An der Kasse können bei einer einzigen Zahlung drei verschiedene Papiere entstehen. Wer sie auseinanderhält, spart sich Diskussionen und findet später wieder, was er sucht.
Der Kundenbeleg vom Terminal
Er dokumentiert die Kartenzahlung für die Kundschaft: Betrag, Datum, Uhrzeit, Kartenart und eine verkürzte Kartennummer. Die vollständige Nummer steht dort nicht, und das ist so gewollt.
Dieser Beleg beweist, dass gezahlt wurde. Er sagt nichts darüber aus, was gekauft wurde.
Der Händlerbeleg vom Terminal
Das Gegenstück für den Betrieb. Bei PIN-Zahlungen wird er oft gar nicht mehr gedruckt, weil die PIN die Absicherung übernimmt. Bei Zahlungen mit Unterschrift ist er dagegen wichtig, denn dort steht die Unterschrift drauf.
Wenn dein Terminal Händlerbelege druckt, die niemand braucht, lässt sich das meistens abschalten. Das spart Bonrollen und Papierstapel.
Der Kassenbon
Der Bon aus dem Kassensystem ist der Beleg über das Geschäft: welche Artikel oder Leistungen, welcher Preis, welche Steuer. Er ist derjenige, der die steuerlichen Anforderungen erfüllt.
Das ist der Punkt, der am häufigsten verwechselt wird: Ein Terminalbeleg ersetzt keinen Kassenbon. Wo eine Belegausgabepflicht besteht, wird sie über die Kasse erfüllt.
Was aufzuheben ist
Zahlungsbelege gehören zu den Geschäftsunterlagen und unterliegen den üblichen Aufbewahrungsregeln. Praktisch heißt das: nicht in der Schublade sammeln, bis sie unleserlich sind. Thermopapier verblasst, teilweise erheblich schneller, als die Aufbewahrungsfrist läuft.
Wer viel mit Thermobelegen arbeitet, sollte sie entweder dunkel und trocken lagern oder digital erfassen. Welche Anforderungen im Einzelnen für deinen Betrieb gelten, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.
Digital statt Papier
Terminals mit E-Receipt-Funktion geben den Kundenbeleg als QR-Code oder per E-Mail aus. Für die Kundschaft ist das bequem, für den Betrieb spart es Rollen. Am Verhältnis zwischen Terminalbeleg und Kassenbon ändert es nichts.
