Seit Anfang 2020 gilt die Belegausgabepflicht. Sie hat für viel Unmut gesorgt und wird bis heute regelmäßig missverstanden. Die Grundzüge sind allerdings schnell erklärt.
Was die Pflicht besagt
Wer ein elektronisches Kassensystem einsetzt, muss bei jedem Geschäftsvorfall einen Beleg erstellen und ihn der Kundschaft zur Verfügung stellen. Der Beleg muss angeboten werden. Ob die Kundschaft ihn mitnimmt, ist ihre Sache.
Ein liegengebliebener Bon ist also kein Verstoß. Ein Betrieb, der von vornherein keinen erstellt, schon.
Was das mit dem Kartenterminal zu tun hat
Wenig, und genau hier liegt das häufigste Missverständnis. Der Beleg, um den es geht, kommt aus der Kasse und dokumentiert das Geschäft: Artikel, Preise, Steuer. Der Terminalbeleg dokumentiert die Kartenzahlung.
Ein Kartenterminal ersetzt also keine Kasse und erfüllt die Belegausgabepflicht nicht. Wer beides koppelt, bekommt die saubere Zuordnung obendrauf, aber die Pflicht bleibt bei der Kasse.
Digital statt Papier
Der Beleg muss nicht auf Papier sein. Ein digitaler Beleg ist zulässig, sofern er in einem Standardformat bereitgestellt wird und die Kundschaft ihn zur Kenntnis nehmen kann. Ein QR-Code am Bildschirm ist ein üblicher Weg.
Wichtig ist, dass die Bereitstellung nicht von einer Handlung der Kundschaft abhängt, die diese verweigern kann, etwa dem Herunterladen einer App.
Wer gar keine elektronische Kasse hat
Die Pflicht knüpft an den Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems an. Wer ohne ein solches System arbeitet, ist davon nicht in derselben Weise betroffen. Das heißt allerdings nicht, dass keine Aufzeichnungspflichten bestehen.
Wo wir aufhören
Ob und in welcher Form die Pflicht für deinen Betrieb greift, ob eine Befreiung in Betracht kommt und wie dein Kassensystem einzuordnen ist, sind steuerliche Fragen. Sie gehören zu deiner Steuerberatung, nicht zu deinem Terminalanbieter.
Was wir beitragen: dafür sorgen, dass Terminal und Kasse sauber zusammenspielen, damit die Zahlungsdaten zur Kassenaufzeichnung passen.
