Ein Kassenwechsel ist selten eine technische Frage. Die Software ist an einem Nachmittag eingerichtet. Aufwand machen die Dinge daneben: alte Daten, angeschlossene Geräte, offene Gutscheine und ein Team, das ab Montag anders tippt.
Wer den Wechsel als Installationstermin plant, verliert die erste Woche. Wer ihn als Umzug plant, nicht.
Der Zeitpunkt entscheidet über den Aufwand
Günstig ist der Beginn eines Monats, besser noch der Beginn eines Geschäftsjahres, weil dann Auswertungen und Buchhaltung nicht mitten in einer Periode zwischen zwei Systemen liegen. Ungünstig ist alles kurz vor deiner Saisonspitze, vor Feiertagen und vor der Inventur.
Ein Parallelbetrieb über Wochen klingt vorsichtig und ist es nicht. Zwei laufende Kassen bedeuten zwei Abschlüsse, zwei Bestände und eine Mannschaft, die nicht weiß, wo sie bucht. Besser ist ein klarer Stichtag mit einem sauberen Abschluss im alten System.
Altdaten bleiben deine Pflicht
Die Aufbewahrungspflicht wandert nicht mit dem Anbieter. Auch nach dem Wechsel musst du die Daten des alten Systems für die gesetzliche Frist lesbar und auswertbar vorhalten, einschließlich der Einzelaufzeichnungen und der Daten der technischen Sicherheitseinrichtung.
Hier liegt die teuerste Stolperstelle. Bei einer Cloudlösung endet der Zugang mit dem Vertrag, oft schneller, als man denkt. Ziehe den vollständigen Export, bevor du kündigst, prüfe, ob die Dateien tatsächlich lesbar sind, und kläre schriftlich, ob und wie lange der bisherige Anbieter ein Archiv bereitstellt. Ein Zugang, den du nach der Kündigung noch brauchst, muss vorher vereinbart sein.
Was übernommen wird und was neu entsteht
Übernehmen lässt sich in der Regel der Artikelstamm mit Warengruppen, Steuersätzen und Preisen, oft auch Kundendaten und Lieferanten. Ein Wechsel ist der beste Anlass, dabei auszumisten statt eins zu eins zu kopieren: Artikel ohne Umsatz und doppelte Bezeichnungen nimmst du nicht mit.
Nicht übernommen werden Umsatzhistorie und Abschlussnummern. Das neue System beginnt eine eigene, lückenlose Reihe. Vergleiche über den Stichtag hinweg machst du danach außerhalb der Kasse, etwa in einer Tabelle mit den Monatssummen beider Systeme.
Der Punkt, der am häufigsten vergessen wird, sind offene Verpflichtungen gegenüber der Kundschaft: ausgegebene Gutscheine, Guthaben auf Kundenkarten, Bonuspunkte, angezahlte Bestellungen. Sie stehen im alten System und im neuen zunächst nirgends. Erfasse den Bestand zum Stichtag und lege fest, wie ein alter Gutschein im neuen System eingelöst wird.
Die Geräte ziehen nicht automatisch mit
Kartenterminal, Waage, Bondrucker und Küchendrucker müssen zur neuen Kasse passen. Ob dein Terminal mit dem neuen System gekoppelt werden kann, klärst du vor der Entscheidung mit deinem Netzbetreiber und dem Kassenanbieter gemeinsam. Eine Absage kommt sonst am Umstellungstag.
Auch die technische Sicherheitseinrichtung gehört auf die Liste. Der Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems ist dem Finanzamt zu melden. Ob und in welcher Frist das bei einem Wechsel erneut zu tun ist, bestätigt dir deine Steuerberatung.
Schulung vor dem ersten Gast
Plane einen Testtag, an dem das Team ohne Kundschaft bucht, storniert, splittet und abschließt. Genau die seltenen Vorgänge sind die kritischen: Storno nach Bonabschluss, Rückgabe, Gutschein, Trinkgeld, Bedienerwechsel.
Für die ersten Tage hilft ein Zettel neben der Kasse mit den drei Vorgängen, die am häufigsten schiefgehen, und einer Telefonnummer für den Notfall. Lege außerdem fest, wer die Abschlüsse der ersten Woche kontrolliert und mit dem Vormonat vergleicht.
Wo wir aufhören
Aufbewahrungsfristen, Meldepflichten und die Frage, welche Daten in welcher Form vorzuhalten sind, sind steuerliche Themen. Sie gehören zu deiner Steuerberatung, die auch den Wechseltermin mitplanen sollte. Wir beschreiben hier den Ablauf, nicht deine Pflichten im Einzelfall.
