Bewirtungskosten sind einer der wenigen Ausgabenbereiche, in denen ein Formfehler den Abzug vollständig vernichtet. Nicht der Betrag ist das Risiko, sondern der unvollständig ausgefüllte Beleg. Wer weiß, was verlangt wird, erledigt es noch am Tisch.
Der Hintergrund: der Gesetzgeber unterstellt bei Bewirtung eine private Mitveranlassung. Deshalb ist nur ein Teil der angemessenen Aufwendungen als Betriebsausgabe abziehbar, und deshalb wird formal streng geprüft. Den geltenden Anteil und die Grenze der Angemessenheit nennt dir deine Steuerberatung.
Geschäftliche oder betriebliche Bewirtung
Die erste Weiche entscheidet über alles Weitere. Geschäftliche Bewirtung richtet sich an Personen außerhalb deines Betriebs: Kundschaft, Lieferanten, Geschäftspartner, Bewerber. Nur hier greift die Kürzung und nur hier braucht es den förmlichen Bewirtungsbeleg.
Betriebliche Bewirtung meint die Verpflegung eigener Mitarbeitender, etwa bei einer internen Besprechung. Sie ist grundsätzlich in voller Höhe Betriebsausgabe, kann aber lohnsteuerliche Folgen haben. Sitzen an einem Tisch beide Gruppen, gilt der geschäftliche Anlass für die gesamte Rechnung.
Was auf dem Beleg stehen muss
Die Angaben teilen sich in das, was der Gastbetrieb liefert, und das, was du ergänzt.
- Name und Anschrift der Gaststätte, Tag der Bewirtung.
- Die einzeln aufgeführten Speisen und Getränke, nicht als Sammelposten.
- Der Anlass der Bewirtung, konkret formuliert.
- Die Namen aller Teilnehmer, dich selbst eingeschlossen.
- Höhe der Aufwendungen, Ort und Datum der Ergänzung, deine Unterschrift.
Die maschinelle Rechnung ist Pflicht
Verlangt wird eine maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung des Gastbetriebs. Der handgeschriebene Zettel vom Block genügt nicht, ebenso wenig der Kartenbeleg des Terminals. Bewirtest du in einem Betrieb, der kein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion verwendet, etwa bei einer offenen Ladenkasse, gelten Sonderfälle, die vorab zu klären sind.
Oberhalb einer Kleinbetragsgrenze muss außerdem dein Name als Rechnungsempfänger auf der Rechnung stehen. Der Gastbetrieb kann ihn im Kassensystem nachtragen, aber nur solange du noch im Haus bist. Danach wird es mühsam. Den maßgeblichen Wert dieser Grenze bestätigt dir deine Steuerberatung.
Der Anlass muss konkret sein
Hier scheitern die meisten Belege. Formulierungen wie Geschäftsessen, Kundengespräch oder Arbeitsessen sind keine Anlassangabe, sondern eine Wiederholung des Wortes Bewirtung. Verlangt wird der konkrete geschäftliche Zusammenhang: Verhandlung über den Wartungsvertrag mit einem namentlich genannten Unternehmen, Abstimmung der Sortimentsumstellung, Vorstellungsgespräch für eine bestimmte Stelle.
Teilnehmer heißt alle Teilnehmer
Aufzuführen ist jede Person, die mitgegessen hat, mit vollem Namen. Deine eigene Person gehört dazu, auch wenn das seltsam wirkt. Bei großen Runden, etwa auf einer Messe, gibt es Erleichterungen, wenn die Namen nicht zumutbar zu ermitteln sind. Dann ist die Gruppe zu bezeichnen und die Zahl der Personen anzugeben. Wer den Beleg erst Wochen später ergänzt, kennt die Namen nicht mehr, und genau das sieht man dem Beleg an.
Abzug und Vorsteuer laufen auseinander
Der Betriebsausgabenabzug ist gekürzt, der Vorsteuerabzug nicht. Aus einer ordnungsgemäßen Bewirtungsrechnung ist die enthaltene Umsatzsteuer in voller Höhe abziehbar, soweit die Aufwendungen angemessen sind. Fehlen aber die formalen Angaben, kann auch der Vorsteuerabzug in Gefahr geraten. Ein Beleg, zwei Rechenwege, eine Formanforderung.
Trinkgeld ist mitabziehbar, muss aber nachgewiesen sein. Am einfachsten lässt du es auf der Rechnung ausweisen oder vom Personal quittieren. Beim Zahlen mit Karte kannst du den Trinkgeldbetrag am Terminal erfassen lassen, dann steht er auf dem Zahlungsbeleg, der zur Rechnung geheftet wird.
Karte zahlen, Beleg trotzdem mitnehmen
Der Terminalbeleg weist nur den Zahlbetrag aus, nicht die Speisen. Er ist Zahlungsnachweis, keine Rechnung. Nimm beides mit und hefte es zusammen. Fotografiere den vollständig ausgefüllten Beleg noch am Tisch, dann ist die zeitnahe Erfassung dokumentiert, bevor der Bon verblasst.
Wo wir aufhören
Wie hoch der abziehbare Anteil ist, wo die Angemessenheit endet und wie einzelne Bewirtungen in deinem Betrieb zu behandeln sind, ist eine steuerliche Frage. Sie gehört zu deiner Steuerberatung. Wir beschreiben hier die Form, an der die Sache erfahrungsgemäß scheitert.
