird nichts aus der Kasse bezahlt, ohne dass ein Beleg entsteht.

Der negative Kassenbestand ist der teuerste Fund überhaupt, weil er beweist, dass Einnahmen fehlen oder Buchungen falsch datiert sind. Ein einziger solcher Tag genügt, um die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Kassenführung in Zweifel zu ziehen.

Deshalb gehört die Wechselgeldreserve fest definiert und die Geschäftskasse räumlich getrennt vom privaten Portemonnaie. Wo beides in derselben Schublade liegt, ist die Trennung eine Behauptung.

Die Fehler, die eine Kasse kippen

Diese Punkte tauchen in Prüfungsberichten immer wieder auf:

Barausgaben ohne Beleg, besonders Tanken, kleine Einkäufe und Trinkgelder
Buchungen an Tagen, an denen der Betrieb geschlossen war
Auffällig glatte Beträge, die nach Schätzung statt nach Zählung aussehen
Nachträglich geschriebene Kassenbücher, erkennbar an einheitlicher Schrift und Tinte
Fehlende Protokolle über Änderungen an der Kasse und an den Artikelstammdaten

Die Folge ist nicht die Korrektur einzelner Buchungen, sondern die Verwerfung der Kassenführung mit anschließender Zuschätzung. Deren Höhe schätzt das Finanzamt, und die Richtung ist selten die für dich angenehme.

Wo wir aufhören

Ob dein Betrieb kassenbuchpflichtig ist und welche Aufzeichnungen dein Kassensystem im Einzelnen liefern muss, klärst du mit deiner Steuerberatung. Wir sagen dir, was in die Kasse gehört und was auf das Konto, die Einordnung übernimmt die Kanzlei.