Die Kasse fällt aus, und vor dem Tresen stehen Leute. Das ist kein seltener Sonderfall, sondern etwas, das jeder Betrieb einmal erlebt. Entscheidend ist, ob es dafür einen Ablauf gibt oder ob im Moment des Ausfalls improvisiert wird.
Vorweg das Wichtigste: Verkaufen darfst du weiter. Es gibt keine Pflicht, den Betrieb einzustellen, weil die Technik streikt. Es gibt aber die Pflicht, die Vorgänge trotzdem vollständig aufzuzeichnen.
Zuerst klären, was genau ausgefallen ist
Die Antwort bestimmt den Ablauf. Fällt der Strom aus, steht alles. Fällt nur das Internet aus, arbeitet eine lokale Kasse weiter, eine Cloudlösung je nach Bauart nicht. Fällt der Bondrucker aus, kannst du meistens weiterbuchen und den Beleg später erzeugen. Fällt die technische Sicherheitseinrichtung aus, darf weiter kassiert werden, der Ausfall ist aber zu dokumentieren und unverzüglich beheben zu lassen.
Notiere deshalb als Erstes Uhrzeit und Art der Störung. Diese Notiz ist später der Anfang deiner Dokumentation und kostet im Moment des Ausfalls fast nichts.
Was auf den Notzettel gehört
Der handschriftliche Beleg ersetzt vorübergehend die Kasse und muss deshalb dasselbe enthalten wie ein Bon. Praktisch ist ein Block mit Durchschlag: ein Exemplar für die Kundschaft, eines bleibt im Haus.
- Datum und Uhrzeit
- fortlaufende Nummer des Belegs
- Artikel oder Warengruppe
- Betrag und zugehöriger Steuersatz
- Zahlart, also bar oder Karte
- Name oder Kürzel der bedienenden Person
Halte einen solchen Block dauerhaft griffbereit, zusammen mit einem Stift, der schreibt. Ein Notfallablauf, dessen Material erst gesucht werden muss, ist keiner.
Kartenzahlung ohne Kasse
Ein Kartenterminal arbeitet in aller Regel eigenständig und braucht die Kasse nicht. Ist es an die Kasse gekoppelt, lässt es sich für den Notbetrieb meist auf manuelle Betragseingabe umstellen. Wie das bei deinem Gerät geht, solltest du wissen, bevor du es brauchst. Frag deinen Netzbetreiber danach, wenn du das Terminal bekommst, und schreib es auf.
Für die Nacherfassung gilt dann: Der Tagesabschluss des Terminals ist dein Nachweis über die Kartenumsätze aus der Störungszeit. Ihn hebst du zusammen mit den Notzetteln auf.
Nacherfassen heißt nachbuchen, nicht neu erfinden
Läuft die Kasse wieder, werden die Vorgänge nachgebucht. Wichtig ist, dass die Nachbuchung als solche erkennbar bleibt: mit dem tatsächlichen Datum des Verkaufs, mit Bezug auf die Belegnummer des Notzettels und ohne dass jemand am Ende eine runde Summe daraus macht.
Die eigentliche Stolperstelle kommt danach. Die Notzettel werden nach der Nacherfassung gern weggeworfen, weil die Zahlen ja jetzt in der Kasse stehen. Genau das darfst du nicht. Die handschriftlichen Belege sind die Originalaufzeichnung des Zeitraums und gehören zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, ebenso wie die Notiz über die Störung.
Den Ausfall dokumentieren
Halte fest, wann die Störung begann, wann sie endete, was die Ursache war, welche Vorgänge betroffen sind und wer informiert wurde. Bei einem Defekt der Sicherheitseinrichtung gehören auch die Meldung an den Hersteller oder Dienstleister und deren Antwort dazu.
Diese Dokumentation ist keine Bürokratie um ihrer selbst willen. Sie ist der Grund, warum eine Lücke in den Kassendaten später erklärbar ist statt verdächtig.
Vorbeugen kostet wenig
Ein aufgeladenes Notfallgerät, ein Belegblock, eine ausgedruckte Kurzanleitung für das Terminal und eine Telefonnummer für den Support decken die meisten Fälle ab. Wer regelmäßig sichert und eine zweite Zahlungsmöglichkeit anbieten kann, verliert bei einem Ausfall Zeit, aber keinen Umsatz.
Wo wir aufhören
Welche Aufzeichnungs- und Meldepflichten in deinem Fall gelten und wie lange die Notbelege aufzubewahren sind, klärt deine Steuerberatung. Bei einem Defekt der Sicherheitseinrichtung ist zusätzlich der Hersteller oder dein Kassendienstleister zuständig.
