Belege aufzubewahren ist eine der unspektakulärsten Pflichten überhaupt und eine der leichtesten, an der man scheitert. Nicht weil sie schwierig wäre, sondern weil Papier verblasst und Ordner umziehen.
Was betroffen ist
Im Zusammenhang mit Kartenzahlung sind das vor allem: Kassenbelege und Kassenaufzeichnungen, die Abrechnungen des Zahlungsdienstleisters, Kontoauszüge mit den Gutschriften und die Terminalbelege, soweit sie zu den Geschäftsunterlagen gehören.
Die genauen Fristen unterscheiden sich je nach Art der Unterlage und können sich ändern. Deshalb steht hier keine Jahreszahl. Deine Steuerberatung kennt den aktuellen Stand für deine Unterlagen.
Das Thermopapier-Problem
Kassenbons und Terminalbelege werden fast immer auf Thermopapier gedruckt. Das ist billig, schnell und verblasst. Wärme, Licht, Reibung und Weichmacher aus Klarsichthüllen beschleunigen den Vorgang.
Ein Beleg, der nach zwei Jahren leer ist, erfüllt seinen Zweck nicht mehr, auch wenn er physisch noch im Ordner liegt. Das ist ein bekanntes Problem und wird bei Prüfungen entsprechend gesehen.
Was hilft
Erstens: dunkel, trocken und kühl lagern. Nicht im Fensterbereich, nicht neben der Heizung, nicht in Weichmacher-Hüllen.
Zweitens: digitalisieren. Wie das zu geschehen hat, damit es den Anforderungen genügt, klärst du mit deiner Steuerberatung. Der praktische Kern: zeitnah machen, nicht erst wenn der Beleg schon blass ist.
Drittens: digitale Belege bevorzugen, wo es geht. Was digital entsteht, verblasst nicht.
Der Vorteil der Kartenzahlung
Kartenumsätze sind ohnehin digital dokumentiert. Die Abrechnungen des Zahlungsdienstleisters liegen elektronisch vor und lassen sich ordentlich archivieren.
Bei Bargeld hängt die Nachvollziehbarkeit stärker am Papier. Das ist ein Nebeneffekt, den man selten mitrechnet.
Der praktische Rat
Leg dir eine feste Ablage für die monatlichen Abrechnungen an, digital und an einem Ort, der auch nach einem Rechnerwechsel noch existiert. Und wirf Thermobelege nicht ungeprüft in eine Kiste, aus der sie in drei Jahren blass wieder auftauchen.
