Die Betriebsnummer ist die Kennung, unter der dein Betrieb in der Sozialversicherung geführt wird. Ohne sie kannst du keine einzige Meldung für Beschäftigte abgeben, auch nicht für die Aushilfe, die nur samstags kommt.
Sie kommt von einer Stelle, an die beim Gründen kaum jemand denkt, und sie wird regelmäßig mit anderen Nummern verwechselt.
Wofür die Nummer gebraucht wird
Jede Meldung im Sozialversicherungsverfahren trägt die Betriebsnummer: die Anmeldung einer neuen Kraft, die Abmeldung beim Ausscheiden, Jahresmeldungen, Unterbrechungsmeldungen, Beitragsnachweise an die Krankenkassen. Die Minijob-Zentrale arbeitet damit genauso wie jede andere Einzugsstelle.
Deshalb ist sie keine Formalie, die man nachreicht. Fehlt sie, kann dein Lohnbüro die Anmeldung technisch gar nicht absetzen, und die Anmeldung einer Beschäftigung ist an eine Frist gebunden.
Sie taucht danach überall wieder auf: auf jeder Lohnabrechnung, in den Bescheinigungen für deine Leute, in den Unterlagen, die bei einer Betriebsprüfung der Rentenversicherung angefordert werden. Wer sie einmal falsch vergeben hat, korrigiert diese Kette rückwärts.
Wer sie braucht und ab wann
Du brauchst sie, sobald du jemanden beschäftigst, der zu melden ist. Das gilt für die Vollzeitkraft ebenso wie für den Minijob, für den Werkstudenten und für den mitarbeitenden Familienangehörigen mit Arbeitsvertrag. Ohne Personal brauchst du keine.
Der sinnvolle Zeitpunkt liegt vor dem ersten Arbeitstag, nicht vor der ersten Lohnabrechnung. Welche Frist für die Anmeldung im Einzelfall gilt, sagen dir die Einzugsstelle, also die Krankenkasse, oder dein Lohnbüro.
Beantrage sie, sobald der Einstellungstermin steht. Der Antrag kostet nichts, und eine Nummer, die du am Ende doch nicht brauchst, richtet keinen Schaden an. Umgekehrt kostet die fehlende Nummer am ersten Arbeitstag echte Nerven.
Wo du sie bekommst
Zuständig ist der Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit. Der Antrag läuft online. Abgefragt werden Name und Anschrift der Betriebsstätte, die Ansprechperson, die Rechtsform und der Wirtschaftszweig deines Betriebs.
Den Wirtschaftszweig solltest du nicht raten. Er ordnet deinen Betrieb in die amtliche Statistik ein und taucht später in Auswertungen und Schriftverkehr wieder auf. Eine Korrektur ist möglich, kostet aber Wege.
Eine Nummer je Betriebsstätte, nicht je Firma
Die Nummer hängt an der Betriebsstätte, nicht am Unternehmen. Wer an mehreren Orten Personal beschäftigt, kann mehrere Nummern brauchen. Maßgeblich sind die örtliche Lage und die organisatorische Eigenständigkeit des Standorts.
Hier sitzt die Stolperstelle: Wird die zweite Filiale versehentlich unter der Nummer der ersten gemeldet, betrifft die Korrektur rückwirkend jede einzelne Meldung dieser Beschäftigten. Kläre die Zuordnung, bevor die erste Abrechnung läuft, nicht bei der nächsten Prüfung.
Was die Betriebsnummer nicht ist
Sie ist nicht die Steuernummer und nicht die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, beide kommen aus der Finanzverwaltung. Sie ist nicht die Wirtschafts-Identifikationsnummer. Sie ist auch nicht die Unternehmensnummer der Berufsgenossenschaft, die du dort gesondert bekommst, und sie hat nichts mit der Handelsregisternummer zu tun.
Wer das durcheinanderbringt, trägt in Formularen die falsche Kennung ein. Das fällt oft erst auf, wenn eine Meldung zurückläuft oder ein Beitragsbescheid nicht zuzuordnen ist.
Wenn sich am Betrieb etwas ändert
Umzug, Namensänderung, Wechsel der Rechtsform und die Aufgabe des Betriebs gehören dem Betriebsnummern-Service mitgeteilt. Übernimmst du einen laufenden Betrieb, wird die Nummer des Vorgängers nicht automatisch deine. Ob ein Betriebsübergang vorliegt und welche Meldungen daraus folgen, ist eine eigene Prüfung, die vor dem Stichtag gehört und nicht danach.
Wo wir aufhören
Ob eine Beschäftigung meldepflichtig ist, welcher sozialversicherungsrechtliche Status vorliegt und welche Frist im Einzelfall greift, sind Fragen für dein Lohnbüro, deine Steuerberatung und die zuständige Krankenkasse. Wir ordnen hier ein, wofür die Nummer da ist und woher sie kommt.
